Excelistä on moneksi, mutta työturvallisuuden kehittämiseen se ei ole paras ratkaisu

Toimistoviidakon vanhan viisauden mukaan konttoreiden käytävillä ja tilanjakajasermien lomassa laiduntaa kahteen hyvin erilaiseen joukkoon lukeutuvia johtajia. On niitä, jotka johtavat PowerPointilla ja niitä, jotka johtavat Excelillä.

Molemmilla ohjelmilla on epäilemättä omat etunsa käyttäjän kannalta, mutta osaltaan ne vaikuttavat myös saavutettaviin mahdollisuuksiin.

Ei ole siis mikään ihme, että niin täsmällisistä tuloksista kiinnostuneet asiantuntijat, kuin piinkovat ammattilaisetkin ovat taipuvaisia suosimaan taulukkolaskentaohjelmien ehdotonta ykkösnimeä miltei kaikissa liiketoiminnan kehittämiseen tähtäävissä askareissaan.

Excel on todella monikäyttöinen ratkaisu, joka on täysin ansainnut suosionsa. Toisaalta on niinkin, että osaavan ammattilaisen käsissä mikä tahansa työkalu soveltuu miltei mihin tahansa. Toisinaan on kuitenkin syytä kysyä, millaista jälkeä olisi mahdollista saada aikaan tarkoitukseen suunnitelluilla ratkaisuilla. Eihän aivokirurgiaakaan tehdä leikkuupuimurilla.

Työturvallisuus ja sen kehittäminen koskevat jokaista nykymarkkinoilla toimivaa yritystä ja organisaatiota. Parhaimmillaan sillä merkittäviä positiivisia vaikutuksia niin henkilöstön hyvinvointiin kuin viivan alle jääviin euroihin. Vaikka jälkimmäisen mittaamiseen Excel toimii kuin tauti, työturvallisuuden kehittämiseen se ei välttämättä ole oikea työkalu.

1. Excelillä et vähennä työtapaturmien määrää tai laajuutta

Työturvallisuus on aihealue, josta voidaan puhua monella tavalla ja äänensävyllä. Päämäärä on kuitenkin lähes poikkeuksetta sama, eli työturvallisuuden parantaminen. Tapoja työturvallisuuden parantamiseen on monia. Toiset keskittyvät yksittäisiin ilmiöihin tai toimintatapoihin, kun toisilla tähdätään organisaation työturvallisuuskulttuurin kehittämiseen ja työturvallisuutta koskevien asenteiden muuttamiseen.

Työtapaturmien määrä ja laajuus ovat yksi selkeimmistä ja yksiselitteisimmistä, työturvallisuuden tasosta kertovista mittareista.

Kaikkein pahimmissa tapauksissa työtapaturma voi johtaa pysyvään vammaan tai jopa kuolemaan.

On ensisijaisesti työnantajan vastuulla huolehtia työpaikalla tapahtuvien tapaturmien ehkäisystä.

Excel on monille tuttu työkalu, joka voi aluksi tuntua luontevalta ratkaisulta myös työturvallisuuden kehittämisen tarpeisiin. Työtapaturmien määrään on kuitenkin turha odottaa suuria muutoksia, jos niitä ainoastaan kirjataan ylös, tehtiinpä työtä kuinka suurella huolella hyvänsä.

Ennakoiminen ja ennaltaehkäisy ovat avainasemassa työtapaturmien torjunnassa. Ilman työturvallisuuden kehittämiseen suunniteltuja työkaluja kaikki kehittämistoimenpiteet ovat reaktiivisia, eikä tuloksia synny kuin hyvällä tuurilla. Excelillä ei onnistu myöskään tapaturmailmoituksen lähettäminen suoraan vakuutusyhtiöön.

2. Excelillä ei voi johtaa kehittyvää työturvallisuutta

Nykyaikaisessa liiketoimintaympäristössä johtamiselle asetetut vaatimukset ovat moniulotteisempia kuin koskaan aiemmin. Tämä tuo mukanaan omia haasteitaan myös työturvallisuuden ja turvallisen yrityskulttuurin kehittämiselle.

Tarkka ja ajantasainen tieto on keskeisessä roolissa, kun etsitään työturvallisuuden kehityskohteita, suunnitellaan niihin kohdennettavia toimenpiteitä ja varataan resursseja niiden parantamiseen.

Excelin kaltaiseen taulukkolaskentatyökaluun on mahdollista luoda loputtomasti lisää sarakkeita ja rivejä ja ynnätä niiden yhteyteen uskomattoman hienostuneita kaavoja, mutta viime kädessä tietojen päivittäminen on puhdasta käsityötä. Näin saadaan aikaan ajantasainen tilannekuva, mutta vain hyvin katoavaisesta hetkestä, joka on jo raportointivaiheessa mennyttä historiaa.

Ahkera ja tunnollinen työsuojelupäällikkö tai henkilöstöjohtaja saattaa päästä kohtalaisiin työturvallisuustuloksiin myös taulukkolaskentaohjelman avulla. Tämä on mahdollista, jos kehityksen kohteena on pieni ja kapealla sektorilla toimiva organisaatio, mutta laajempaa liiketoimintaa harjoittavissa organisaatiossa eri tietolähteiden yhdisteleminen syö suurimman osan ajasta. Ja rajallisten resurssien maailmassa se kaikki on pois tuloksista.

Työturvallisuuden kehittämiseen suunniteltujen digitaalisten palveluiden avulla kaikki työturvallisuuden johtamiseen tarvittava tieto saadaan kerättyä yhteen paikkaan helposti ja yksinkertaisesti. Excel ei myöskään tarjoa mahdollisuutta muutos- tai historiatietojen seurantaan tai tue yhteismitallista työturvallisuuden kehittämistä.

3. Excel ei auta työntekijöitä osallistumaan työturvallisuuden kehittämiseen

Työntekijät ovat ehdottomasti jokaisen organisaation ja yrityksen tärkein voimavara työturvallisuuden kehittämisen näkökulmasta tarkasteltuna. Jokaisella itseään arvostavalla työntekijällä on myös henkilökohtainen intressi oman työpaikkansa työturvallisuuden kehittämiseen, joten on hyvin luonnollista olettaa, että työturvallisuus olisi kaikkia kiinnostava aihe.

Näin ei kuitenkaan ole asianlaita muissa kuin hyvin edistyksellisissä organisaatioissa, joiden kulttuuria on lähdetty tietoisesti kehittämään työturvallisuudelle otolliseen suuntaan.

Excelin kaltainen taulukkolaskentaohjelma ei tarjoa juuri minkäänlaisia työkaluja tällaisen haasteen ratkaisemiseksi. Toimiston tietokoneiden uumeniin haudatut tiedostot eivät avaudu luontevasti siellä missä suurin osa työntekijöistä toimii, vaikka niiden käyttöön johdon suunnalta aktiivisesti kannustettaisiinkin.

Kun koko organisaatio tettiläisestä talousjohtajaan on valjastettu työturvallisuuden kehittämiseen siihen suunnitellun palvelun avulla, myös tulokset ovat aivan eri luokkaa.

4. Excelin avulla työn riskien arvioiminen ja korjaustoimenpiteiden vastuuttaminen ei onnistu ohjatusti, eikä yhteismitallisesti

Kuten muillakin liiketoiminnan osa-alueilla, myös työturvallisuuden kehittämisessä saavutetaan kaikkein parhaat tulokset jatkuvalla ja systemaattisella työllä, joka löytää tiensä käytännön tason konkreettisiksi toimenpiteiksi mahdollisimman sukkelaan.

Työn vaarojen ja riskien arvioimisen tulokulmasta tarkasteltuna muuten niin monikäyttöinen ja moderni Excel vastaa jotakuinkin samaan tarpeeseen kuin tavallinen ruutuvihko.

Mikään ei estä valpasta ja velvollisuudentuntoista työturvallisuuspäällikköä kirjaamasta taulukkolaskentaohjelman soluihin osuvaa korjaustoimenpidettä ja korjaustoimenpiteestä vastaavaa henkilöä, mutta jos tämä tieto ei häntä tavoita, niin tuloksetkin ovat ymmärrettävästi satunnaisia ja nimellisiä.

Useimmissa tapauksissa korjaustoimenpiteistä vastaavilla henkilöillä on lautasellaan myös monia muita tärkeitä tehtäviä, joten ei ole mitenkään poikkeuksellista, että kovalevylle hillotut toimeksiannot unohtuvat tyystin siihen asti, kunnes niistä erikseen muistutetaan. Excel ei siihen kykene, eikä ole tehokasta ajankäyttöä, että toimenpiteiden edistämisestä muistutteluun tarvitaan ihmistä, kun tarkoituksenmukaiset tietojärjestelmät tekevät sen automaattisesti.

Lopullinen totuus

Lopuksi on syytä muistuttaa, että työturvallisuutta voi kehittää monilla erilaisilla menetelmillä, joihin vaikuttavat organisaation tavoitteet, tahtotila ja kypsyysaste. Lähtökohtaisesti on parempi, että työturvallisuutta pyritään kehittämään systemaattisesti edes Excelin avulla, kuin että sitä kehitettäisi lainkaan.