Miten säästät aikaa ja rahaa tietojärjestelmähankinnoissa? | Granite.fi

Miten säästät aikaa ja rahaa tietojärjestelmähankinnoissa?

Oikean valinnan tekeminen vaatii kykyä kommunikoida tarpeista ja vaatimuksista ymmärrettävästi.

Liiketoiminnan kehittäminen vaatii oikeaa asennetta, mutta myös investointeja. Systemaattisen kehitystyön edut tunnustetaan lähes jokaisen organisaation kaikilla asteilla, mutta sitä tukevan oikean tietojärjestelmävalinnan tekeminen on useimmiten hyvinkin haastava toimenpide. Vaikka tavoitteet olisivatkin tarkasti määriteltyjä, niihin kuljettavasta reitistä on kohtalaisen paljon erimielisyyttä.

Lähes poikkeuksetta jonkin tietyn alueen kehityksestä vastaava henkilö joutuu myymään mielestään parhaan ratkaisun yrityksen päättäville elimille. Huolimatta siitä, että heillä kaikilla on yhtenäiset päämäärät, arvostukset vaihtelevat. Tämä on siinä mielessä luonnollista, että kehityksestä vastuussa olevan henkilön tarpeet ovat hyvin erilaisia kuin hankintapäätöksen tekevän tahon.

Seuraavassa muutama vinkki siihen, mitä sinunkin esimiehesi odottaa liiketoiminnan kehitykseen tarkoitetulta tietojärjestelmältä. Niitä seuraamalla tietojärjestelmän valinta käy sujuvasti ja kustannustehokkaasti.

 

1. Kaikki päätöksen tekoon tarvittavat tiedot löytyvät yhdestä paikasta

 

Digitalisaatio onkin tuonut mukanaan todella mittavan valikoiman mitä erilaisempia ratkaisuja, joiden avulla kehitystyötä on mahdollista tehdä. On enemmän sääntö kuin poikkeus, että digitaaliset palvelut keskittyvät ratkaisemaan jotain hyvin täsmällisesti määriteltyä ongelmaa.

Käytännössä kehityksen haasteet sijaitsevat kuitenkin varsin laajalla alueella. Osa voi olla itsestään selviä, kun toiset taas sijaitsevat harvemmin tarkistelun kohteena olevilla alueilla.

Kaikki pitäisi kuitenkin huomioida jollain tavalla, mikä tarkoittaa, että hyvin nopeasti käytössä on lukematon määrä erilaisia täsmätyökaluja. Tästä seuraa, että kehitystyöstä vastaavien henkilöiden pitää varsinaisen kehitystyön tekemisen lisäksi kerätä erikseen päätöksenteossa auttavat tiedot käsiteltäviksi.

Paras vaihtoehto onkin valita sellainen työkalu, joka kerää kaiken tarvittavan tiedon yhteen paikkaan. Tiedon vaivaton saavutettavuus ominaisuus, jota jokainen päätöksentekijä osaa arvostaa.

 

2. Näkyvyys käytännön toimenpiteisiin mahdollistaa resursoinnin

 

Ohjelmistoja ja tietojärjestelmiä päätyökseen käyttäviä kiinnostaa luonnollisesti niiden käytettävyys, käyttöjärjestelmän hienostuneisuus ja erilaiset toiminnot, joita sillä voi suorittaa.

Päätöksentekijä kuitenkin katselee liiketoimintaa hieman eri näkövinkkelistä.

Päätöksen teko vaatii tuekseen ajankohtaista tietoa, mutta se ei kuitenkaan ole ainoa tiedon ominaisuus, joka merkitsee. Myös tiedon laadulla on väliä.

Parhaimmissa tapauksissa liiketoiminnan kehitystyökalut luovat näkyvyyden kehityskohteiden lisäksi myös toimenpiteisiin, joita niihin on kohdennettu. Ei ole esimerkiksi mitään hyötyä kerätä läheltä piti- ja poikkeamailmoituksia, jos tietojärjestelmän avulla ei kyetä näkemään mistä ne johtuvat ja mitä tilanteen parantamiseksi aiotaan tehdä. Ja ennen kaikkea, miten nämä kehitystoimenpiteet edistyvät.

Näin resursointipäätökset on mahdollista kohdentaa täsmällisesti ja tehokkaasti tärkeimpiin kehityskohteisiin.

Tietojärjestelmä, joka yhdistää käytettävyyden ajantasaiseen tilannekuvaan on paras vaihtoehto niin käyttäjän kuin päätöksentekijänkin kannalta.

 

3. Yhteneväiset raportointikäytännöt tukevat priorisointia

 

Raportointi on monien mielestä pakollinen paha, jota mielellään vältellään niin pitkään kuin mahdollista. Mitattavat tulokset tavataan nähdä ennemmin ikävinä syytöksinä, kuin mahdollisuutena löytää kehityskohteita, joiden osalta voitaisiin onnistua entistäkin paremmin.

Kehitystä voi tapahtua ilman seurantaa ja raportointiakin, mutta silloin se on ennen kaikkea onnenkauppaa.

Raportointi on kieli, jolla käytännön toimenpiteet ja päätöksentekijät kommunikoivat. Siksi on ensiarvoisen tärkeää, että ne käyttävät samaa sanastoa, mittauspisteitä ja mittareita.

Toimenpiteiden priorisointi on mahdollista vain silloin kun eri kehitysalueita voidaan arvioida samalla tavalla. Ilman yhteneväisiä raportointikäytänteitä päätöksentekoa rasittavat kuolleet kulmat, ennakkoasenteet ja vääristymät.

 

Lyhyesti

 

Tietojärjestelmän hankinnasta päättävää elintä kiinnostavat seuraavat asiat:

  • Kaikki päätöksentekoa tukevat tiedot löytyvät helposti samasta paikasta
  • Resursoinnin tueksi tarvitaan ajantasainen tilannekuva kehityskohteista
  • Yhteneväiset raportointitavat mahdollistavat kehityskohteiden asettamisen tärkeysjärjestykseen

Kun tietojärjestelmän vaatimuksista vallitsee yhteisymmärrys, valinnan tekeminen nopeutuu merkittävästi, mikä tuntuu myös loppukustannuksissa mukavasti.


Jokaiseen yritysblogiin kuuluva kaupallinen osuus:

Granite on ratkaisu, joka mahdollistaa työturvallisuuden, riskienhallinnan ja kyberturvallisuuden kehittämisen. Graniten kattava palveluvalikoima tukee liiketoiminnan monipuolista kehittämistä. Helppokäyttöiset palvelut sopivat kaikenkokoisiin organisaatioihin ja selkeät raportointityökalut mahdollistavat viisaiden päätösten tekemisen.

Valmiina aloittamaan?
Luo tilisi jo tänään.

Paras hetki aloittaa tuloksellinen kehitystyö on nyt. Graniten spalveluihin on erittäin helppo tutustua. 30 päivän kokeilujakso on täysin ilmainen, eikä velvoita palvelun käyttäjää mihinkään.