Turvallisuus on tärkeä osa liiketoimintaa ja monille organisaatiolle välttämättömyyden lisäksi myös merkittävä kilpailuvaltti. Turvallisuuden kehittämiseen varatut resurssit ovat monesti merkittäviä varsinkin kaikkein edistyneimmissä organisaatioissa, mutta aina edes niiden avulla ei saada huomattavia tuloksia aikaan. Syy saattaa olla siinä, koko henkilöstöä ei ole onnistuttu osallistamaan turvallisuuden kehittämiseen. Alta voit lukea muutaman vinkin siihen, miten koko henkilöstön osallistaminen turvallisuuden kehittämiseen luonnistuu näppärästi.
1. Kommunikoi tavoitteet ja keinot ymmärrettävästi
Turvallisuuden kehittämisen perusta on sille asetetut tavoitteet. Ilman harkittuja ja täsmällisiä tavoitteita kukaan organisaatiossa ei kykene ymmärtämään omaa osuuttaan turvallisuuden kehittämisessä. Tavoitteet ovat siis erittäin tärkeä osa turvallisuuden kehittämistä, mutta ennen kaikkea koko henkilöstön osallistamista. Pelkkä tavoitteiden asettaminen ei kuitenkaan aina riitä, vaan ne on myös saatettava koko henkilöstön tietoisuuteen. Tavoitteiden on oltava ymmärrettäviä ja käytännönläheisiä. Tavoitteiden asettaminen on lähes poikkeuksetta johdon tai asiantuntijoiden tehtävä. Niitä ei kuitenkaan kannata hillota erilaisiin toimikuntiin tai turvallisuusasiantuntijoiden pieniin piireihin. Yksikään ei tule etsimään turvallisuuden kehittämiselle asetettuja tavoitteita turvallisuusasiantuntijan kovalevyltä saati intran sisäsivuilta.
Myös tapaan ja kieleen jolla turvallisuuden kehitystavoitteet tuodaan henkilöstön tavoitettaviin kannattaa kiinnittää erityisen paljon huomiota. Ymmärrettäviin keinoihin ja käytännön työn esimerkkeihin sidotut turvallisuuden kehitystavoitteet on helpompi hyväksyä kuin abstraktit ja teoreettisilta kalskahtavat pyrkimykset, vaikka tavoitteisiin pääseminen vaatisikin uuden opettelua. On hyvä muistaa, että jopa arjen rutiinien keskellä arvot ohjaavat ihmisten toimintaa, eikä turvallisuuden arvoa itselle ja ympäröiville ihmisille ole kenenkään vaikea ymmärtää.
2. Luo kehitystä tukevia rakenteita
Turvallisuusorientoituneen yrityskulttuurin luominen on aina prosessi, joka etenee vaihe vaiheelta. Matkan varrella joudutaan varmasti arvioimaan toimintaa uudelleen useammalta kantilta ja luomaan uusia tapoja toimia. Loppupeleissä juuri rakenteet ja toimintamallit ratkaisevat, miten turvallisuuden kehitystavoitteille käy. Arjen keskellä aika loppuu hyvin usein kesken. Kiire ja muut tuttuakin tutummat vastoinkäymiset saavat petollisen helposti aikaan vanhoihin malleihin palaamisen.
Uusien toimintamallien ytimessä on kyky oppia ja omaksua koulutetut asiat, mutta käytännön muutokset vaativat käytännön ratkaisuja.
Konkreettiset työkalut ylläpitävät ja vahvistavat uusia malleja parhaimmillaan kuin itsestään. Turvallisuuden kehittämisen kannalta voi olla välttämätöntä löytää kehitystä tukeva työkalu.
Kehitysohjelmistoon investoiminen saattaa tuntua vaikealta tarjonnan ja omien tarpeiden välimaastossa painiessa, mutta ilman sitä tehdyltä kehitystyöltä puuttuu selkäranka.
3. Tee osallistumisesta helppoa
Selkeiden ja ymmärrettävien tavoitteiden asettaminen on tärkeää, koska kun keinot niiden saavuttamiseen on kerrottu selkeästi ja ymmärrettävästi, myös uuden aiheuttama muutosvastarinta vähäistä. Yksittäisten asenneongelmien ilmenemistä aika-ajoin ei kuitenkaan voida koskaan täysin välttää. Tämä ei ole ylitsepääsemätön ongelma, sillä kun enemmistö on saatu tavoitteiden taakse, myös yksittäiset kompastuskohdat tasoittuvat useimmiten täysin itsestään. Turvallisuuden kehittämisen pääkohtien ottaminen osaksi perehdytystä vaikuttaa omaksumisen yleistymiseen pitkällä aikavälillä.
Käytännön turvallisuuden kehittämisestä tulee tehdä mahdollisimman helppoa, että mahdollisimman moni voi kokea aiheen omakseen ja osallistua sen kehittämiseen. Turvallisuuden tekeminen näkyväksi on yksi tärkeimmistä ensiaskelista, joten kannattaa todella pitää huoli siitä, että lainsäädännönkin vaatimat merkinnät, opasteet ja kyltit ovat ajan tasalla ja asianmukaisia.
Pelkkä näkyväksi tekeminen saattaa kuitenkin saada turvallisuuden tuntumaan ulkoiselta prosessilta, johon osallistuminen ei tunnu luontevalta, saati mahdolliselta. Jos koko henkilöstöä ei onnistuta ottamaan mukaan turvallisuuden kehittämiseen, hukataan organisaation mittavin resurssi.
Epäilemättä, yksi ahkera ja asiansa tunteva ihminen ehtii ja pystyy tekemään paljon, mutta mitä useammat silmät ja kädet saadaan vaikkapa turvallisuushavaintojen tekemiseen, sitä laajemmin turvallisuuden kehittämisen haasteisiin kyetään vastaamaan. Turvallisuuden kehittämiseen käytettävät työkalut ratkaisevat kuinka helposti organisaation koko henkilöstö on mahdollista ottaa mukaan kehitystyöhön. Turvallisuuden kehitykseen tarkoitettuja ratkaisuja valitessa tuleekin ehdottomasti ottaa huomioon, että ne ovat helppokäyttöisiä ja helposti kaikkien tavoitettavissa.
4. Nosta onnistumiset esiin
Palautteen antamisen merkitystä missään tavoitteellisesta toiminnassa ei tule aliarvioida. Systemaattisesti annettu palaute on yksi parhaimmista tavoista luoda ja vahvistaa uusia toimintamalleja.
Palautteen antamisen tulisikin kuulua jokaisen kehitystä johtavan henkilön arsenaaliin.
Säännöllisen palautteen antaminen vaatii luonnollisesti tulosten säännöllistä seurantaa joten syytä varmistaa, että turvallisuuden kehittämistyökalut tarjoavat riittävän yksinkertaisia välineitä raportointiin. Kehityksen seurantaa ei kannata ehdoin tahdoin tehdä yhtään sen vaikeammaksi kuin on välttämätöntä. Varsinkin, kun tarjolla on myös helppokäyttöisiä työkaluja.
Perinteinen tapa johtaa turvallisuuden kehittämistä korostaa virheiden ja epäonnistumisten esiin nostamista, mutta tällä ei juuri koskaan ole toivottuja vaikutuksia toiminnan muuttumiseen. Turvallisuuden lähestyminen kielteisten asioiden ja ilmiöiden kautta saa ihmiset vain karttamaan asiaa ja välttelemään vastuuta. Tulokset ovat aivan toisenlaisia, kun positiivinen palaute on systemaattista ja tuo esiin turvallisuuden kehityksessä tapahtuneita onnistumisia, vaikuttivatpa ne esimerkiksi asiantuntijan näkökulmasta sitten kuin merkityksettömiltä hyvänsä. Onnistumisilla on tapana ruokkia onnistumisia.
5. Mahdollista esimerkeistä oppiminen
Turvallisuuden kehittämiseen on tarjolla monia viitekehyksiä ja toimintamalleja. Useimmilla niistä on epäilemättä erittäin vinha teoreettinen pohja, eikä ole epäilystäkään, etteikö niistä olisi apua turvallisuuden kehityksessä. Tuloksellisen turvallisuuden kehittämisen kannalta on kuitenkin aina syytä muistaa käytännönläheisyys. Käytännössä asiat menevät vain harvoin oppikirjan mukaan. Esimerkiksi koulutukset ja erilaiset perehdytykset ovat tärkeitä, mutta mitä pidempi aika niistä on kulunut, sitä vähemmän niistä yleensä muistetaan. Virheitä sattuu aina, jopa mestareille.
Turvallisuuden kehittämisen kannalta on tärkeää, ettei virheitä ja vahinkoja piilotella, mutta niitä tulee käsitellä harkiten. Kun turvallisuuden kehityksen haasteet käsitellään positiivisessa hengessä, voidaan välttää niiden henkilöityminen yksittäisiin ihmisiin. Yksilöitä tärkeämpää on keskittyä uusia toimintamalleja tukevien prosessien ylläpitoon ja kehittämiseen.
Kun turvallisuuden kehittämiseen valitaan työkaluja, on hedelmällistä suosia sellaisia ratkaisuja, jotka mahdollistavat mallista oppimisen ja oman tekemisen vertaamisen muiden esimerkkeihin.
Tiedon avoimuus on avaintekijä tehokkaassa turvallisuuden kehittämisessä.
Miksi työntekijöiden osallistaminen on tärkeää turvallisuuden kehittämisen kannalta?
Turvallisuuden kehittäminen ei kaikista eduistaan huolimatta ole aina itsestäänselvä päämäärä kaikissa organisaatioissa. Jopa kehittyvän turvallisuuskulttuurin luoneissa organisaatiossa on toisinaan syytä kerrata syyt tehdyille valinnoille. Yksi oleellisimmista syistä turvallisuuden kehittämiselle on, että turvallinen organisaatio ei ainoastaan kuulosta hyvältä, vaan se on nykyaikaisessa liiketoimintaympäristössä kriittinen tekijä toimintavarmuuden ylläpitämiseksi. Monet liiketoiminnan uhkakuvat on mahdollista ennakoida antamalla turvallisuuden kehittämiselle sille kuuluvan painoarvon. Turvallisuuden puutteet johtavat nopeasti kalliisiin työkykyvajeisiin ja poissaoloihin, mutta seuraamukset voivat olla myös sakkoja.
Työntekijöiden kannalta turvallinen organisaatio on aivan oma lukunsa. Turvallisessa organisaatiossa työtä on mukava tehdä ja se on myös tehokkaampaa, koska hyvin voivat työntekijät kuormittuvat vähemmän ja stressiä on vähemmän. Turvallinen organisaatio on myös houkutteleva vaihtoehto työnantajamarkkinoilla, joilla parhaat osaajat tekevät valintojaan pitkälti arvojen ja niiden konkreettisen toteutumisen pohjalta. Tämän lisäksi turvallisuuteen panostavassa organisaatiossa työskentelevät ovat tutkitusti myös lojaalimpia ja uskollisempia.
Sen sijaan on hyvin yleistä, että vain turvallisuuden kannalta välttämättömät vähimmäisvaatimukset täyttävässä organisaatiossa myös muihin osa-alueisiin suhtaudutaan samalla asenteella.