EU:n Whistleblowing-direktiivi ja Granite Whistleblow | Granite.fi

EU:n Whistleblowing -direktiivi ja Granite Whistleblow

Miten EU:n Whistleblowing -direktiivin vaatimuksiin vastataan käytännössä?



Granite Whistleblow -webinaari 29.10.2021

Graniten Petteri Hieta-aho ja Tiiu Pyykönen kertovat EU:n Whistleblowing -direktiiviin vastaamisesta.

Whistleblowing-väärinkäytösilmoituksia tehdään silloin kun joku havaitsee jonkun organisaation toimijan tekevän jotain epäeettistä, määräysten vastaista tai jopa laitonta organisaation sisällä tai ulkopuolella. EU:n Whistleblowing-direktiivin tarkoituksena on tehdä näistä ilmoittaminen mahdollisimman turvalliseksi ilmoittajan kannalta. Ilmoittaja voi tehdä ilmoituksen kokonaan anonyymisti.

EU:n Whistleblowing-direktiivin mukaan organisaatioilta tullaan jatkossa vaatimaan whistleblowing-väärinkäytösilmoituksia varten whistleblowing-ilmoituskanava työntekijöiden tietoon ja saataville. Lisäksi kaikilla organisaation ulkopuolisilla tahoilla tulee olla kanava väärinkäytösilmoitusten tekemistä varten. Whistleblowing-direktiivi edellyttää myös, että väärinkäytösten ilmoittamiseen tulee tarjota anonyymi whistleblowing-ilmoituskanava. Jos ilmoittajan henkilöllisyys kuitenkin selviää väärinkäytösilmoituksesta, direktiivi suojelee tätä henkilöä vastatoimilta. Organisaatioiden tulee määritellä prosessit whistleblowing-ilmoitusten seurannalle, käsittelylle ja tutkinnalle, sekä varata niille tarvittavat resurssit. Lisäksi väärinkäytösilmoituksen ilmoittajalle tulee vastata kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen jättämisestä.

Ketä direktiivi koskee?

Direktiivi, joka astuu voimaan 2021 tulee koskemaan

  • kaikkia yli 10 000 asukkaan kuntia ja kaupunkeja, sekä
  • organisaatioita, joissa on joko yli 50 henkilöä tai yli 10 miljoonan liikevaihto.

EU:n Whistleblowing-direktiivin piirissä on myös automaattisesti valtionhallinto, julkisoikeudelliset toimijat sekä kaikki rahoituspalvelualan organisaatiot. Anonyymin ilmoituskanavan käyttöönotolle on toki omat siirtymäaikansa.

Esimerkkitapaus väärinkäytöksistä voi olla se, että yrityksen kirjanpitäjä epäilee, että talouspäällikkö on saattanut tehdä matkalaskuja omista lomamatkoistaan, ja naamioinut ne liikematkoiksi. Kirjanpitäjä saattaa olla joko yrityksen sisäinen työntekijä, tai hän saattaa kuulua yrityksen ulkoiseen sidosryhmään, eli kirjanpito on ulkoistettu vaikka johonkin tilitoimistoon. Kirjanpitäjällä tulisi olla turvallinen kanava ilmoittaa väärinkäytöksestä tai sen epäilystä huolimatta siitä, kuuluuko hän yrityksen sisäiseen vai ulkopuoliseen sidosryhmään, ja myös ilman pelkoa oman työpaikan menettämisestä tai oman sopimuksen irtisanomisesta.

Miten väärinkäytösilmoituksen voi tehdä Graniteen?

Esimerkki-ilmoittaja on töissä naulatehtaalla ja havaitsee väärinkäytöksen. Hän haluaa tuoda sen naulatehtaan tietoon. Naulatehtaan nettisivuilta löytyy linkki, jonka kautta hän voi jättää ilmoituksen. Linkkiä klikkaamalla ilmoittaja siirtyy Graniten palveluun ja pääsee kirjaamaan tiedot ilmoituslomakkeelle. Whistleblow-lomake on mahdollista täyttää täysin anonyymina tai sitten ilmoittaja voi halutessaan antaa yhteystietonsa ja määritellä henkilötietojensa käsittelyä tapauksen osalta. Tässä esimerkkitapauksessa ilmoittaja haluaa pysyä anonyymina. Lomakkeella on tekstikenttä tapahtuman kuvausta varten sekä mahdollisuus jättää liitetiedostoja.Ilmoittajan saatua kirjattua kaiken hän lähettää ilmoituksen käsittelyyn klikkaamalla lähetä painiketta.

Lähettämisen jälkeen aukeaa uusi sivu jossa vahvistetaan, että ilmoitus on lähetetty käsittelyyn. Sivulla on myös linkki ja PIN-koodi joiden avulla ilmoittajalla on mahdollisuus kirjautua lomakkeelle uudelleen. Linkin ja koodin avulla henkilö voi toimia käsittelijän suuntaan anonyymisti, lomakkeella voidaan jatkaa keskustelua tapahtumasta.

Miten väärinkäytösilmoitusia käsitellään?

Käsittelijä saa uudesta ilmoituksesta sähköpostiin viestin ja pääsee viestissä olevan linkin avulla suoraan ilmoitukseen käsiksi. Sähköposti uudesta ilmoituksesta voidaan lähettää useammalle henkilölle.

Itse päälomake on jaettu yhdeksään osaan. Ilmoituksen tiedot sisältää ilmoittajan kirjaamat tiedot. Ilmoituksen käsittelyosiossa on käsittelyn aloituspäivämäärä, otsikko ilmoitukselle, käsittelijä-kenttä, ilmoituksen lähde, missä määritellään mistä kanavasta ilmoitus on tullut, ilmoituksen aiheellisuus, arvioidaan onko ilmoitus aiheellinen vai aiheeton ja väärinkäytöksen tyyppi jossa voi olla useampi vaihtoehto, tapahtuman vakavuus arvioidaan yhdestä kolmeen ja siinä on käsittelyn määräpäivä. Neljännes osio on niin sanottu tutkintamuistio-osio, jossa on keskustelukenttä mihin voi lisätä tutkinnassa ilmenneitä asioita. Keskustelukenttään kirjautuu kirjaaja ja kirjausajankohta automaattisesti, jolloin muistiinpanojen tekeminen on helppoa ja vaivatonta. Toimenpide-osiossa lisätään toimenpide lomakkeita, joilla määritellään tarvittavat tehtävät ja niiden suorittajat ilmoituksen tutkintaa varten.

Tutkintaan liittyvät henkilöt ovat myöskin lomakekenttä, johon voidaan kirjata tutkinnassa esille tulevia henkilöitä tai siihen muuten liittyviä henkilöiden tietoja omille lomakkeille. Tutkintaan liittyvät ulkoiset tahot-osiossa on vastaavanlainen lomakekenttä mihin voidaan lisätä ulkoisten tahojen yhteystietoja omille lomakkeille. Riskienhallinta-osiossa määritellään, onko kyseinen väärinkäytös viety riskienhallinta prosesseihin arvioitavaksi ja lisäksi voidaan vielä perustella miksi näin on tehty tai miksi näin ei olla tehty. Ilmoituksen tila -kentällä määritellään tutkinnan tilaa.

Esimerkki tutkinnan vaiheista

Tässä tapauksessa ilmoituksen ensimmäinen vastaanottaja ja käsittelijä on itse Tutkija. Tutkija lukee ilmoituksen sisällön ja aloittaa ilmoituksen varsinaisen käsittelyn. Tutkija laittaa käsittelyn aloituspäiväksi lukuhetken päivämäärän. Tämän jälkeen hän antaa käsittely ilmoitukselle kuvaavan otsikon ja määrittelee itsensä käsittelijäksi tähän asiaan.

Ilmoituksen lähde on tässä tapauksessa ilmoituskanava. Ilmoitus olisi voinut tulla yhtiön tietoon myös muuta kautta ja silloin valikosta olisi tehty siihen sopiva valinta. Tutkija arvio olemassa olevan tiedon perusteella, että ilmoitus on aiheellinen ja edellyttää lisäselvitystä. Väärinkäytöksen tyyppi valitaan monivalinta-kentästä ja kenttään voi valita useamman vaihtoehdon. Tapahtuman vakavuutta arvioidaan asteikolla 1-3, lievimmästä vakavimpaan. Käsittelyn määräpäivä on asetettu automaattisesti seitsemän päivän päähän ilmoituksen tekemisestä.

Tutkija määrittelee ilmoitukselle ensimmäiset toimenpide lomakkeet. Toimenpide lomakkeilla määritetään mitä toimenpiteitä halutaan tehtävän ja kenen vastuulla niiden suorittaminen on annettu. Lisäksi asetetaan määräpäivä mihin mennessä toimenpiteet halutaan olevan valmiita. Tutkija asettaa toimenpiteiden vastuuhenkilöksi Työnjohtajan. Työnjohtaja saa toimenpide lomakkeesta ilmoituksen omaan sähköpostiinsa ja osaa näin aloittaa tarvittavat toimenpiteet. Toimenpidelomakkeiden kirjaamisen jälkeen Tutkija laittaa ilmoittajalle viestiä anonyymin keskustelukanavan kautta ja jää odottelemaan vastausta. Parhaimmassa tapauksessa keskustelua voidaan käydä reaaliajassa.

Työnjohtaja lukee sähköpostista, että hänet on määritelty vastuuhenkilöksi toimenpide-lomakkeelle ja kirjautuu Graniteen tarkastelemaan tietoja. Työjohtaja ottaa toimenpiteet työn alle ja merkitsee niiden tilaksi meneillään. Toimenpide-lomakkeilla on keskustelukenttä mitä voi käyttää tutkintatiimin väliseen viestintään yksittäistä toimenpidettä koskien. Tässä tapauksessa Työnjohtaja kysyy Tutkijalta onko tapahtumapaikasta tarkempia tietoja.

Seuraavaksi Tutkija laittaa viestiä anonyymille ilmoittajalle keskustelukanavan kautta selvittääkseen tarkemmin tapahtumapaikan sijainnin, sekä paikalla olleen henkilön tuntomerkkejä. Tässä kohtaa ilmoittajaa kiinnostaa tietää onko hänen ilmoitukseensa vastattu ja käy tarkastamassa asian. Kirjautumiseen hän tarvitsee tallentamansa linkin sekä pin-koodin. Ilmoittaja vastaa kysymyksiin. Tutkija on odottanut vastausta ilmoittajalta ja käy tarkistamassa ilmoituksen. Ilmoittaja on vastannut ja Tutkija päivittää tiedot toimenpide lomakkeelle. Samalla Tutkija kiittää ilmoittajaa tiedoista.

Työnjohtaja tekee toimenpiteet ja päivittää toimenpide lomakkeet. Työnjohtaja näkee Granitesta päällikön päivitykset toimenpide lomakkeelle. Samalla työnjohtaja päivittää toimenpide lomakkeet tehdyiksi ja kirjaa niihin toimenpiteissä saadut selvitystiedot. Selvityksessä on käynyt ilmi ajoneuvo ja sen kuljettaja, sekä tapahtumapaikka.

Tutkija saa tiedon toimenpiteiden suorittamisesta. Tutkija määrää uuden toimenpiteen kuljettajan haastattelemisesta varten ja suorittajaksi Työnjohtajan. Työnjohtaja suorittaa toimenpiteen ja haastattelee Ajo Miehen. Ajo Mies kertoo olleensa paikalla tauolla ja huomanneensa maastossa tynnyrin, jonka oli sitten kerännyt talteen ja toimittanut jäteasemalle. Tutkija näkee Granitesta, että toimenpiteet on suoritettu ja käy tarkistamassa niiden tuloksen. Tutkija on luonnollisesti helpottunut saadessaan tiedon, että pahimmalta on vältytty ja tapahtumille on löytynyt järkevä selitys.

Granite Whistleblow -ilmoituskanava?

Etsitkö ketterää, whistleblowing-direktiivin vaatimukset täyttävää ilmoituskanavaa? Granite Whistleblow on kustannustehokas, turvallinen ja helppokäyttöinen valinta.