Mitä on whistleblowing?

Sillä tarkoitetaan sitä että jos henkilö havaitsee tai epäilee väärinkäytöstä organisaatiossa niin hän voi niin sanotusti ilmoittaa siitä “pilliin puhaltamalla”. Eli esimerkiksi kertomalla asiasta omalle esimiehelle, tai antaa organisaatiolle tietoa tällaisen ilmoituskanavan kautta. Väärinkäytökset voivat olla esimerkiksi rikollista tai epäeettistä toimintaa. On inhimillistä että ihmiset usein ajattelevat ennen tällaisen asian esiin nostamista että käykö tässä nyt itselle huonosti jos kertoo asiasta?Uusi EU-direktiivi ilmiantajan suojelusta pyrkii vaikuttamaan juuri tähän asiaan. Niin Suomessa kuin maailmalla on nähty sellaisia tilanteita joissa organisaatio on pyrkinyt hiljentämään ilmoittajan.Yksi tämmönen esimerkki joka oli laajasti eri medioissa oli Danske Bankin rahanpesuskandaali jossa ilmoittaja talon sisältä kertoi havainnoistaan Eestin yksikössä. Organisaatio ei ollut reagoinut siihen oikein millään tavalla. Jos ajatellaan organisaatiolle tapahtunutta vahinkoa niin Danske Bankin osakkeen arvosta suli siinä vaiheessa jopa 40 prosenttia pois.Suomessa on haasteena on se että meillä on yleisesti hiljaisuuden kulttuuri. Meillä usein pienenä opetetaan, että kantelupukki kaakattaa. Ja se jotenkin nähdään ikävänä asiana. Tämä on tutkittu myös Nordic Business Ethics Surveyssä, jossa yli puolet vastaajista jotka olivat todistaneet jotain rikollista tai epäeettistä toimintaa eivät kertonut siitä eteenpäin.

• 20% suomalaisista sanoi että jos he huomaavat epäkohdan, niin asia ei heille kuulu.
• Vastaavasti yli 20% sanoi että se ei kuitenkaan muuttaisi mitään.
• Yli 15% kokee että he pelkäävät oman paikkansa puolesta kertoessaan väärin toimimisesta.

Eli jos organisaatiossa vallitsee hyvä kulttuuri, niin työntekijät uskaltavat nostaa epäkohtia esille ja se vaikuttaa suotuisasti koko liiketoimintaan.Euroopan Neuvosto hyväksyi uudet säädökset väärinkäytösten paljastajien suojelusta lokakuussa 2019, eli direktiivi tulee saattaa kansallisesti voimaan vuoden 2021 loppuun mennessä.

EU:n Whistleblowing-direktiivi

Whistleblowing-direktiivin perimmäisenä tarkoituksena on varmistaa se, että henkilö joka ilmoittaa jostain EU-oikeuden rikkomuksesta voi luottaa siihen, että hän ei joudu negatiivisten toimenpiteiden kohteeksi. Se mitä EU-oikeuden rikkomuksilla tarkoitetaan on hirveän laaja määritelmä. Siihen kuuluu esimerkiksi korruptio ja petosten torjunta, julkiset hankinnat ja rahanpesun ehkäisemisen.Whistleblowing-direktiivi lähtee siitä, että pitäisi taata mahdollisuus anonyymiin ilmoittamiseen. Ilmoittaja voi halutessaan antaa myös tietonsa, mutta sen pitäisi olla valinnainen mahdollisuus.Whistleblowing-direktiivi asettaa työnantajille vastatoimien kiellon ja käännetyn todistustaakan. Yksittäisinä nostoina huomioidaan se että direktiivin mukaisia oikeuksia ei voi rajoittaa sopimuksin, esimerkiksi työsopimuksen lojaliteetti lausekkeessa. Työnantajalla on velvollisuus antaa vastaanottokuittaus kun tämmöinen ilmoitus on vastaanotettu. Sen lisäksi pidemmän ajan kuluessa pitää antaa palaute ilmoittajalle siitä että minkälaisiin toimiin on ilmoituksen johdosta ryhdytty.Whistleblowing-direktiivi koskee sekä julkisella, että yksityisellä sektorilla työskenteleviä henkilöitä. Työtehtävien luonne ei ole mitenkään määräävä, eli kattavuus on laaja.

Keitä whistleblowing-direktiivi koskee?

• Kuntia joissa on enemmän kuin kymmenen tuhatta asukasta,
• organisaatioita joissa on vähintään 50 työntekijää, sekä
• yrityksiä joissa on yli kymmenen miljoonan euron liikevaihto.

Ja näiden lisäksi valtionhallinto, alue- ja maakuntahallinto ja muut julkisoikeudelliset oikeushenkilöt.

Ketkä ovat whistleblowing-direktiivin suojan piirissä?

Nykyiset ja aiemmat työntekijät, myös työnhakijat ja itsenäiset ammatinharjoittajat sekä yrityksen osakkeenomistajiin ja yrityksen hallintoelimiin kuuluvat henkilöt.Whistleblowing-direktiivi suojaa yhtälailla vapaaehtoistyöntekijöitä ja palkattomia harjoittelijoita, sekä sitten henkilöiltä jotka työskentelevät toimeksisaajien, alihankkijoiden ja tavarantoimittajien valvonnassa ja johdolla.Eli whistleblowing-direktiivillä on taattu suoja erittäin laajalle henkilöjoukolle. Tämä kannattaa ottaa huomioon whistleblowing-ilmoituskanavien käyttöönotossa.

Whistleblowing-ilmoitukset – uhka vai mahdollisuus yrityksille?

Whistleblowing-direktiivi suojelee ilmiantajia vahvasti. Sillä on valtavasti suotuisia vaikutuksia myös organisaatioille, jotka ottavat whistleblowing-ilmoituskanavan käyttöön.Amerikkalainen petostutkijoiden yhdistys ACFE tutkii tosielämän väärinkäytöstapauksia hyvin kattavasti kahden vuoden välein. Sieltä tulee ulos “Report to Nations” -raportti. Vuoden 2018 raportti kertoo meille että yli 40% väärinkäytöstapauksista USA:ssa tulee ilmi vihjeen avulla. Tutkimuksen mukaan organisaatiot, joilla on väärinkäytösepäilyihin tarkoitettu whistleblowing-ilmoituskanava käytössä, selvisivät puolet pienemmällä vahingolla. Tämä johtuu ehkä myös siitä, että he ovat saaneet merkittävästi aiemmin tietoa tapahtuneesta jotta siihen päästään puuttumaan.Alle sata henkilöä työllistävät organisaatiot kärsivät tyypillisesti lähes kaksi kertaa suuremmat vahingot suurempiin organisaatioihin verrattuna väärinkäytöstapauksissa. Syy sitten miksi isommat vahingot kärsitään pienemmissä organisaatiossa on se, että siellä on myös yleensä heikommat sisäiset kontrollit. Eli vihjeen merkitys on siis korostunut myös sen kautta, että organisaatio voi saada osviittaa sen mahdollisista riskeistä altistua väärinkäytöksille ennen kuin mitään tämmöistä katastrofaalisempaa on tapahtunut.Eli jos esimerkiksi ilmoituskanavaan tulee tietoa epäeettisestä toiminnasta, joka ei kuitenkaan ole rikollista, niin organisaatio voi parantaa kontrolleja ja erityisesti jatkaa henkilökunnan koulutusta entistä kohdennetummin.

Direktiivi asettaa organisaatioille paljon velvoitteita

Whistleblowing-direktiivi itsessään asettaa organisaatioille paljon muita velvoitteita. Työntekijöiden tulisi tietää siitä. Iso osa ilmoituksista tulee työntekijöiden toimesta ja organisaation sisältä, mutta yhtä lailla merkittävä osa tulee erilaisilta ulkopuolisilta tekijöiltä, joita voi olla asiakkaat, toimittajat ja entiset työntekijät.Yrityksen kannattaa siis pohtia että avaavatko kanavan auki muille kuin työntekijöille.Henkilöstön koulutus kertakoulutuksena ei ole riittävä, vaan siitä pitäisi tehdä toistuvaa. Sen olemassaolosta tulee muistuttaa henkilökuntaa, sekä käydä läpi yhteisiä pelisääntöjä ja muistuttaa siitä että ilmoittaminen on velvollisuus. Varsinkin pohjoismaissa luotetaan toisiin paljon. Luotetaan siihen että jokainen ymmärtää miten toimitaan oikein ja jokainen ymmärtää missä menee se oikean ja väärän raja. Työnantajan vastuulla on ohjata ihmisten käsityksen kehittymistä ja kannustaa rohkeasti puuttumaan asiaan jos he havaitsevat jotakin. Ilmiantajan tulee aidosti luottaa siihen että hänen antamansa tieto käsitellään tavalla jossa hänen paljastuminen ei ole mahdollista jos hän ei sitä halua.

Miten varmistutaan siitä että ilmoituksia aidosti seurataan, ja että niihin reagoidaan?

Jos ilmoituksia saadaan niin ne pitää ottaa viivytyksettä käsittelyyn. Ilmoitukset kertovat paljon siitä mihin koulutusta kannattaa kohdentaa.Tulevatko ilmoitukset siihen kategoriaan mitä ollaan ennustettu? Tutkintaprosessin osalta kannattaa miettiä, että onko organisaatiolla itsellään resursseja lähteä selvittämään ilmoituksia? Löytyykö osaaminen talon sisältä, pystytäänkö se tekemään aidosti riippumattomasti ja ammattitaitoisesti vai tarvitaanko siihen ulkopuolista apua?Kun organisaatiolle paljastuu merkittävämpi väärinkäytös, se on usein ison kriisin paikka. Siinä kohtaa pitäisi saada resurssit nopeasti käyttöön selvitystyön käynnistämiseksi. Tätä yhtiöiden tulle pohtia etukäteen.Jatkotoimista tulee antaa tietoa ilmoittajalle kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Juttu ei siis voi jäädä pöydille makaamaan, vaan on tehtävä toimenpiteitä ja lähdettävä selvittämään ilmoituksia. Tämän lisäksi direktiivi velvoittaa antamaan ilmoittajalle vastaanottoilmoituksen seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta.Tutkintaprosessi on työnantajan suoja siinä kohtaa jos tulee väitteitä esimerkiksi siitä että työnantaja on tehnyt jotain vastatoimia ilmoittajaa kohtaan. Vastatoimet voivat olla esimerkiksi se että on erotettu tai irtisanottu, on siirretty alempiin työtehtäviin tai on jollain muulla tavoin peloteltu tai kiusattu.Tässä kohtaa siis työnantajalle muodostuu käännetty todistustaakka siitä, että tämmönen ilmoittaminen ei ole millään tapaa syynä tällaisiin toimiin tai vaikka sille, että henkilö ei ole ylennetty esimerkiksi normaalin prosessin puitteissa. Tässä mielessä riippumaton, ammattitaitoinen tutkintaprosessi on se mikä silloin kantaa.

Whistleblow-ilmoituskanavan toiminta käytännössä

Kuvitellaanpa tämmöinen tilanne, että vaikkapa Sirkka-Liisan Sahan kesäapulaista, Kiista-Kaisaa ihmetyttää kun hän on huomannut, että vuoropäällikkö tuntuu aika-ajoin kärräävän mittaan sahattua haapapaneelia tekemättä siitä minkäänlaista kirjallista merkintää, mikä on Sirkka-Liisan Sahan virallinen toimintaperiaate.Valveutuneena kansalaisena Kiista-Kaisa päättää ottaa asiakseen tehdä tästä asiasta ohjeistuksen mukaisen whistleblown eli väärinkäytösilmoituksen, ja hän käyttää siihen organisaatiossa käytössä olevaa Granite Whistleblow-työkalua.Käyttäen joko verkkosivulle luotua linkkiä tai QR-koodia Kiista pääsee avaamaan väärinkäytösilmoituslomakkeen, johon hän kirjaa tekemänsä havainnon.Graniten Whistleblow-työkalussa ilmoituksen tekeminen ei vaadi erillisiä tunnuksia tai järjestelmään kirjautumista, ja se onnistuu ihan millä tahansa päätelaitteella. Ottamalla uniikin linkin ja PIN-koodin talteen Kiista pääse täydentämään vastauksiaan mahdollisiin tuleviin kysymyksiin ja lukemaan sitten käsittelijältä saamansa palautteen.Väärinkäytöksen ilmoituksen käsittelijäksi on Sirkan Sahalla valittu Lampisen Jamppa. Hän saa anonyymin whistleblowing-ilmoituksen sähköpostiinsa. Noudattaen organisaationsa prosessia hän kirjaa järjestelmässä tarvittavat tiedot ja arvioi onko tämä kyseinen ilmoitus aiheellinen vai aiheeton.Ilmoituksen keskustelukenttä-osiossa hän jättää anonyymille ilmoittajalle vastaanottokuittauksen, ja jos kokee sen asialliseksi hän pyytää tarkentavia tietoja. Granite Whistleblow ei tallenna ilmoittajasta mitään tunnistettavia tietoja, eikä edes pääkäyttäjä -roolilla pääse niitä järjestelmästä kaivelemaan. Näitä lisätietoja Kiista omassa päässään sitten antaa jos katsoo ne aiheelliseksi, mutta käy kuitenkin lukemassa vastaanottokuittauksen.