Sujuvaa ja tehokasta riskienhallintaa nykyaikaisilla työkaluilla

Valtori, eli Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus on valtiovarainministeriön hallinnonalalla toimiva palvelukeskus ja valtion virasto, joka aloitti toimintansa vuonna 2014, kun Suomen valtion riippumattomat ICT-toiminnot yhdistettiin yhden katon alle. Valtorin tehtävä on tuottaa valtionhallinnon toimialariippumattomat ict-palvelut sekä korkean varautumisen ja turvallisuuden vaatimukset täyttäviä tieto- ja viestintäteknisiä palveluja ja integraatiopalveluja. Tehtävä on tärkeä, sillä Valtorin asiakkaina toimivat kaikki valtionhallinnon organisaatiot. Nykyaikaisen markkinatilanteen ehdot ymmärtävänä organisaationa Valtori on asettanut tavoitteekseen yhtenäiset, tietoturvalliset ja laadukkaat palvelut valtionhallinnossa.

Tällä hetkellä Valtorin henkilöstö koostuu noin 1300 eri alan asiantuntijasta ja ammattilaisesta. Henkilöstöä on yli 30 paikkakunnalla eri puolilla maata.

Jo ilman alueellista hajautustakin suuren ja tärkeää tehtävää toimittavan organisaation toiminnasta on helppo nostaa esiin lukuisia osa-alueita, joiden valmiustilaa on tehokkainta kehittää kokonaisvaltaisen riskienhallinnan keinoin. Mittavassa organisaatiossa, jolla on toimintaa eri puolilla maata, ei perinteinen, lomakkeisiin ja riskilistoihin perustuva riskienhallinta kuitenkaan kattanut sille asetettuja tavoitteita.

Näin ollen on luontevaa, että kun Valtori syntyi, se oli oivallinen paikka lähteä rakentamaan koko viraston riskienhallintaa nykyaikaiselle tasolle. Tätä tavoitetta tukemaan valittiin Granite ja Graniten riskienhallintatyökalut.

Valtorilla jokaisen työkalun käyttöönottoa edeltää pitkä ja perusteellinen suunnitteluvaihe, jonka aikana tarpeet ja vaatimukset selvitetään. Tämä on systemaattista toimintaa, jonka tarkoituksena on minimoida virhearvioinneista ja hätäisistä ratkaisuista mahdollisesti seuraavia lisähaasteita ja vaikeuksia. Kun Valtori harkitsee työkalua omaan käyttöönsä, alkaa kaikki tarkalla kartoitusvaiheella, jota seuraa rajoitetulla käyttäjämäärällä toteutettu pilottivaihe. Toiminnan systemaattinen kehittäminen on liian kriittinen osa organisaation toimintaa, että siinä voitaisiin oikaista ja kiirehtiä. Graniten valinnan jälkeen riskienhallintaratkaisujen testaaminen aloitettiin aluksi muutamassa yksikössä. Tämä lähestymistapa auttaa luomaan toimintamalleja työkalujen laajempaan käyttöönottoon ja testaamaan parhaimpia periaatteita. Tämä mahdollistaa myös organisaation oman riskienhallintamallin kytkemisen osaksi Graniten riskienhallintatyökalujen teknisiä ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia.

Toiminnan kehittäminen systemaattisempaan, määrämuotoisempaan suuntaan vaatii aina oman aikansa ja sille on syytä varata tietty määrä resursseja. Hyvä valmistautuminen parantaa aina onnistumisen mahdollisuuksia.

Riskienhallinnan kehittäminen vaatii organisaatioilta uudistusmieltä ja sitoutuneisuutta muutokseen, mutta riskitietoisen yrityskulttuurin ylläpitäminen ei aina onnistu pelkällä hyvällä tahdolla. Toimintaa tukevat työkalut ovat erittäin tärkeä osa toiminnan järjestelmällistä kehittämistä. Riskienhallinnan periaatteet olivatkin jo lähtökohtaisesti syvällä Valtorin toiminnassa, mikä mahdollisti organisaation riskienhallinnan kypsyystason kehittymisen pisteeseen, jossa erinäisiin exceleihin syötetty riskidata ei enää palvellut toiminnan kehittämistä sen vaatimalla tavalla. Uuden järjestelmän käyttöönotossa on myös aina omat haasteensa, varsinkin jos siirtymä aiheuttaa riskienhallintatyötä, kuten riskien kirjaamista ja riskien arviointeja tekevissä yksilöissä muutosvastarintaa. Graniten joustava, matalan kynnyksen käyttöönottoaste auttoi kuitenkin tämän haasteen ylittämisessä, olihan tarkoituksenmukaisen riskienhallintatyökalun tarve tunnistettu jo käytännön tasollapalaute loppukäyttäjiltä palvelun käyttöön liittyen oli varsin positiivista.

Koska Graniten suunnittelu pohjautuu ketteriin ja käyttäjälähtöisiin periaatteisiin, siitä muodostui Valtorille työkalu, joka oli houkutteleva niin käytettävyyden kuin kustannustehokkuuden näkökulmasta tarkasteltuna.

Riskienhallinta on johtamista tukeva toimintamalli, joka tähtää tukemaan päätöksentekoa tuottamalla ajantasaista ja yhdenmukaisesti arvotettua tietoa johdon käyttöön. Valtorin kaltaisessa organisaatiossa riskienhallinta mahdollistaa laajan toiminnan määrämukaista seurantaa. Kun toiminnan eri osa-alueiden riskityö on osaltaan hajautettu eri yksiköihin, tulee järjestelmän huolehtia siitä, että riskienhallintatyötä myös tehdään säännöllisesti ja yhteisten pelisääntöjen ja mittareiden mukaisesti.

Graniten riskienhallintatyökalun automaattiset muistutukset huolehtivat, että Valtorin riskienhallinnan vuosikelloon nojaavat toimenpiteet tulevat suoritetuksi niille asetetuissa raameissa. Tällä on suora yhteys organisaation toimintavalmiuden takaamisessa. Kun Granitesta tuli osa Valtorin riskienhallintatyötä, aiemmin kehitystä ja resursointia rasittaneista haasteista, kuten hajanaisesta tiedosta ja epätäsmällisestä tilannakuvasta, päästiin helposti eteenpäin. Näkyvyys riskeihin on parantunut koko toiminnan osalta merkittävästi, mikä on luonut Valtorin toiminnan kehittämiselle vakaan pohjan.

Edes kaikkein valppaimmissa ja valveutuneissa organisaatioissa tiedolla johtaminen ei ota onnistuakseen, jos päätöksenteon tueksi tarvittu tieto ei ole ajan tasalla. Aivan yhtä suuri ongelma on, että dataa joudutaan etsimään kovalevyjen nurkista tai pahimmassa tapauksessa arkistoihin haudatuista lomakkeista. Valtori on kuitenkin organisaatio, jonka tehtävä on liian tärkeä, jotta sitä tulisi ehdoin tahdoin rasittaa ajastaan jäljessä olevilla menetelmillä ja työkaluilla.

Graniten riskienhallintaratkaisut tarjoavat Valtorille mahdollisuuden edistää toimintaansa keskitetyn raportoinnin ja seurannan avulla. Kun järjestelmä tuottaa raportit automaattisesti, voidaan resurssit kohdentaa sinne, missä niitä todella tarvitaan ilman, että niiden keräämiseen ja paikkailuun tuhlautuu ylimääräistä aikaa.