Tuloksiin tähtäävää tietojohtamista nykyaikaisella riskienhallintaohjelmistolla

Kerava on pieni suuri kaupunki Keski-Uudellamaalla, jonka missiona on olla Helsingin metropolialueen kärjessä kulkeva, vetovoimainen, rohkea, menestyvä ja uutta luova kaupunki, jossa palvelut ja luonto ovat jokaista lähellä. Käytännön toiminnan näkökulmasta tarkasteltuna Kerava on organisaatio, jonka toiminta kattaa hyvin monia toimialoja, ja jonka tehtävän toteuttaminen vaatii monialaista osaamista niin asiantuntija-, johto-, kuin suorittavan työnkin tehtävissä.

Yhteensä Keravan kaupungin monialaorganisaatio työllistää noin 1800 henkilöä, jotka työskentelevät kunnan palvelujen parissa.

Kehitystyön tekeminen laajassa ja monialaisessa toimintaympäristössä ei ole kaikkein yksinkertaisin tavoite, mutta Keravan kaupungilla nykyajan haasteet on otettu vastaan mahdollisuutena edistää toimintaperiaatteita, kuntalaisten viihtyvyyttä ja kaupungin työntekijöiden hyvinvointia esimerkillisen valveutuneesti.

Digitalisaation vaikutus liiketoimintaympäristöön ei ole ainoastaan yksityisen sektorin toimijoita koskeva ilmiö. Kunnat ja kaupungit kohtaavat toiminnassaan tismalleen samanlaisia haasteita, vaikka niiden toiminta perustuu hieman erilaisiin lähtökohtiin. Yksi merkittävimmistä eroista on, että kaupunkien toiminta on huomattavasti monialaisempaa ja laajempaa kuin useimmilla organisaatioilla.

Tämä tarkoittaa, että toiminnan kehittäminen on sitäkin kriittisempää, sillä kaupunkien ja kuntien tuottamat palvelut koskettavat tavalla tai toisella kaikkia ihmisiä. Mittavan kokonaisuuden kokonaisvaltainen kehittäminen ei kuitenkaan ole helpoin mahdollinen asia haltuun otettavaksi. Tietojohtamisen parhaat periaatteet ovat elintärkeitä, jotta rajalliset resurssit saadaan mahdollisimman tehokkaasti käyttöön.

Vaatii kypsyyttä ja valveutuneisuutta ymmärtää, että murroksen keskellä toiminnan kehittämiseen eivät riitä perinteiset työkalut. Jotta tieto voidaan kerätä tehokkaasti ja jotta se saadaan ajantasaisena päätöksenteon tueksi, paperiset riskilomakkeet tai edes erilaisiin exceleihin kerätyt riskirekisterit eivät vain yksinkertaisesti riitä.

Keravan kaupungilla tämä haaste ratkaistiin ottamalla käyttöön Graniten monipuoliset riskienhallinta- ja työturvallisuustyökalut.

Nykyajassa elävän kaupungin toiminnan kehittäminen tarkoittaa, että sen monialaiset toimialat tulee ottaa huomioon niiden vaatimalla tasolla ja arvolla. Mitä mittavammasta liiketoiminnasta on kysymys, sitä haastavampaa tämä tavoite on saavuttaa. Jos lähimpänä käytännön tasoa operoivat yksiköt ja asiantuntijat eivät pysty toimittamaan johdon tueksi riittävän kokonaisvaltaista informaatiota, alkaa se vaikuttaa päätöksenteon tehokkuuteen ja vaikuttavuuteen hyvin nopeasti. Näillä haasteilla on myös ikävä taipumus kumuloitua hyvin nopeasti kriittiselle tasolle.

Ajan hermolla elävänä kaupunkina Kerava ei tyytynyt tekemään kehitystyötä ajastaan jäljessä olevilla ratkaisuilla, vaan päätöksenteon tueksi haettiin riskienhallintatyökalu, jonka toiminnallisuudet tukevat tavoitteiden saavuttamista. Graniten automaattisen raportointinäkymän avulla kaupungin toiminnassa esiin nousevat pullonkaulat ja kehityksen jarrut saadaankin näkyviin ilman ylimääräistä vaivaa. Varsinkin, kun riskienhallinnan käytännön työtä ohjataan automatisoiduilla ilmoituksilla ja muistutuksilla, vapautuu aikaa ja muita resursseja parhaiden päätösten harkintaan.

Kun työsuojelua, työturvallisuutta ja kokonaisvaltaista riskienhallintaa koskeva riskidata kerätään yhtenäisessä muodossa yhteiseen järjestelmään, se avaa kehityksestä vastaaville henkilöille selkeän näkymän niin ongelmakohtiin kuin mahdollisuuksiinkin. Aivan yhtä tärkeää on kuitenkin myös se, että myös toimenpiteitä ja niiden etenemistä kyetään seuraamaan tehokkaasti.

Tuloksiin tähtäävä liiketoiminnan kehittäminen alkaa aina tavoitteiden asettamisesta. Ilman täsmällistä suuntaa mitä kohti edetä, ovat kehitystyön askeleet varsin hataria. Tavoitteita ei puolestaan pysty asettamaan kovinkaan hyvin, jos tilannekuva on epätäydellinen.

Varsinkin työn turvallisuutta kehittäessä unohtuu helposti, että siinä saadaan harvemmin tuloksia aikaan, jos asiasta puhutaan vain johtoryhmätasolla ja juhlapäivien julistuksissa. Kuten kaikki riskienhallinnan osa-alueet, myös työn vaarat ja riskit todentuvat käytännössä, mikä tarkoittaa, että jokaisella työntekijällä on oma osansa sen kehittämisessä. Kehitys alkaa, kun se tehdään näkyväksi. Tarkoituksenmukainen, helppokäyttöinen työkalu voi olla juuri se ratkaiseva tekijä, joka mahdollistaa toimintakulttuurin kehittymisen ja kypsymisen.

Keravan kaupungilla koko henkilöstöllä on mahdollisuus tehdä ilmoituksia ja havaintoja, jonka jälkeen järjestelmä ohjaa ne käsittelyyn asiantuntijoille.

Näin poikkeamat saadaan esiin nopeasti, mikä jouduttaa niihin reagoimista. Graniten työkalujen avulla poikkeamia käsitteleville asiantuntijoille saadaan vaivattomasti kattava kokonaiskuva koko kaupungin työsuojelu- ja työturvallisuuspoikkeamista sekä työsuojelutilanteesta. Samalla saadaan esiin kehitystyön kannalta kriittistä informaatiota siitä, mihin poikkeamiin reagoidaan nopeasti, millaisia viiveitä ratkaisujen syntymisessä on ja millaisia ratkaisuja poikkeamien selvittämiseksi ollaan tehty. Läpinäkyvän kehitystyön mahdollistava riskienhallintaratkaisu mahdollistaa näin myös tiedon kerryttämisen tuleviin haasteisin vastaamiseksi, kun riskityön perustekemisessä syntyvä hiljainen tieto ei jää piiloon asiantuntijoiden ja ammattilaisten mieliin.

Poikkeamien raportointi ja niihin liittyvien jatkotoimenpiteiden edistäminen on irrottamaton osa Keravan kaupungin tietojohtamisen periaatteita. Graniten riskienhallintatyökaluista onkin tullut oleellinen osa koko organisaation kattavaa kehitystyötä. Järjestelmän helppokäyttöisyys mahdollisti sen vaivattoman käyttöönoton. Tämä puolestaan auttoi osaltaan uusien toimintamallien laajamittaisemmassa hyväksymisessä osaksi toimintaa. Myös Graniten toimintavarmuus ja häiriövapaus ovat oleellisia ominaisuuksia, kun Keravan kaupunki suunnittelee toimintansa jatkokehitysmahdollisuuksia. Jotta kehitystyön resursoidut voimavarat saadaan tehokkaasti hyödynnettyä, on tietoon päästävä helposti ja vaivattomasti kiinni.

Kaikessa kehitystyössä tärkein tekijä on oikea, proaktiivinen asenne. Tehokkainkaan kehitystyökalu ei pysty korjaamaan organisaatiossa esiintyvää muutoshaluttomuutta ja vastustusta. Graniten ominaisuudet ovat kuitenkin avanneet kehityksen merkityksen käytännössä, ja kun henkilöstö ymmärtää, että riskienhallinnalla ja poikkeamien raportoinnilla on merkitystä kaikkien työn kannalta, muodostuu kehityksestä kaikille yhteinen asia.

Kun riskidata ei ole piilossa kovalevylle haudatussa kansiossa tai arkistoon hukatulla paperisella lomakkeella, myös kehittämiseen varatut resurssit löytävät tiensä sinne, minne on tarkoitettu.