Mitä on whistleblowing?
’Whistleblowingilla’ tarkoitetaan ”pilliin puhaltamista” – Esimerkiksi rikollista tai epäeettistä toimintaa havaitessaan henkilö voi ilmoittaa asiasta omalle esihenkilölleen, tai antaa organisaatiolle tietoa erillisen ilmoituskanavan kautta. Arveluttavaa toimintaa esille tuodessa on inhimillistä pelätä, käykö ilmoittajalle itselleen huonosti, jos tieto ilmiantajasta ja ”pilliin puhaltajasta” tuleekin mahdollisen väärinkäytöksen tehneen tahon tietoon. Niin Suomessa kuin maailmalla on nähty tilanteita, joissa organisaatio on pyrkinyt hiljentämään ilmoittajan. Yksi laajasti eri medioissa esillä ollut esimerkki oli Danske Bankin rahanpesuskandaali, jossa ilmoittaja talon sisältä kertoi havainnoistaan Viron yksikössä. Skandaali oli mittava mainehaitta yhtiölle, ja vaikutti Danske Bankin osakkeen arvon pienenemiseen jopa 40 prosentilla.
Suomalaisilla on korkea kynnys ilmoittaa havainnoimistaan epäkohdista tai hämärätoiminnasta. Nordic Business Ethics Surveyn teettämän tutkimuksen mukaan yli puolet vastaajista, jotka olivat todistaneet jotain rikollista tai epäeettistä toimintaa, eivät kertoneet siitä eteenpäin.
- 20% suomalaisista vastasi, että jos he huomaavat epäkohdan, niin asia ei heille kuulu.
- Yli 20% sanoi, että epäkohdasta ilmoittaminen ei kuitenkaan muuttaisi mitään.
- Yli 15% koki, että pelkäisi oman asemansa puolesta, jos toisi epäkohtia julki.
Näihin ongelmiin EU:n uudella väärinkäytösten ilmoittajien suojeluun perustuvalla direktiivillä pyritään vaikuttamaan. Euroopan Neuvosto hyväksyi uudet säädökset väärinkäytösten paljastajien suojelusta lokakuussa 2019, eli direktiivi tulee saattaa kansallisesti voimaan vuoden 2021 loppuun mennessä.
EU:n Whistleblowing-direktiivi
Whistleblowing-direktiivin perimmäisenä tarkoituksena on varmistaa se, että henkilö, joka ilmoittaa jostakin EU-oikeuden rikkomuksesta voi luottaa siihen, että hän ei joudu negatiivisten toimenpiteiden kohteeksi. EU-oikeuden rikkomuksilla tarkoitetaan esimerkiksi korruptiota ja petoksia, julkisiin hankintoihin liittyviä väärinkäytöksiä ja rahanpesua. Whistleblowing-direktiivi pyrkii varmistamaan mahdollisuuden anonyymiin ilmoittamiseen. Ilmoittaja voi halutessaan antaa yhteystietonsa, mutta sen pitäisi olla valinnainen mahdollisuus. Direktiivi asettaa työnantajille vastatoimien kiellon ja käännetyn todistustaakan, ja direktiivin mukaisia oikeuksia ei voi rajoittaa sopimuksin esimerkiksi työsopimuksen lojaliteettilausekkeessa. Työnantajalla on velvollisuus antaa vastaanottokuittaus kun väärinkäytösilmoitus on vastaanotettu. Sen lisäksi pidemmän ajan kuluessa pitää antaa palaute ilmoittajalle siitä, minkälaisiin toimiin on ilmoituksen johdosta ryhdytty. Whistleblowing-direktiivi koskee sekä julkisella että yksityisellä sektorilla työskenteleviä henkilöitä, eikä työtehtävien luonne ei ole määräävä.
Minkälaisia organisaatioita whistleblowing-direktiivi koskee?
- Kuntia, joissa on enemmän kuin kymmenen tuhatta asukasta.
- Organisaatioita, joissa on vähintään 50 työntekijää.
- Yrityksiä joissa on yli kymmenen miljoonan euron liikevaihto.
Edellämainittujen lisäksi direktiivi koskettaa valtionhallintoa, alue- ja maakuntahallintoa ja muuta julkisoikeudellisia oikeushenkilöitä.
Ketkä ovat whistleblowing-direktiivin suojan piirissä?
Suojan piiriin kuuluvat organisaation nykyiset ja aiemmat työntekijät, työnhakijat ja itsenäiset ammatinharjoittajat sekä yrityksen osakkeenomistajiin ja yrityksen hallintoelimiin kuuluvat henkilöt. Whistleblowing-direktiivi suojaa myös vapaaehtoistyöntekijöitä ja palkattomia harjoittelijoita, sekä henkilöiltä, jotka työskentelevät toimeksisaajien, alihankkijoiden ja tavarantoimittajien valvonnassa ja johdolla.
Whistleblowing-ilmoitukset – uhka vai mahdollisuus yrityksille?
Whistleblowing-direktiivi suojelee ilmiantajia vahvasti, eli sillä voidaan katsoa olevan merkittäviä vaikutuksia esimerkiksi työntekijöiden hyvinvointiin ja organisaatiossa viihtymiseen. Myös luottamus organisaatiota kohtaan kasvaa, kun epäkohdista voi ilmoittaa matalalla kynnyksellä ja ilman pelkoa oman aseman puolesta.
Väärinkäytösilmoituskanavalla on valtavasti suotuisia vaikutuksia myös organisaatioille. Amerikkalainen petostutkijoiden yhdistys ACFE tutkii tosielämän väärinkäytöstapauksia hyvin kattavasti kahden vuoden välein. Tutkimusten tuloksena koostetaan “Report to Nations” -raportti. Vuoden 2018 raportti paljastaa, että yli 40% väärinkäytöstapauksista USA:ssa tulee ilmi vihjeen avulla. Tutkimuksen mukaan organisaatiot, joilla on väärinkäytösepäilyihin tarkoitettu whistleblowing-ilmoituskanava käytössä, selvisivät puolet pienemmällä vahingolla. Mahdollisia syitä tälle on mm. se, että kyseiset organisaatiot ovat saaneet merkittävästi aiemmin tietoa tapahtuneesta ja päässeet reagoimaan epäkohtaan ajoissa.
Miten varmistutaan siitä, että ilmoituksiin reagoidaan?
Jos ilmoituksia saadaan, tulee niiden käsittely aloittaa viipymättä. Tutkintaprosessin osalta kannattaa jo etukäteen punnita, onko organisaatiolla itsellään resursseja lähteä selvittämään ilmoituksissa ilmenneitä epäkohtia. Löytyykö osaaminen talon sisältä, pystytäänkö se tekemään aidosti riippumattomasti ja ammattitaitoisesti vai tarvitaanko selvitystyöhön ulkopuolista apua? Kun organisaatiolle paljastuu merkittävämpi väärinkäytös, resurssit tulee saada nopeasti käyttöön selvitystyön käynnistämiseksi. Jatkotoimista tulee antaa tieto ilmoittajalle kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta, eli asia ei voi jäädä pöydille makaamaan. Tämän lisäksi direktiivi velvoittaa antamaan ilmoittajalle vastaanottoilmoituksen seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta.
Tutkintaprosessi on toisaalta työnantajan suoja, jos ilmoituksen käsittelyn jälkeen syntyisi väitteitä esimerkiksi siitä, että työnantaja on noussut vastatoimiin ilmoittajaa vastaan. Vastatoimet voivat olla esimerkiksi irtisanominen, siirto alempiin työtehtäviin tai pelottelu, kiusaaminen ja uhkailu. Asianmukaisesti edennyt tutkintaprosessi takaa suojaa organisaatiolle käänteisessä todistustaakassa, jos ilmoittaja väittää, että häntä ei ole esimerkiksi ylennetty normaalin prosessin puitteissa johtuen epäkohdan ilmiantamisesta, tai jokin edellämainituista syrjintätoimista on toteutunut jätetyn väärinkäytösilmoituksen jättämisen seurauksena. Riippumaton, ammattitaitoinen tutkintaprosessi on ratkaisevassa osassa varmistamaan käsittelyn eri vaihteet ja suojan sekä ilmoittajalle että organisaatiolle.
Whistleblow-ilmoituskanavan toiminta käytännössä
Kuvitteellisessa tilanteessa Sirkka-Liisan Sahalla työskentelee päähenkilömme Kaisa Kansalainen. Kaisa on hämmästyksekseen huomannut, että vuoropäällikkö tuntuu aika-ajoin kärräävän sahalta ulos mittaan sahattua haapapaneelia tekemättä siitä minkäänlaista kirjallista merkintää, mikä on Sirkka-Liisan Sahan virallinen toimintaperiaate. Valveutuneena kansalaisena Kaisa päättää ottaa asiakseen tehdä asiasta whistleblown eli väärinkäytösilmoituksen, ja hän käyttää siihen organisaatiossa käytössä olevaa Granite Whistleblow-työkalua. Käyttäen joko verkkosivulle luotua linkkiä tai QR-koodia Kaisa pääsee avaamaan väärinkäytösilmoituslomakkeen, johon hän kirjaa tekemänsä havainnon.
Graniten Whistleblow-työkalussa ilmoituksen tekeminen ei vaadi erillisiä tunnuksia tai järjestelmään kirjautumista, ja se onnistuu millä tahansa päätelaitteella. Ottamalla uniikin linkin ja PIN-koodin talteen Kaisa pääsee myöhemmin täydentämään vastauksiaan mahdollisesti tuleviin kysymyksiin ja lukemaan käsittelijältä saamansa palautteen.
Väärinkäytöksen ilmoituksen käsittelijäksi on Sirkan Sahalla valittu Mikko Meikäläinen. Hän saa sähköpostiinsa notifikaation anonyymistä whistleblowing-ilmoituksesta. Noudattaen organisaationsa ohjeistettua prosessia, hän kirjaa järjestelmässä tarvittavat tiedot ilmoituksen käsittelyosaan ja arvioi, onko ilmoitus aiheellinen vai aiheeton. Ilmoituksen keskustelukenttäosiossa Mikko jättää anonyymille ilmoittajalle vastaanottokuittauksen, ja pyytää tarvittaessa tarkentavia tietoja. Näitä lisätietoja Kaisa pääsee antamaan kirjautumalla lomakkeelle. Kaisan henkilötiedot eivät näy Mikolle eikä Mikko tiedä Kaisan olevan ilmoituksen takana.
Käsittelyyn voidaan kirjata erilaisia toimenpiteitä ja ulkoisia tahoja, kuten viranomaisia. Kun ilmoituksen käsittely on valmis, kirjataan lomakkeelle Kaisalle tiedoksi vielä palaute mahdollisista jatkotoimista, joihin päädytään whistleblowingin johdosta. Kaikki käsittelyn vaiheet ja toimenpiteet säilyvät lakisääteisen määräajan organisaatiolla tallessa Graniten järjestelmässä, jotta niihin voidaan tarvittaessa palata ja jotta pystytään osoittamaan, että ilmoituksen tiedot on otettu vakavasti ja mahdollisiin epäkohtiin on puututtu.
Julkaistu 22.2.2021