Tampereen seurakuntayhtymä on viiden Tampereen alueen itsenäisen evankelis-luterilaisen seurakunnan muodostama yhtymä, jonka toiminnan monialaisuus saattaa yllättää.
Tampereen viisi seurakuntaa ovat toiminnallisesti itsenäisiä yksiköitä, joita kutakin johtaa kirkkoherra yhdessä joka neljäs vuosi yleisillä vaaleilla valittavan seurakuntaneuvoston kanssa. Seurakuntayhtymässä huolehditaan seurakuntien taloudesta kokonaisuudessaan, henkilöstöhallinnosta, yhtymän yhteisestä hallinnosta, kiinteistöistä, hautausmaista, kirkonkirjojen pidosta, viestinnästä ja tietohallinnosta. Seurakunnilla on myös yhteisiä toimintamuotoja: perheneuvonta, sairaalasielunhoito, diakonia-, nuoriso- ja oppilaitostyö, varhaiskasvatus ja yhteiskunnallinen työ.
Laajan tehtäväkentän pitäminen hyppysissä ei onnistu ilman asianmukaisia työkaluja. Siksi riskienhallinnalliset tietojohtamiskysymykset ovat olleet osa Tampereen seurakuntayhtymän toimintaa jo pitkään. Kun niitä haluttiin viedä askel nykyaikaisempaan suuntaan ja edesauttaa riskitietoisen toimintakulttuurin kasvua, työkaluksi valittiin Graniten riskienhallintatyökalu.
Valitsimme Graniten helppokäyttöisyyden ja erityisesti helpon käyttöönoton vuoksi.
Sami Kallioinen, Viestintäjohtaja, Tampereen seurakuntayhtymä
Riskienhallinta ei ollut seurakuntayhtymässä uusi asia ennen Granitea. Toimintaan liittyviä riskejä ja riskejä korjaavia toimenpiteitä tehtiin parhaan kyvyn ja ymmärryksen mukaan, mutta ilman tarkoituksenmukaista riskienhallintatyökalua tämä tehtävä oli kestämätön. Erityisesti riskitilannekuvan pitäminen ajantasaisena ja riskitietoisuuden ylläpitäminen vaativat tuekseen muutakin kuin Excelin, joka on kyllä oiva työkalu. Mutta tehokkaaseen, hajautettuun riskienhallintaan täysin riittämätön. Alati muuttuvassa maailmassa työn johtamisen kannalta tärkeää tietoa ei ole varaa haudata piiloon kovalevyn kulmalle.
Uuden riskienhallintatyökalun käyttöönotto tuki myös koko organisaation laajuista kehitystyötä. Tampereen seurakunnissa riskienhallintaa tehdään hajautetusti. Jokainen yksikkö vastaa oman toimialueensa riskityöstä organisaation yhteisten ohjeistusten mukaan. Ketterä ja helppokäyttöinen riskienhallintatyökalu on siis avaintekijä toiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa.
Graniten avulla ymmärrämme riskitilanteemme kokonaisvaltaisesti ja täsmällisesti.
Timo Takala, Kehitysjohtaja, Tampereen seurakuntayhtymä
Riskienhallinnassa, kuten kaikessa muussakin kehitystyössä on tärkeää muistaa, että työkalut ovat vain suuremman kokonaisuuden osatekijä. Yksikään tietojärjestelmäratkaisu tai pilvipalvelu ei pysty muuttamaan syvään juurtuneita asenteita. Siksi on erittäin tärkeää, että riskienhallinnan kehityksen mahdollistavat työkalut ovat niin käyttäjäystävällisiä ja helposti omaksuttavia, ettei käyttöönottoprosessista tule ylimääräistä mutkaa matkalla kohti riskitietoista toimintakulttuuria.
Graniten ominaisuudet vastasivat Tampereen seurakuntien tarpeeseen tältä osin erinomaisesti. Kaikki riskit eivät ole samanarvoisia. Ilman asianmukaista riskienhallintatyökalua riskien arvottaminen ei olisi riittävän johdonmukaista ja järjestelmällistä.
Kehitystyön tekeminen ja resurssien kohdentaminen sinne, missä niitä kaikkein eniten kaivataan, vaatii, että riskit tunnistetaan ja tiedostetaan niiden oikeassa mittakaavassa. Laaja kenttä on täynnä kaikenlaisia riskejä, joiden merkityksestä kokonaisuudelle voi olla vaikea saada täsmällistä kuvaa vain mututuntumaan luottamalla. Ilman oikeaa työkalua, joka varmistaa ajantasaisen kuvan riskitilanteesta, oleellisia riskejä voi olla vaikea löytää, kun sen pitäisi onnistua.
Graniten raportoinnin visuaalisuus on ehdoton kulmakivi tämän tavoitteen onnistumisessa. Tampereen seurakunnilla riskienhallinnan ytimessä on riskienhallinnan tekeminen läpinäkyväksi, jotta jokainen siihen osallistuva voi kokea, että heidän tekemällään riskienhallintatyöllä on merkitystä. Näin riskitietoisuuden taso on noussut ja henkilöstö on oppinut ymmärtämään riskienhallinnan merkityksen paremmin. Graniten riskiraporttien visuaalisuus auttaa asettamaan toiminnan riskit oikeaan suhteeseen, jolloin niihin voidaan myös keskittyä niiden vaatimalla painoarvolla. Luonnollisesti avoimuus ja läpinäkyvyys vaativat luottamusta, mutta kun riskienhallinnalla on yhteisesti sovitut periaatteet, joita myös noudatetaan, se tukee toisilta oppimista ja toisten auttamista haastavammissa riskienhallintatilanteissa.
Granite tekee riskienhallinnan tavoitteista ymmärrettäviä ja tuo ne käytännön tasolle.
Sami Kallioinen, Viestintäjohtaja, Tampereen seurakuntayhtymä
Riskien tunnistaminen ja tilanteen tiedostaminen ei kuitenkaan riitä, jos tilannetta halutaan myös kehittää parempaan suuntaan. Kaiken kehitystyön pohjalla on kulttuurin rakentaminen, jota Graniten kaltainen helppokäyttöinen riskienhallintatyökalu auttaa rakentumaan. Riskienhallinnan tuominen osaksi arjen työtä ei ole aina yksinkertaista, mutta pienin askelin sitä kohti on mahdollista mennä.
Tampereen seurakunnilla Granite on ahkerassa käytössä, mikä tukee organisaation tavoitteita. Riskien kartoituksen ja tunnistamisen ei tulisi olla juhlallista toimintaa, jota tehdään muutaman kerran vuodessa vain raportoinnin tähden. Johtoryhmätasolla riskitilanteen kehittymistä pyritään seuraamaan vähintään kuukausitasolla, jotta tiedetään, missä mennään. Tähän tavoitteeseen Granite antaa oivat eväät. Tarkoituksenmukainen ja helppokäyttöinen riskienhallintatyökalu on ehdoton työkulttuurin muuttumisen kannalta.
Graniten käyttöönoton myötä kaikkia seurakuntayhtymän työntekijöitä on pyritty ottamaan mukaan riskienhallintatyöhön. Tämä ei ole helppo tavoite saavutettavaksi, sillä se vaatii, että riskienhallinta ymmärretään myös työntekijöiden puolelta hänen omaksi turvakseen, eikä joksikin sellaiseksi, mihin määrätään ulkopuolelta käsin. Tuloksia tuottava riskienhallinta vaatii, että riskien tiedostetaan olevan osa työtä, vaikka niitä ei voidakaan koskaan tyystin poistaa. Aivan yhtä tärkeää on ymmärtää, että ohjattua ja systemaattista riskienhallintatyötä tekemällä riskeihin voidaan reagoida asianmukaisesti ja ennakoiden. Riskien tiedostaminen ei saa johtaa tilanteeseen, jossa niiden edessä vain lamaannutaan eikä tehdä mitään. Graniten riskienhallintatyökalu tukee tätä kehitystä automatisoiduilla ominaisuuksillaan.
Tiedolla johtaminen ei olisi mahdollista ilman Granitea.
Timo Takala, Kehitysjohtaja, Tampereen seurakuntayhtymä
Kun toimintaan liittyvät riski tunnistetaan tehokkaammin ja riskientunnistamisherkkyys kehittyy, se luo hyvän pohjan jatkokehitykselle. Graniten riskienhallintaan tarjoamat ratkaisut ovat tuoneen Tampereen seurakuntien riskienhallintaan systemaattisuutta. Riskienhallintatyökalu, jossa jokainen korjaava toimenpide on vastuutettu tietylle henkilölle, huolehtii automaattisilla muistutuksilla, että riskit eivät jää käsittelemättä. Tämäkin on ominaisuus, jota taulukkolaskentaohjelmistoihin kootut riskirekisterit eivät pysty tarjoamaan. Automaattiset muistutusviestit lisäävät sopivalla tavalla painetta ottaa tunnistetut ja arvioidut riskit käsittelyyn ajallaan.
Granite kannustaa meitä selkeyteen ja määrätietoisuuteen.
Sami Kallioinen, Viestintäjohtaja, Tampereen seurakuntayhtymä
Graniten kanssa työskentely on myös ohjelmiston ulkopuolella tukenut riskienhallinnan kehittymistä Tampereen seurakunnilla. Graniten riskienhallintatyökaluihin kaivatut kehitystarpeet on huomioitu hyvin ja tarjottu myös asiantuntevaa konsultaatiota, joka on auttanut hahmottamaan Tampereen seurakuntien sisäisiä riskienhallintatavoitteita täsmällisemmin. Erittäin kiitettyjä ominaisuuksia ovat olleet Graniten mutkaton integroitavuus ja Single Sign-On, jonka avulla Granite on istunut erinomaisesti Tampereen Seurakunnilla käytössä olevaan Microsoft Teams -ryhmätyöskentelytyökaluun. Tällä ratkaisulla poistettiin jälleen yksi kompastuskivi, joka tekisi riskienhallinnasta hieman vähemmän mielekästä riskinhallintaan osallistuvien päälliköiden ja asiantuntijoiden keskuudessa.
Tuloksia käytännön riskienhallinnasta
Kun haluat tietää, miten riskienhallinta tuodaan osaksi liiketoiminnan strategiaa ja tulosohjausta käytännön tasolla, osallistu Graniten veloituksettomaan riskienhallintawebinaarin. Varaa paikkasi täällä!
Julkaistu 17.1.2020