EU:n uusi Whistleblower-direktiivi on herättänyt paljon keskustelua niin julkisen kuin yksityisen sektorin organisaatioissa. Tämä on ymmärrettävää, sillä EU:n Whistleblowing direktiivi, eli Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annettu direktiivi, on hyvin laaja. Minkälaisia väittämiä on kantautunut meidän korviimme uuteen direktiiviin liittyen?
1. “Säätelyä on jo ihan liikaa. Whistleblower-direktiivi vain vaikeuttaa asioita.”
On hyvin yleinen huoli, että direktiivi tuo mukanaan organisaatioiden toimintaan vaikuttavia vaateita. Huoli on sinällään ymmärrettävä, mutta jokseenkin perusteeton. Whistleblowing-direktiiving tarkoitus on tehostaa EU:n talousarvioon kohdistuvien petosten ja korruption ehkäisyä ja paljastamista. Toistaiseksi väärinkäytösten ilmoittajien suojelu on ollut jäsenvaltioissa epäyhtenäistä ja ilmoittajat eivät kaikissa tilanteissa ole saaneet kunnollista suojaa vastatoimia vastaan.
Huomattava osa hallinnollisen työn lisääntymiseen liittyvistä peloista heijastelee reaktioita viimeaikaisiin vaatimuksiin, kuten tulorekisteriin ja GDPR-tietosuojaan, jotka toivat mukanaan välttämättömiä velvoitteita.
Whistleblower-direktiivin osalta tilanne on kuitenkin hieman toinen. Julkisuudessakin on jo ennätetty nähdä muutamia esimerkkejä siitä, miten epäkohdista ilmoittaneet ovat joutuneet ajojahtien kohteiksi niin maailmalla kuin täällä kotimaassakin. Tarkoitus EU:n Whistleblowing -direktiivin taustalla on siis perusteltu.
Tietysti uudet asiat herättävät aina jonkin verran muutosvastarintaa, mutta jos tavoitteena on kehittää organisaatiokulttuuria avoimempaan suuntaan ja estää mahdolliset väärinkäytökset, on anonyymin, turvallisen ilmoittamisen mahdollistava ilmoituskanava tärkeä työkalu.
2. “Väärinkäytösilmoitukset hoituvat sähköpostilla, jos ei kasvotusten pysty kertomaan.”
Toinen monessa organisaatiossa vallalla oleva käsitys on, että anonyymit whistleblower -kanavat ovat tarpeettomia, koska samat asiat saadaan jo hoidettua muilla olemassa olevilla välineillä.
Harvinaisempi, mutta sitäkin huomionarvoisempi on toisinaan yrityksen johdossa esiin nouseva näkökulma, että yrityksessä ei tarvita tällaista työkalua, koska firmassa on niin hyvä työkulttuuri.
Vain murto-osa organisaatioista on tutkinut millään tavalla, onko ilmapiiri oikeasti niin hyvä, kuin oletetaan, ja onko ihmisten helppoa ja turvallista puhua esimerkiksi havaitsemistaan väärinkäytöksistä tai muista vaikeista asioista työpaikalla.
Nordic Business Ethics Surveyn kautta on tullut ilmi, että ihmiset näkevät paljon kaikenlaista epäeettistä toimintaa työpaikallaan, mutta eivät uskalla kertoa siitä eteenpäin. Tämän takia anonymiteetin suojaan whistleblower-ilmoituskanavan hankkiminen on erinomaisen hyvä asia.
Sähköpostit tai ei-tarkoituksenmukaiset ilmoituslomakkeet eivät takaa ilmoittajalle henkilöllisyyden suojaa, eivätkä niiltä osin täytä EU:n Whistleblowing-direktiivin vaatimuksia.
3. “Whistleblowing-kantelukanavat pilaavat yhteishengen ja työilmapiirin”
Hieman harvinaisempi, mutta sitäkin kärkkäämpi näkemys whistleblowing-direktiivistä ja anonyymien väärinkäytösilmoitusten tekemisestä on, että whistleblowing- ja vastaavat ”kantelukanavat” pilaavat organisaatioiden ja yritysten yhteishengen ja työilmapiirin. Näiden näkemysten taustalla vaikuttaa pelko, että ilmoituskanavan tuloksena työpaikalla alkaa kulumaan työaikaa kollegoiden epäilyyn ja kyttäämiseen.
Pelko on useimmiten turha ja helposti ratkaistavissa – avaimet tällaisen tilanteen ratkaisuun ovat johdon omissa käsissä. Ilman johdon aitoa sitoutumista kanava tuskin tulee olemaan kovin merkityksellinen organisaatiossa.
Graniten kokemuksen mukaan organisaatiossa, jotka ovat avanneet anonyymin ilmoituskanavan, yhteishengen kehitys on useimmiten nousujohtainen.
Anonyymien whistleblowing-ilmoitusten määräkin on ollut vallan vähäinen. Pelko siitä, että anonyymiin ilmoituskanavaan tulee valtavasti HR-liitännäisiä asioita tai ihmiset raportoivat siitä, kuinka he ovat kateellisia jollekin tai kokevat tulleensa kaltoinkohdelluiksi, ei ole oleellinen. Vaikka tämän tyyppisiä ilmoituksia kanavaan tulisikin merkittäviä määriä, niin tämäkin tieto on tärkeää organisaatiolle. Se saattaa kertoa siitä, että organisaatiossa kipuillaan ja kulttuuri yrityksessä ei ehkä olekaan yhtä hyvä, kuin on oletettu.
Kun tieto saadaan ilmoituskanavan avulla näkyväksi siihen voidaan puuttua. Omalla tekemisellä ja viestinnällä ratkaistaan paljon. Johdon aito sitoutuminen whistleblowing-kanavaan tekee siitä merkityksellisen ja tukee asianmukaisen käytön yleistymistä.
4. “Anonyymeistä ilmoituskanavista tulee kiusaamiskanavia. Piilosta huutelu on helppoa.”
Yleinen, whistleblowingia koskeva huolenaihe on, että anonyymejä ilmoituskanavia käytetään työpaikkakiusaamiseen.
Teorian tasolla tämä on tietysti mahdollista, ja asiasta on syytä olla tietoinen. Kiusaaminen ei luonnollisesti kuulu työpaikoille, ja kanava saattaakin mahdollistaa aivan päinvastaistakin, eli työpaikkakiusaamisen ilmi tuomista ilman pelkoa pahemmista seuraamuksista kiusatulle.
Hyvin usein uuden edessä, erityisesti tällaisissa vaatimustenmukaisuusasioissa katse kääntyy helposti teknisiin ratkaisuihin. Toki oikean toimintamallin toteuttaminen vaatii whistleblow-asioissa vaatimustenmukaista ratkaisua, mutta pelkkä anonyymi whistleblower kanava ei itsessään riitä.
Whistleblowing-kanavan käyttöönoton kannalta on tärkeää miten direktiivi ja erityisesti kanavan merkitys koulutetaan henkilöstölle. Anonyymin ilmoituskanavan asiallinen käyttö vaatii osaamista ja ymmärrystä siitä, mitä kanavaan ilmoitetaan ja mikä kuuluu toisaalle.
5. “Kuka nämäkin whistleblow-ilmoitukset sitten tutkii?”
EU:n Whistleblowing-direktiivi ei ainoastaan velvoita organisaatioita ja yrityksiä mahdollistamaan anonyymin ilmoittamisen, vaan ohjaa direktiiivin piiriin kuuluvia organisaatioita myös järjestämään ja suorittamaan whistleblower-ilmoitusten tutkinnan. Tässä mielessä kysymys siitä, kenen vastuulle epäillyistä väärinkäytöksistä tehtyjen ilmoitusten tutkiminen kuuluu on erittäin oleellinen.
Yleinen tapa on, että väärinkäytökset ja väärinkäytösepäilyjen tutkinta tehdään compliance-osastolla, lakipuolella tai talousosastolla. Tämän lisäksi monessa vastuullisuuden ja vaatimustenmukaisuuden vakavasti ottavassa organisaatiossa on myös täysin ulkopuolinen henkilö suorittamassa whitleblowing-ilmoituksen ensimmäisen arvion.
Tällä hetkellä kentällä velloo huolia, että tuleva whistleblowing-vihjekanava tulee käymään kuumana heti kun anonyymi ilmoittaminen mahdollistetaan. Näin tuskin käy, ja täyspäivätöitä whistleblowing-ilmoitusten tutkinnasta tuskin muodostuu yhdenkään organisaation sisälle. On suositeltavaa, että anonyymien ilmoitusten käsittelyprosessiin osallistuu useampi henkilö, eli teknisen whistleblower-kanavan lisäksi käsittely- ja tutkintaprosessia on syytä suunnitella ja harkita tarkkaan.
6. “Whistleblower-kanava on pelkkä uusi kuluerä, joka ei tuota yhtään mitään.”
Organisaation suhtautuminen whistleblower-direktiiviin ja sen mukanaan tuomiin vaatimuksiin on pitkälti arvokysymys. Jos organisaatio tavoittelee esimerkiksi edelläkävijyyttä, vastuullisuutta tai reiluutta, on vaikea nähdä että tämä direktiivi olisi näiden arvojen kanssa ristiriidassa.
Tosiasia on, että organisaatioissa tapahtuu väärinkäytöksiä. Tästä on laajalti kiistämätöntä näyttöä ja ajan myötä väärinkäytökset tulevat aina esiin. Anonyymi ilmoituskanava mahdollistaa virheisiin puuttumisen heti, ja tämä on usein merkittävä taloudellinen säästö yritykselle. Kun asioihin ei puututa, työntekijät voivat valittaa suoraan virkavallalle tai jopa medialle, mikä puolestaan voi tuoda yritykselle merkittävää taloudellista vahinkoa mainehaittojen ja muiden lieveilmiöiden mukana.
Nordic Business Ethics Surveyn tutkimuksessa näkyy selvästi, että hyvinvoivat työntekijät ovat myös tuottavampia. Yleensä työntekijä voi hyvin, kun hän pystyy työpaikallaan elämään arvojensa mukaista ja turvallista elämää. Jos näin ei ole, on tärkeää että hänellä on kanava, jonka kautta hän voi kertoa havaitsemistaan epäkohdista. On kuitenkin syytä muistaa, ettei tämän kanavan tulisi olla ainoa reitti saada ääntään kuuluviin.
Organisaatiolle on pelkästään eduksi, jos sen keskustelukulttuuri on avoin ja käytössä on muitakin kanavia. Whistleblowrer-kanavan antaman anonymiteetin pitäisi kuitenkin antaa suoja ilmoittajalle mahdollistaen asioista puhumisen. Organisaation kannalta whistleblower-kanava tuo paljon hyviä asioita nimenomaan maineenhallinnan kannalta, jotta pystytään etukäteen saamaan johdossa tietoa siitä, mitkä ovat kriittisiä asioita joihin pitää puuttua.
Vaikka anonyymin ilmoituskanavan vaikutus ei heti näkyisikään viivan alla, asian laiminlyöminen tai reagoimattomuus voi alati muuttuvalla markkinalla olla kohtalokasta.
7. “Ei anonyymin ilmoituskanava-asian kanssa kannata kiirehtiä.”
Vaikka pakko onkin usein se tehokkain oppi, on liiketoiminnallista laiskuutta jättää mahdollisuudet kehittää omaa toimintaa viimeiseen mahdolliseen tilanteeseen.
Mikä ihmeen Whistleblower-direktiivi?
Uuden lainsäädännön tarkoituksena on varmistaa, että henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista toimintaa erikseen määritellyillä EU:n oikeuden aloilla, voi ilmoittaa asiasta turvallisesti. Ilmoitukset koskevat useita unionin oikeuden aloja.
Sekä yksityisen että julkisen sektorin organisaatioissa tulee olla ilmiantokanava, jossa voi turvallisesti ilmoittaa väärinkäytöksistä. Yksityisellä sektorilla vaatimus koskee yrityksiä, joissa on vähintään 50 työntekijää. Julkisella sektorilla velvollisuus koskee esimerkiksi valtionhallintoa, alue- ja maakuntahallintoa sekä kuntia.
Direktiivi tulee pakolliseksi kaikissa yli 50 henkilön tai 10 miljoonan liikevaihdon organisaatioissa ja yrityksissä, 10 000 hengen kunnissa ja kaupungeissa sekä rahanpesulain piiriin kuuluvissa toiminnoissa. Nämä direktiivin vaatimukset täyttävä GDPR:n mukainen ja säännöllisesti auditoitu ilmoituskanava työkalu löytyy Graniten valikoimista nimellä Granite Whistleblow. Sen avulla voi luoda anonyymin ilmoituskanavan väärinkäytösilmoituksien tekemiseen, kerätä tietoa toiminnan vaikutuksista ja osoittaa vaatimustenmukaisuus automaattisen raportoinnin avulla.
Granite
Granite on tehnyt tietoturvallista, kotimaista softaa jo 15 vuotta, ja meihin luottavat niin yksityisen kuin julkisenkin sektorin toimintakriittiset tahot. Jos haluaisit kuulla lisää Graniten Whistleblowing-työkaluista, kurkkaa granite.fi/whistleblow.
Julkaistu 5.7.2021