Kestävyysraportoinnin digitalisoituminen etenee vauhdilla, ja erityisesti XBRL-tägäys ja XHTML-raportointi ovat tulossa olennaisiksi osiksi vaatimustenmukaista yritysviestintää. Huhtikuun webinaarissamme aihetta käsittelivät Kaisa Heikka (CtrlPrint) yhdessä Graniten Jukka Mäkitalon kanssa. Kaisa Heikalla on pitkä kokemus tilinpäätösraportoinnista ja digitaalisten raportointiformaattien soveltamisesta. Katso koko webinaari tästä!
XBRL-tägäys: rakenteinen tieto osaksi raportointia
XBRL (eXtensible Business Reporting Language) on kansainvälinen raportointikieli, jolla kestävyystiedot voidaan merkitä koneellisesti luettavaan muotoon. Tämä mahdollistaa tiedon hyödyntämisen automaattisesti esimerkiksi viranomaisten, rahoittajien ja analyytikoiden järjestelmissä. Mutta ennen kaikkea siitä on tulossa pakollinen osa CSRD-kestävyysraportointia.
Tägäyksessä ei kuitenkaan ole kyse vain teknisestä merkinnästä vaan myös sisällöllisestä rakenteistamisesta. ”XBRL mahdollistaa sen, että tietoa ei vain julkaista, vaan se on myös löydettävissä, tulkittavissa ja vertailtavissa”, Heikka tiivistää. Tämän ansiosta raportin käyttäjät voivat nopeasti kohdistaa huomionsa oleelliseen.
Kestävyysraportoinnin osalta tägäys kohdistuu ESRS-standardien mukaisiin tietoihin. Yrityksen vastuulla on huolehtia siitä, että raportin jokainen tieto yhdistetään oikeaan taksonomiakohtaan. Tämän voi tehdä tehokkaasti esimerkiksi käyttämällä työkaluja, jotka tukevat monia taksonomioita ja mahdollistavat tägäyksen osana normaalia raportointiprosessia.
XBRL mahdollistaa sen, että tietoa ei vain julkaista, vaan se on myös löydettävissä, tulkittavissa ja vertailtavissa.
XHTML-raportointi on enemmän kuin kaunis ulkoasu
XHTML on verkkoselainmuotoinen tiedostomuoto, joka toimii alustana XBRL-tägätyille raporteille. Käytännössä tämä tarkoittaa, että selaimessa avautuva raportti näyttää visuaalisesti tutulta, mutta sen taustalle on upotettu rakenteinen tieto. Raportti on siis samanaikaisesti luettavissa ihmiselle ja prosessoitavissa koneellisesti.
Heikan mukaan XHTML-raportin muodostaminen vaatii sekä muuntamisen että tagien teknisen integroinnin. ”Pelkkä tiedoston muuttaminen XHTML-muotoon ei vielä riitä. Tarvitaan erillinen työkalu, joka liittää tagit oikein koodiin.”
Valmis XHTML-raportti sisältää metatiedot kuten yrityksen tunnistetiedot, valuuttayksiköt, raportointijaksot ja datatyypit. Näin varmistetaan, että tieto on koneluettavaa ja vertailukelpoista myös Euroopan laajuisissa tietovarastoissa, kuten kehitettävässä ESAP-järjestelmässä.
Pelkkä tiedoston muuttaminen XHTML-muotoon ei vielä riitä. Tarvitaan erillinen työkalu, joka liittää tagit oikein koodiin.
Kuinka varmistetaan luotettavuus ja vaatimustenmukaisuus?
Vaikka direktiivit ja standardit luovat puitteet, raportoinnin käytännön toteutus jää yritysten vastuulle. Tämä koskee myös varmennusta. Kestävyysraportin sisältö ja sen tägäys on molemmat pystyttävä todentamaan. ”Tagien varmennus on täysin uusi alue – sitä ei ole vielä kukaan tehnyt käytännössä”, Heikka muistuttaa.
Sujuvan raportoinnin taustalla on selkeä roolitus ja aikataulutus. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen tuottamisesta vastaa usein talousosasto, mutta kestävyystiedot vaativat useiden osastojen yhteistyötä. Teknisesti pätevä raportti syntyy vain, jos tieto, esitystapa ja tägäys ovat linjassa keskenään.
Suositeltavaa on, että raportti kirjoitetaan ESRS-standardien rakenteen mukaisesti. Tällöin tägäys on selkeämpää ja lopputulos helpommin validoitavissa. Näin myös lukija hahmottaa nopeammin, mistä osioista raportti rakentuu.
Tyypillisimmät haasteet ja ratkaisut
Monelle organisaatiolle suurin haaste on tiedon hajautuneisuus. ESG-, HR- ja talousdata ovat usein eri järjestelmissä. Yksikään järjestelmä ei yksin tuota julkaisukelpoista materiaalia. Siksi raportointiprosessi tarvitsee työkalun, joka yhdistää datan, tekstin ja visuaalisuuden yhdeksi kokonaisuudeksi.
Toinen haaste liittyy muutosten hallintaan. Raportti elää lähes aina prosessin aikana. Numerot ja tekstit päivittyvät, ja mukana on useita sidosryhmiä tilintarkastajista viestintään. Siksi työkalun on tuettava iterointia, kommentointia ja viime hetken tarkistuksia saumattomasti.
Kolmanneksi: aikataulut ja lakisääteiset vaatimukset eivät aina kohtaa raportoinnin nykykäytäntöjen kanssa. Kestävyysasioita on saatettu raportoida aiemmin eri aikataulussa kuin tilinpäätöstä. Nyt nämä yhdistyvät, ja mukana on uusi ulottuvuus – digitaalinen varmennus.
Mistä lähteä liikkeelle digitaalisen raportoinnin kanssa?
Raportointiin kannattaa valmistautua arvioimalla oma nykytila: missä järjestelmissä tieto sijaitsee, miten raportointi on aikataulutettu ja millaisia ohjelmistoja tarvitaan. On myös tärkeää selvittää, kuinka digitaalinen raportointi saadaan saumattomaksi osaksi nykyistä prosessia, eikä irralliseksi lisätyövaiheeksi.
Heikka tiivistää tärkeimmän oppinsa vuosien varrelta: ”Yhteistyön merkitystä ei voi liikaa korostaa. Ilman poikkitoiminnallista yhteistyötä raportoinnista tulee helposti siiloutunutta ja raskaasti hallittavaa.”
Digitaalinen raportointi on tulevaisuutta. Juttele asiantuntijoidemme kanssa ja tutustu Graniten CSRD-työkaluihin.
Julkaistu 11.4.2025