Kuinka riskienhallintajärjestelmän käyttöönotto voidaan toteuttaa tehokkaasti organisaation omat prosessit huomioiden? Entä miten riskienhallintajärjestelmän jalkauttaminen koko organisaatioon onnistuu käytännössä? Rauma Marine Constructionsin Sonja Pullinen kertoi webinaarissamme, miten heidän organisaationsa on vastannut näihin kysymyksiin Graniten työkaluilla. Katso koko webinaari täältä!
Hyvin valmisteltu on puoliksi tehty
Rauma Marine Constructionsilla eli RMC:llä riskienhallinnan kehitystyön alkutaipaleella asetettiin selkeät kulmakivet. Riskienhallinnasta ei haluttu luoda raskasta ja irrallista prosessia, vaan se pyrittiin sisällyttämään osaksi olemassa olevaa johtamisjärjestelmää, toimintoja, prosesseja ja käytäntöjä. Tärkeää oli tehdä asioita oikeaan tarpeeseen ja hyödyntäen jokaisen työntekijän asiantuntemusta. Riskejä haluttiin tunnistaa järkevällä aikavälillä eteenpäin katsoen, välttäen liiallista murehtimista kaukaisista tulevaisuuden tapahtumista.
Suunnitteluvaiheessa RMC panosti yrityksen tarpeiden ymmärtämiseen ja sellaisen työkalun luomiseen, joka tukee toimintaa eikä ole irrallinen lisätyö. Tavoitteena oli, että jokainen henkilöstön jäsen tunnistaisi työkalun hyödyn ja käyttötarpeen. Kaikilla RMC:n työntekijöillä on pääsy Granite-järjestelmään, mikä korostaa riskienhallinnan viemistä koko organisaation tasolle. Pullisen mukaan tämä on lisännyt henkilöstön kokemusta siitä, että heidän mielipiteillään on merkitystä ja heitä arvostetaan.
Tiedon jalkauttaminen ja koulutuksen rooli
Koulutuksella oli keskeinen rooli riskienhallintaprosessin jalkauttamisessa. Tavoitteita olivat ihmisten oppiminen ja samaistuminen aiheeseen, mahdollisuus kysyä ja antaa kehitysideoita, vuorovaikutus, sekä osallistaminen ja turvallisen ilmapiirin luominen, jossa kaikkien ajatukset ovat arvokkaita. Samaistuttavuutta aiheeseen lisäsivät myös tiimi- ja alakohtaisten esimerkkien käyttö sekä ymmärrettävä kieli ilman vaikeita sanoja tai lyhenteitä.
Vaikka varsinaista vastarintaa ei ilmennyt, koulutuksissa nousi esille kysymyksiä työkalun tarkoituksesta. Näihin saatiin yhteisymmärrys selittämällä järjestelmän tarvetta. Käyttöoikeudet Graniten järjestelmään myönnettiin vain koulutuksen kautta. Tällä varmistettiin, että kaikki ymmärtävät ohjelman tarkoituksen ennen kuin he saavat siitä tulevia ilmoituksia sähköpostiinsa.
”Riskisalaatin” välttämiseksi riskikoordinaattoreilla on tärkeä rooli tiimiensä riskilistojen seurannassa. Koulutuksessa annettiin ohjeet riskien kirjaamiseen, mikä auttaa varmistamaan laadukkaampaa tietoa. Henkilöstöä osallistetaan ratkaisujen ideointiin siten, että riskillä on omistaja ja hallintakeinoja ideoidaan yhdessä asiaan parhaiten perehtyneiden asiantuntijoiden kanssa.
Mitä prosessista on opittu?
Oppina Pullinen nosti esiin johdon tuen ehdottoman tärkeyden, käyttöönottovaiheen resursoinnin harkinnan ja koulutuksen rennon ilmapiirin merkityksen oppimisen ja osallistumisen edistämisessä. Riskienhallinnan rooli johtamisjärjestelmien joukossa on luontevaa, kun johto ja tiimipäälliköt voivat tarvittaessa tarkistaa Granite-järjestelmästä liiketoiminnan ja omien tiimien merkittävimmät riskit. Rakenne organisaatiossa on vastuuyksikkötyyppinen, mikä auttaa hallitsemaan riskien lokerointia. Riskikoordinaattorit toimivat oman toimensa ohessa asiantuntijoina riskien tunnistamisessa ja
kirjaamisessa.
Kaiken kaikkiaan RMC:n kokemukset osoittavat, että riskienhallintajärjestelmän onnistunut jalkauttaminen vaatii huolellista suunnittelua, panostusta koulutukseen, aktiivista viestintää ja koko
organisaation sitouttamista. Sonja Pullisen jakamat oivallukset tarjoavat arvokkaita näkökulmia muillekin organisaatioille, jotka ovat vastaavan haasteen edessä.
Haluatko keskustella asiantuntijamme kanssa lisää siitä, millaisista riskienhallinnan ratkaisuista organisaationne hyötyisi eniten tulevaisuudessa?
Varaa aikasi täältä!
Julkaistu 21.3.2025