Liiketoiminnan kehittäminen vaatii oikean asenteen lisäksi myös investointeja. Systemaattisen kehitystyön edut tunnustetaan lähes jokaisen organisaation kaikilla asteilla, mutta sitä tukevan oikean tietojärjestelmävalinnan tekeminen on useimmiten hyvinkin haastava toimenpide. Vaikka tavoitteet olisivatkin tarkasti määritettyjä, niihin kuljettavasta reitistä on kohtalaisen paljon erimielisyyttä.
Tämän vuoksi tietyn osa-alueen kehityksestä vastaava henkilö joutuu joskus tyytymään mielestään muuhun kuin parhaaseen ratkaisuun. Huolimatta siitä, että sekä vastaavalla henkilöllä että yrityksen johdolla on yhtenäiset päämäärät, arvostukset vaihtelevat. Tämä on luonnollista, koska kehityksestä vastuussa olevan henkilön tarpeet ovat hyvin erilaisia kuin hankintapäätöksen tekevän tahon.
Seuraavassa muutama vinkki siihen, mitä sinunkin esihenkilösi odottaa liiketoiminnan kehitykseen tarkoitetulta tietojärjestelmältä. Nämä pointit mielessä pitämällä tietojärjestelmän valinta käy sujuvasti ja kustannustehokkaasti.
1. Kaikki päätöksen tekoon tarvittavat tiedot löytyvät yhdestä paikasta
Digitalisaatio on tuonut mukanaan todella mittavan valikoiman mitä erilaisempia ratkaisuja, joiden avulla kehitystyötä on mahdollista tehdä. Monet näistä digitaalisista palveluista keskittyvät ratkaisemaan kuitenkin vain jotain hyvin täsmällisesti määriteltyä ongelmaa.
Kehityksen haasteet sijaitsevat kuitenkin varsin laajalla alueella. Osa voi olla itsestään selviä, kun taas toiset sijaitsevat harvemmin tarkastelun kohteena olevilla alueilla.
Kaikki pitäisi kuitenkin huomioida jollain tavalla, mikä tarkoittaa, että hyvin nopeasti käytössä on lukematon määrä erilaisia täsmätyökaluja. Tästä seuraa, että kehitystyöstä vastaavien henkilöiden pitää varsinaisen kehitystyön tekemisen lisäksi kerätä erikseen päätöksenteossa auttavat tiedot käsiteltäviksi.
Paras vaihtoehto onkin valita sellainen työkalu, joka kerää kaiken tarvittavan tiedon yhteen paikkaan. Tiedon vaivaton saavutettavuus ominaisuus, jota jokainen päätöksentekijä osaa arvostaa.
2. Näkyvyys käytännön toimenpiteisiin mahdollistaa resursoinnin
Ohjelmistoja ja tietojärjestelmiä päätoimenkuvakseen käyttäviä kiinnostaa luonnollisesti niiden käytettävyys, käyttöjärjestelmän hienostuneisuus ja erilaiset toiminnot, joita sillä voi suorittaa.
Päätöksentekijä kuitenkin katselee liiketoimintaa hieman eri näkövinkkelistä. Päätöksen teko vaatii tuekseen ajankohtaista tietoa, mutta se ei kuitenkaan ole ainoa tiedon ominaisuus, joka merkitsee. Myös tiedon laadulla on väliä.
Parhaimmissa tapauksissa liiketoiminnan kehitystyökalut luovat näkyvyyden kehityskohteiden lisäksi myös toimenpiteisiin, joita niihin on kohdennettu. Ei ole esimerkiksi mitään hyötyä kerätä läheltä piti- ja poikkeamailmoituksia, jos tietojärjestelmän avulla ei kyetä näkemään, mistä vaaratilanteet johtuvat, mitä tilanteen parantamiseksi aiotaan tehdä tai miten nämä kehitystoimenpiteet edistyvät. Näin resursointipäätökset on mahdollista kohdentaa täsmällisesti ja tehokkaasti tärkeimpiin kehityskohteisiin.
Tietojärjestelmä, joka yhdistää käytettävyyden ajantasaiseen tilannekuvaan on paras vaihtoehto niin käyttäjän kuin päätöksentekijänkin kannalta.
3. Yhteneväiset raportointikäytännöt tukevat priorisointia
Raportointi on monien mielestä pakollinen paha, jota mielellään vältellään niin pitkään kuin mahdollista. Mitattavat tulokset tavataan nähdä ennemmin ikävinä syytöksinä kuin mahdollisuutena löytää kehityskohteita, joiden osalta voitaisiin onnistua entistäkin paremmin.
Kehitystä voi tapahtua ilman seurantaa ja raportointiakin, mutta silloin se on ennen kaikkea onnenkauppaa.
Raportointi on kieli, jolla käytännön toimenpiteet ja päätöksentekijät kommunikoivat. Siksi on ensiarvoisen tärkeää, että ne käyttävät samaa sanastoa, mittauspisteitä ja mittareita.
Toimenpiteiden priorisointi on mahdollista vain silloin, kun eri kehitysalueita voidaan arvioida samalla tavalla. Ilman yhteneväisiä raportointikäytänteitä päätöksentekoa rasittavat kuolleet kulmat, ennakkoasenteet ja vääristymät.
Lyhyesti
Tietojärjestelmän hankinnasta päättävää elintä kiinnostavat seuraavat asiat:
- Kaikki päätöksentekoa tukevat tiedot löytyvät helposti samasta paikasta.
- Resursoinnin tueksi tarvitaan ajantasainen tilannekuva kehityskohteista.
- Yhteneväiset raportointitavat mahdollistavat kehityskohteiden asettamisen tärkeysjärjestykseen.
Julkaistu 19.11.2018