Kokemus pohjana sujuvissa käyttöönotoissa

Meille Granitella on tärkeää, että käyttöönotot sujuvat asiakkaan kannalta mahdollisimman virtaviivaisesti ja asiakkaan tarpeet tulevat huomioiduksi. Graniten käyttöönottoprojektit ovatkin keskimäärin varsin nopeita, sillä kyseessä on valmiin softan käyttöönotto ja konfigurointi, ei ohjelmistoprojekti. Nopeimmillaan olemme saaneet tehtyä käyttöönottoja yhdessä päivässä, mutta tyypillisesti käyttöönottoon kannattaa varata laajuudesta riippuen noin kuukausi kalenteriaikaa.

Meiltä löytyy paljon kokemusta käyttöönottojen tekemisestä ja hyödynnämme riskienhallinnan ja turvallisuuden saralla paljon best practices -käytäntöjä, joiden avulla sujuvoitamme prosessia entisestään. Lisäksi lähtökohtana on aina, että pystymme mukautumaan asiakkaan tarpeisiin. Tuemme asiakasta prosessin kaikissa vaiheissa ja tarvittaessa myös ohjaamme oikeaan suuntaan, eikä asiakkaalta vaadita juuri lainkaan teknistä osaamista. Meille on tärkeää pitää asiakkaistamme huolta myös varsinaisen käyttöönottoprojektin päätyttyä ja tarjota tukea aina silloin, kun sitä tarvitaan.

Käyttöönottoprojektin kulku

Kun käyttöönottoprojekti aloitetaan, saa asiakas myyjältä tiedon projektipäälliköstä, joka on vastuussa projektin kulusta. Projektipäällikkö ottaa vikkelästi yhteyttä asiakkaaseen ja sopii käyttöönottoprojektin aloituspalaverin ajankohdan. Aloituspalaverissa keskustellaan asiakkaan tarpeista ylätasolla. Ennen aloituspalaveria projektipäällikkö ja myyjä tekevät sisäisen handoverin, jossa myyjä taustoittaa kaikki jo käydyt keskustelut ja esiin tulleet asiakastarpeet projektipäällikölle. Näin keskustelu aloituspalaverissa saadaan käyntiin mahdollisimman jouhevasti.

Alussa käydään läpi kevyt projektisuunnitelma, jolloin asiakas voi kommentoida ja toivoa muutospyyntöjä ilman huolta lisäkustannuksista. Palvelun sovitut konfiguroinnit ja muutokset toteutetaan kahdella iteraatiokierroksella. Teemme ensimmäisen version, jota asiakas testaa ja antaa testauksen perusteella kommenttinsa. Kommenttien pohjalta teemme toisella kierroksella tarvittavat muutokset. Kun käyttöönotto on suoritettu, siirtyy asiakkaan ensisijainen yhteyshenkilö Granitella projektitiimiltä asiakkuudenhallintatiimille.

Meillä on paljon kokemusta hyvin erityyppisistä asiakkaista, ja sen ansiosta osaamme hyvin lukea uusien asiakkaidemme tarpeita. Pystymme usein jo asiakkaan antamien esitietojen perusteella tekemään teknisen käyttöönoton ja konfiguroimaan järjestelmän valmiiksi. Yhdessä keskusteltaviksi jäävät esimerkiksi käyttöönoton lanseerauksen laajuus, käyttöönoton läpivienti organisaatiotasolla sekä pääkäyttäjäkoulutuksen kohderyhmä. Lisäksi asiakkaan toiveiden mukaan toteutetaan konfigurointia, kuten riskiasteikkojen ja riskiluokittelujen mukauttamista.

Asiakkaan tulisi pohtia seuraavia asioita:

• Minkälainen riskien arvioinnin kohderakenne on?
• Käyttäjät: koko organisaation henkilöstö vai tietyt käyttäjät?
• Minkälaiset käyttöoikeudet tarvitaan?

Keskimäärin käyttöönottoprojektit saadaan vietyä loppuun aloituspalaverin, välipalaverin ja pääkäyttäjäkoulutuksen voimin. Esimerkiksi pörssiyhtiöiden ollessa kyseessä voidaan palavereita pitää enemmänkin, jolloin voidaan keskustella erillisissä tilaisuuksissa tarkemmin esimerkiksi käyttöoikeuksista ja niiden laajuudesta, kohderakenteesta sekä palvelun konfiguroinnista ja pohtia yhdessä parhaita mahdollisia ratkaisuja yrityksen tarpeisiin.

Joustavalla järjestelmällä ja projektilla heti tehokkaaseen käyttöön

Asiakkaiden tyypillisimpiin huolenaiheisiin kuuluu käyttöönottovaiheessa tehtyjen päätösten lopullisuus. Järjestelmä on kuitenkin hyvin joustava, ja muutoksia voidaan tehdä myös jälkeenpäin eli mikään ei ole kiveen hakattua. Me Granitella toivommekin asiakkaan olevan meihin yhteydessä, jos havaitsee, ettei jokin toimi tai vastaa asiakkaan tarpeita. Käyttöönoton kustannukset on hinnoiteltu etukäteen, eikä meidän kanssamme tarvitse murehtia sitä, että käyttöönottovaiheessa (tai myöhemminkään) asiakkaan suuntaan aiheutuu piilokustannuksia.

Yleinen mietinnän aihe on myös käyttöönoton suorittavan porukan koko. Jos käyttöönotto aloitetaan pienemmällä porukalla, on käyttäjäryhmää kuitenkin helppo laajentaa jälkeenpäin, ja tämä onkin asiakkaidemme kesken hyvin yleinen toimintatapa.

Käyttöönottoprojektin päätyttyä asiakkuudenhallintatiimimme pitää asiakkaasta huolta ja tarjoaa tarvittaessa tukea ja esimerkiksi tietoa uusista päivityksistä. Asiakas ei siis missään vaiheessa jää yksin, vaikka itse käyttöönotto olisikin jo saatu maaliin. Tarvittaessa annamme vinkkejä siihen, kuinka henkilöstöä voi kannustaa uuden järjestelmän käyttöönottoon. Asiakkaan niin toivoessa järjestämme käyttöönoton jälkeen koko henkilöstölle esittelyn liittyen ohjelmistoon ja sen toimintaan.