Ilman sen syvempiä opintoja jokainen ymmärtää mitä jatkuvuudenhallinta tarkoittaa. Vihje löytyy otsikosta — There’s no business like continuing business! Jos toiminta ei jatku, ei toimintaa ole. Sen syvällisempiin filosofisiin pohdiskeluihin ei sovi ryhtyä, ei ainakaan työajalla. Mutta myös sen ulkopuolella on hyvä ymmärtää, ettei yksikään katastrofi porskuta porstuaan koputtaen ensin kohteliaasti oveen. Olit valmis tai et, se tulee niin että salamat kimpoilee. Olipa kyseessä luonnonkatastrofi, kyberhyökkäys tai hyvä vanhanaikainen sähkökatkos, kaaos voi iskeä milloin tahansa. Silloin tarvitaan jatkuvuudenhallintaa. Jatkuvuudenhallinnan ytimessä on taito varmistaa, että yrityksesi ei murene mene myrskyssä lanaan kuin syysmyrskyssä kyhätty korttitalo. Jatkuvuudenhallinnan avulla et ainoastaan valmistaudu pahimpaan, vaan varmistat myös, että yrityksesi voi jatkaa menestymistä kaaoksen keskellä kuin sen jälkeenkin.

Pidä siis huivistasi kiinni, hyvä lukija, kun sukeltaamme liiketoiminnan jatkuvuuden hallinnan hamaan huomaan.

Jatkuvuudenhallinta, que ce c’est?

Liiketoiminnan jatkuvuuden hallinta, eli jatkuvuudenhallinta (Business Continuity Management, BCM) on prosessi, jonka tavoitteena on varmistaa, että yritykset ja organisaatiot kykenevät jatkamaan toimintaansa häiriö- ja keskeytystilanteissa. Jatkuvuudenhallintaan kuuluu uhkien tunnistaminen ja niiden vaikutusten arviointia, mutta myös kriisinhallinnan periaatteiden määrittelyä, liiketoiminnan jatkuvuus- ja toipumissuunnittelmien kehittämistä. Nämä ovat tärkeitä osia jatkuvuudenhallinnan prosessissa ja ne tähtäävät häiriö- ja keskeytystilanteiden minimoimiseen ja normaalin toiminnan palauttamiseen mahdollisimman nopeasti.

Jatkuvuudenhallinta auttaa yrityksiä ja organisaatiota valmistautumaan ja varautumaan odottamattomiin tilanteisiin, ja se on erittäin tärkeää kaikille organisaatioille, jotta ne pystyvät jatkamaan toimintaansa ja palvelemaan asiakkaitaan poikkeustilanteissa. Jatkuvuudenhallinnan prosessien luominen, ylläpito, testaaminen ja kehittäminen on kriittinen tekijä nykyaikaisessa liiketoimintaympäristössä ja suositeltavaa kaikille yrityksille, sillä se auttaa varmistamaan toiminnan jatkuvuuden.

Jatkuvuudenhallinnan keskeisiä osia ovat riskien ja ennen kaikkea uhkien tunnistaminen ja arviointi, niiden liiketoimintavaikutusten analysointi, jatkuvuuden suunnittelu ja tapauksiin reagoiminen. Riskien ja uhkien arviointiprosessissa tunnistetaan organisaatiolle mahdolliset riskit, kuten erilaiset luonnonkatastrofit, kyberhyökkäykset tai toimitusketjuun kohdistuvat häiriöt. Liiketoiminnan vaikutusanalyysiä (Business Impact Analysis, BIA) käytetään arvioimaan näiden riskien mahdollisia vaikutuksia organisaatioon ja sen toimintaan, mukaan lukien taloudelliset tappiot, mainehaitat ja asiakkaiden luottamuksen menetys.

Jatkuvuussuunnittelu on jatkuvuudenhallinnan prosessi, jossa kehitetään suunnitelmia ja menettelytapoja, joiden tarkoituksena on minimoida mahdollisten häiriötilanteiden vaikutukset toimintaan ja palauttaa toiminta normaalille tasolle mahdollisimman nopeasti. Jatkuvuussuunnitteluun sisältyy kriittisten liiketoimintatoimintojen ja niitä tukevien resurssien tunnistaminen sekä viestintäsuunnitelman kehittäminen työntekijöiden, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien tiedottamiseksi mahdollisessa häiriö- tai poikkeustilanteessa.

Poikkeamanhallinta ja poikkeamiin reagointi on jatkuvuussuunnitelman käytännön prosessi, jonka tarkoituksena on jatkuvuussuunnitelman aktivointi ja toimeenpanot häiriötilanteessa. Jatkuvuussuunnitelmaan kuuluu toimintamallit häiriötilanteissa toimimiselle, sidosryhmäkommunikointiin ja toipumistoimenpiteiden toteuttamiselle.

Jatkuvuudenhallinta on jatkuva prosessi, joka vaatii säännöllistä uudelleentarkastelua ja päivittämistä. Onnistuneen jatkuvuudenhallinnan kannalta on tärkeää, että jatkuvuudenhallinnan suunnitelmat ja menettelytavat ovat ajan tasalla. On myös erittäin tärkeää, että jatkuvuudenhallinnan prosessia testataan ja harjoitellaan säännöllisesti. Näin pidetään huoli riittävästä valmiustasosta mahdollisessa häiriötilanteessa.

Yleisiä haasteita jatkuvuudenhallinnan kehittämiselle

Vaikka jatkuvuuden hallinta on tärkeää kaikille yrityksille ja organisaatioille sen kehittäminen ei aina suju toivotulla tavalla. Eräs yleisimmistä haasteista jatkuvuudenhallinnalle on riskien ja uhkien tunnistaminen ja arvioiminen. Jatkuvuuden hallinnan kannalta on tärkeää, että riskit ja uhat tunnistetaan, mutta tämä voi olla vaikeaa, koska liiketoimintaa uhkaavat mahdolliset häiriöt voivat tulla useista lähteistä ja niillä voi olla monenlaisia vaikutuksia. Säännöllisyys on avaintekijä jatkuvuudenhallinnan prosessissa. Säännölliset riskiarvioinnit auttavat tunnistamaan uusia uhkia joiden pohjalta jatkuvuudenhallinnan suunnitelmia voidaan päivittää.

Tehokas viestintä on toimivan jatkuvuudenhallinnan kulmakivi, ja siksi jatkuvuudenhallinnan prosesseja kehittäessä organisaatioiden onkin syytä kiinnittää huomiota viestintään niin sisäisesti kuin ulkoisestikin. Poikkeus- ja häiriötilanteet saattavat tehdä viestinnästä haastavaa, koska usein koska työntekijät voivat olla hajallaan ja viestintäjärjestelmät voivat olla poissa käytöstä. Varaviestijärjestelmät ja säännöllisten hätäviestintätoimenpiteiden harjoittelu parantaa jatkuvuusvalmiutta.

Jatkuvuuteen ja sen hallintaan liittyy merkittävästi myös henkilöstöön kohdistuvat riskit ja uhkat. Näistä merkittävimpiä on sen varmistaminen, että avainhenkilöt ovat käytettävissä häiriötilanteiden aikana. Tämä voi olla vaikeaa, koska avainhenkilöt voivat olla poissa sairauden, loman tai muiden syiden vuoksi. Organisaatioiden onkin syytä kehittää varasuunnitelma avainhenkilöiden saavuttamattomuuden varalle ja pitää huoli että avainhenkilöiden yhteystiedot ovat ajan tasalla.

Nykyaikaisessa toimintaympäristössä organisaatioiden toiminta on monien eri palveluiden varassa. Siksi jatkuvuudenhallinnan on erittäin tärkeää vastata haasteisiin, joita mahdollinen poikkeus- tai häiriötilanne tuo kriittisten järjestelmien ja palveluiden ylläpitoon häiriötilanteiden aikana. Riippuen häiriöiden luonteesta ja laajuudesta häiriötilanteesta palautuminen voi olla vaativa prosessi, miksi organisaatioiden palautumissuunnitelmissa tuleekin kiinnittää erityistä huomiota kriittisten järjestelmien ja palveluiden ylläpitoon sekä testaamalla ja päivittämällä näitä suunnitelmia säännöllisesti.

Vinkkejä parempaan jatkuvuudenhallintaan:

1. Tee säännöllisiä riskinarviointeja: Organisaatioon kohdistuvien mahdollisten riskien tunnistaminen on jatkuvuudenhallinnan ensimmäinen askel. Organisaation riskiprofiilin säännöllinen arviointi ja päivittäminen auttaa tunnistamaan uusia riskejä ja varmistamaan, että olemassa olevat riskit ovat edelleen ajankohtaisia ja merkittäviä.
   Ota kaikki organisaation tasot mukaan jatkuvuudenhallintaan: Jatkuvuudenhallinnan ei pitäisi olla vain yhden osaston tai organisaation tason vastuulla. Työntekijöiden osallistuminen prosessiin organisaation kaikilla tasoilla auttaa varmistamaan, että jokainen ymmärtää roolinsa ja jatkuvuudenhallinnan merkityksen.
   Testaa ja päivitä jatkuvuussuunnitelmat säännöllisesti: Jatkuvuussuunnitelmia tulee testata ja päivittää säännöllisesti sen varmistamiseksi, että ne ovat ajan tasalla ja asiaankuuluvia. Jatkuvuussuunitelmien päivittämiseen kuuluu viestintäsuunnitelmien, poikkeamanhallinnan prosessien ja palautussuunnitelmien testaamisen.
   Kouluta työntekijöitä jatkuvuudenhallintaan: Työntekijöitä tulee tiedottaa ja kouluttaa jatkuvuudenhallintaan liittyvistä rooleista ja vastuista poikkeus- ja häiriötilanteissa sekä organisaation jatkuvuussuunnitelmista ja toimintamalleista.
   Tee kriisiviestintäsuunnitelma: Häiriön sattuessa on tärkeää, että sinulla on kriisiviestintäsuunnitelma, joka tiedottaa tilanteesta työntekijöille, asiakkaille ja muille sidosryhmille. Tämä voi auttaa minimoimaan häiriötilanteen vaikutukset ja palauttamaan normaalit toiminnot mahdollisimman nopeasti.
   Seuraa ja paranna jatkuvasti: Jatkuvuudenhallintaan kuuluu jatkuva seuranta ja parantaminen. Jatkuvuudenhallinnan prosessien tehokuutta ja toimivuutta tulee tarkastella ja arvioida säännöllisesti ja tehdä tarvittavat muutokset ja parannukset, että toiminnot ja toimintamallit vastaavat muuttuvan liiketoimintaympäristön vaatimuksiin.
   Kokeile Graniten jatkuvuudenhallinnan työkaluja. Graniten työkalujen varaan rakentuu yhdenmukaisesti kehittyvä jatkuvuudenhallinta. Lue lisää!

Yhteenveto

Kaiken kaikkiaan jatkuvuudenhallinnan parantaminen edellyttää säännöllisiä arviointeja, testausta, koulutusta ja organisaation kaikilla tasoilla. On tärkeää, että organisaatiolla on omat toimintamallit, niistä vastaava tiimi ja kriisiviestintäsuunnitelma. Jatkuvuudenhallinnan tilanteen jatkuva seuranta ja parantaminen on avainasemassa kun halutaan varmistaa, että organisaatio on valmis reagoimaan mahdollisiin häiriöihin.

Tuloksia käytännön riskienhallinnasta

Kun haluat tietää miten riskienhallinta tuodaan osaksi liiketoiminnan strategiaa ja tulosohjausta käytännön tasolla osallistu Graniten veloituksettomaan riskienhallintawebinaarin. Varaa paikkasi täällä!

Kirjoittanut
Antti Pekkala
LinkedIn