Olipa kyseessä luonnonkatastrofi, kyberhyökkäys tai vanha kunnon sähkökatkos, voi yritystoimintaa uhkaava poikkeustilanne iskeä milloin tahansa. Silloin tarvitaan jatkuvuudenhallintaa. Jatkuvuudenhallinnan ytimessä on taito varmistaa, että yritykselläsi on tietotaidot ja resurssit mahdollisten poikkeustilanteiden hallintaan sekä niiden jälkeiseen toiminnan uudelleenrakentamiseen. Jatkuvuudenhallinnan avulla et ainoastaan valmistaudu pahimpaan, vaan varmistat myös, että yrityksesi voi jatkaa menestymistä niin kaaoksen keskellä kuin sen jälkeenkin.
Jatkuvuudenhallinta, mitä se on?
Liiketoiminnan jatkuvuuden hallinta, eli jatkuvuudenhallinta (Business Continuity Management, BCM) on prosessi, jonka tavoitteena on varmistaa, että yritykset ja organisaatiot kykenevät jatkamaan toimintaansa häiriö- ja keskeytystilanteissa. Jatkuvuudenhallintaan kuuluu uhkien tunnistaminen ja niiden vaikutusten arviointia, mutta myös kriisinhallinnan periaatteiden määrittelyä sekä liiketoiminnan jatkuvuus- ja toipumissuunnittelmien kehittämistä. Nämä ovat tärkeitä osia jatkuvuudenhallinnan prosessissa ja tähtäävät häiriö- ja keskeytystilanteiden minimoimiseen ja normaalin toiminnan palauttamiseen mahdollisimman nopeasti.
Jatkuvuudenhallinta auttaa yrityksiä ja organisaatiota valmistautumaan ja varautumaan odottamattomiin tilanteisiin. Tämä on erityisen tärkeää, sillä asiakkaita pitää voida palvella myös poikkeustilanteissa. Jatkuvuudenhallinnan prosessien luominen, ylläpito, testaaminen ja kehittäminen on kriittinen kokonaisuus nykyaikaisessa liiketoimintaympäristössä ja suositeltavaa kaikille yrityksille, sillä se auttaa varmistamaan toiminnan saumattoman jatkuvuuden tilanteessa kuin tilanteessa.
Jatkuvuudenhallinnan keskeisiä osia ovat riskien ja ennen kaikkea uhkien tunnistaminen ja arviointi, niiden liiketoimintavaikutusten analysointi, jatkuvuuden suunnittelu ja tapauksiin reagoiminen. Riskien ja uhkien arviointiprosessissa tunnistetaan organisaatiolle mahdolliset riskit, kuten erilaiset luonnonkatastrofit, kyberhyökkäykset tai toimitusketjuun kohdistuvat häiriöt. Liiketoiminnan vaikutusanalyysiä (Business Impact Analysis, BIA) käytetään arvioimaan näiden riskien mahdollisia vaikutuksia organisaatioon ja sen toimintaan, mukaan lukien taloudelliset tappiot, mainehaitat ja asiakkaiden luottamuksen menetys.
Jatkuvuussuunnittelu on jatkuvuudenhallinnan prosessi, jossa kehitetään suunnitelmia ja menettelytapoja, joiden tarkoituksena on minimoida mahdollisten häiriötilanteiden vaikutukset toimintaan ja palauttaa toiminta normaalille tasolle mahdollisimman nopeasti. Jatkuvuussuunnitteluun sisältyy kriittisten liiketoimintatoimintojen ja niitä tukevien resurssien tunnistaminen sekä viestintäsuunnitelman kehittäminen työntekijöiden, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien tiedottamiseksi mahdollisessa häiriö- tai poikkeustilanteessa.
Poikkeamanhallinta ja poikkeamiin reagointi on jatkuvuussuunnitelman käytännön prosessi, jonka tarkoituksena on jatkuvuussuunnitelman aktivointi ja toimeenpanot häiriötilanteessa. Jatkuvuussuunnitelmaan kuuluu toimintamallit häiriötilanteissa toimimiselle, sidosryhmäkommunikointiin ja toipumistoimenpiteiden toteuttamiselle.
Jatkuvuudenhallinta on jatkuva prosessi, joka vaatii säännöllistä uudelleentarkastelua ja päivittämistä. Onnistuneen jatkuvuudenhallinnan kannalta on tärkeää, että jatkuvuudenhallinnan suunnitelmat ja menettelytavat ovat ajan tasalla. On myös erittäin tärkeää, että jatkuvuudenhallinnan prosessia testataan ja harjoitellaan säännöllisesti. Näin pidetään huoli riittävästä valmiustasosta mahdollisessa häiriötilanteessa.
Mitkä ovat yleisiä haasteita jatkuvuudenhallinnan kehittämiselle?
Vaikka jatkuvuuden hallinta on tärkeää kaikille yrityksille ja organisaatioille, ei sen kehittäminen aina suju toivotulla tavalla. Eräs yleisimmistä haasteista jatkuvuudenhallinnalle on riskien ja uhkien tunnistaminen ja arvioiminen. Jatkuvuuden hallinnan kannalta on tärkeää, että riskit ja uhat tunnistetaan, mutta tämä voi olla vaikeaa, koska liiketoimintaa uhkaavat mahdolliset häiriöt voivat tulla useista lähteistä ja niillä voi olla monenlaisia vaikutuksia. Säännöllisyys on avaintekijä jatkuvuudenhallinnan prosessissa. Säännölliset riskiarvioinnit auttavat tunnistamaan uusia uhkia joiden pohjalta jatkuvuudenhallinnan suunnitelmia voidaan päivittää.
Tehokas viestintä on toimivan jatkuvuudenhallinnan kulmakivi, ja siksi jatkuvuudenhallinnan prosesseja kehittäessä organisaatioiden onkin syytä kiinnittää huomiota viestintään niin sisäisesti kuin ulkoisestikin. Poikkeus- ja häiriötilanteet saattavat tehdä viestinnästä haastavaa, koska monissa tilanteissa työntekijät voivat olla fyysisesti eri toimitiloissa ja viestintäjärjestelmät voivat olla poissa käytöstä. Varaviestijärjestelmät ja säännöllisten hätäviestintätoimenpiteiden harjoittelu parantaa jatkuvuusvalmiutta.
Jatkuvuuteen ja sen hallintaan liittyy merkittävästi myös henkilöstöön kohdistuvat riskit ja uhkat. Avainhenkilöt voivat olla poissa sairauden, loman tai muiden syiden vuoksi juuri, kun poikkeustilanne on akuutti. Organisaatioiden onkin syytä kehittää varasuunnitelma avainhenkilöiden saavuttamattomuuden varalle ja pitää huoli että avainhenkilöiden yhteystiedot ovat ajan tasalla, koska heidän tulee olla käytettävissä häiriötilanteiden aikana.
Nykyaikaisessa toimintaympäristössä organisaatioiden toiminta on monien eri palveluiden varassa. Siksi jatkuvuudenhallinnan on erittäin tärkeää vastata haasteisiin, joita mahdollinen poikkeus- tai häiriötilanne tuo kriittisten järjestelmien ja palveluiden ylläpitoon häiriötilanteiden aikana. Riippuen häiriöiden luonteesta ja laajuudesta häiriötilanteesta palautuminen voi olla vaativa prosessi, ja tämän vuoksi organisaatioiden palautumissuunnitelmissa tuleekin kiinnittää erityistä huomiota kriittisten järjestelmien ja palveluiden ylläpitoon sekä testaamalla ja päivittämällä näitä suunnitelmia säännöllisesti.
Graniten vinkkejä parempaan jatkuvuudenhallintaan:
- Tee säännöllisiä riskinarviointeja: Organisaatioon kohdistuvien mahdollisten riskien tunnistaminen on jatkuvuudenhallinnan ensimmäinen askel. Organisaation riskiprofiilin säännöllinen arviointi ja päivittäminen auttaa tunnistamaan uusia riskejä ja varmistamaan, että olemassa olevat riskit ovat edelleen ajankohtaisia ja merkittäviä.
- Ota kaikki organisaation tasot mukaan jatkuvuudenhallintaan: Jatkuvuudenhallinnan ei pitäisi olla vain yhden osaston tai organisaation tason vastuulla. Työntekijöiden osallistaminen prosessiin organisaation kaikilla tasoilla auttaa varmistamaan, että jokainen ymmärtää roolinsa ja jatkuvuudenhallinnan merkityksen.
- Testaa ja päivitä jatkuvuussuunnitelmat säännöllisesti: Jatkuvuussuunnitelmia tulee testata ja päivittää säännöllisesti sen varmistamiseksi, että ne ovat ajan tasalla ja edelleen toimivia. Jatkuvuussuunitelmien päivittämiseen kuuluu viestintäsuunnitelmien, poikkeamanhallinnan prosessien ja palautussuunnitelmien testaamisen.
- Kouluta työntekijöitä jatkuvuudenhallintaan: Työntekijöitä tulee tiedottaa ja kouluttaa jatkuvuudenhallintaan liittyvistä rooleista ja vastuista poikkeus- ja häiriötilanteissa sekä organisaation jatkuvuussuunnitelmista ja toimintamalleista.
- Tee kriisiviestintäsuunnitelma: Häiriön sattuessa on tärkeää, että yrityksellä on kriisiviestintäsuunnitelma, jonka mukaan tilanteesta tiedotetaan työntekijöitä, asiakkaita ja muita sidosryhmiä. Tämä auttaa minimoimaan häiriötilanteen vaikutukset ja palauttamaan normaalit toiminnot mahdollisimman nopeasti.
- Kokeile Graniten jatkuvuudenhallinnan työkaluja. Graniten työkalujen varaan rakentuu yhdenmukaisesti kehittyvä jatkuvuudenhallinta. Lue lisää!
Yhteenveto
Jatkuvuudenhallinnan tehostaminen ja parantaminen edellyttää säännöllisiä arviointeja, testausta, koulutusta ja organisaation kaikilla tasoilla. On tärkeää, että organisaatiolla on omat toimintamallit, niistä vastaava tiimi ja kriisiviestintäsuunnitelma. Jatkuvuudenhallinnan tilanteen jatkuva seuranta ja parantaminen on avainasemassa kun halutaan varmistaa, että organisaatio on valmis reagoimaan mahdollisiin häiriöihin.
Tuloksia käytännön riskienhallinnasta
Kun haluat tietää miten riskienhallinta tuodaan osaksi liiketoiminnan strategiaa ja tulosohjausta käytännön tasolla osallistu Graniten veloituksettomaan riskienhallintawebinaarin. Varaa paikkasi täällä!
Julkaistu 25.1.2023