Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri on vuonna 1990 toimintansa aloittanut 18 kunnan omistama kuntayhtymä, joka vastaa Kuopion yliopistollisen sairaalan toiminnan koordinoimisesta. Kuopion yliopistollinen sairaala, KYS, on yksi Suomen viidestä yliopistosairaalasta.
Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin toiminnan peruspilarit ovat laatu ja tehokkuus. Sairaalan tärkein tehtävä on tarjota potilaille parasta mahdollista hoitoa ja tähän kunnianhimoiseen tavoitteeseen tähdätään tulosjohtamisen keinoin.
Kuopion yliopistollinen sairaala uudistuu määrätietoisesti. Parhaiden terveyspalveluiden tarjoaminen vaatii panostuksia henkilöstön osaamiseen, laitehankintoihin sekä toimintatapoihin. Kuopion yliopistolliseen sairaalaan kuuluu yli 30 erikoisalaa ja se työllistää yhteensä noin 4500 työntekijää, joten toiminnan kehittäminen vaatii tuekseen parhaat mahdolliset työkalut. Turvallisuuden ja riskienhallinnan osalta Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri luottaakin Graniten nykyaikaisiin riskienhallintapalveluihin.
Graniten käyttöönoton jälkeen ei ole haaveiltu paluusta menneisyyteen.
Olli Siitonen, Turvallisuuspäällikkö, Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri
Ennen Graniten käyttöönottoa sairaanhoitopiirissä hoidettiin lainsäädännön velvoittama riskienhallinta Excel-taulukkolaskentaohjelmistolla. Jokainen sairaalan yksikkö vastasi omalta osaltaan riskien tunnistamisesta ja arvioimisesta omaan exceliinsä. Vaikka excelillä on omat etunsa, KYS:in laajuisen toiminnan riskienhallinnan tarpeisiin se oli kuitenkin auttamattomasti riittämätön. Ajantasainen tilannekuva on tehokkaan riskienhallinnan perusedellytys, eikä sitä kyetä saamaan aikaan taulukkolaskentaohjelmalla.
Lainsäädännön muutokset johdattivatkin Pohjois-Savon sairaanhoitopiiriä etsimään nykyaikaisiin tarpeisiin paremmin vastaavaa vaihtoehtoa.
Uuden riskienhallintajärjestelmän tärkeimpiä tavoitteita oli korjata aiemman ratkaisutavan kankean käytettävyyden aiheuttama haluttomuus tehdä tuloksellista riskienhallintaa. Kaikkien piti kyetä osallistumaan riskien tunnistamiseen ja arviointiin, joten valitun järjestelmän helppokäyttöisyys oli avaintekijä palvelua valittaessa.
Graniten riskienhallinnan työkalut olivat käytössä Pirkanmaan sairaanhoitopiirillä ja Tampereen yliopistollisella sairaalalla. Käytännön vertailukohtana ne olivat siis mitä oivallisimmat.
Koska Graniten ratkaisut toimivat todistetusti terveydenhuollon maailmassa myös KYS valitsi toimintansa kehittämiseen Graniten.
Granitella raportointi on helppoa, niin viranomaisille kuin talon sisälläkin.
Olli Siitonen, Turvallisuuspäällikkö, Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri
Sairaalan toiminta on ympärivuorokautista. Tämä vaativa toimintaympäristö asettaa korkeat vaatimukset myös toiminnan kehittämistä tukeville työkaluille.
Graniten käyttöönoton ensimmäinen askel Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä oli työn vaarojen ja riskien kartoitukseen ja arvioimiseen tarkoitettu digitaalinen palvelu, Granite Työn riskit.
Aiemmin työn vaarojen ja riskien tunnistamiseen ja arvioimiseen käytettiin paperisia lomakkeita. Vanhanaikaisen toimintamallin vuoksi työn vaarojen ja riskien kartoituksien hallinnoiminen oli vaikeaa ja työlästä. Työpaikkatarkastukset aiheuttivat toiminnassa merkittäviä katkoksia, sillä riskiarvioiden viimeisimpiä versioita jouduttiin toistuvasti etsimään mapeista ja kansioista.
Graniten käyttöönoton myötä KYS:in työsuojelussa oli mahdollista tehdä periaatepäätös paperilomakkeista luopumisesta. Uuden järjestelmän myötä kaikki työn vaaroihin ja riskeihin liittyvät arviot, hallintakeinot ja toimenpiteiden edistyminen saatiin kerättyä yhteen paikkaan. Granitesta ajantasaisen tilannekuvan raportoiminen onnistuu helposti niin talon sisällä kuin siitä kiinnostuneille viranomaisillekin.
Graniten käyttöönoton myötä riskienhallinnasta on tullut todellinen hitti.
Olli Siitonen, Turvallisuuspäällikkö, Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri
Edes kaikkein edistyksellisimmissä organisaatiossa uudistukset eivät aina ole täysin mutkattomia.
Myös Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä tietyt vanhat toimintamallit istuivat syvässä, eikä uuden riskienhallintatyökalun mahdollisuuksien hyödyntäminen alkanut itsestään.
Paraskaan riskienhallintaohjelmisto ei kykene muuttamaan syvään juurtuneita asenteita, jos sen tarkoitusta ei ole sisäistetty. Jos varsinainen käytännön riskienhallintatyö, kuten riskien tunnistaminen ja arvioiminen tapahtuu ainoastaan pakon edessä ja viime tingassa ennen esimiesten asettamaan aikarajaa, myös tulokset ovat sen mukaisia. Satunnaisia ja irrallisia.
Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä saavutettiin kuitenkin merkittävä työvoitto riskienhallinnan asennekasvatuksessa työpajojen avulla. Graniten ominaisuudet ovat omalta osaltaan tukeneet osastotyöskentelyssä herännyttä kiinnostusta riskienhallintaan.
Granite tukee riskienhallinnan jatkuvaa kehitystä.
Kari Janhonen, Talousjohtaja, Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri
Riskienhallinnassa saadaan parhaiten tuloksia aikaiseksi, kun se kehittyy osaksi organisaation jokapäiväistä toimintaa.
Näkyvyys tekemiseen on riskityön kehityksen avaintekijä. Graniten ominaisuuksista kiitetyimpiä onkin tässä tarpeessa muutosloki, johon kaikki järjestelmään tehtävät muutokset tallentuvat automaattisesti. Näin ne on helppo tarvittaessa paikantaa lähemmin tarkasteltavaksi.
Systemaattinen riskien tunnistaminen ja arvioiminen Granitella tuottaa automaattisesti riskitilanteen kokonaiskuvan, mutta kehitystyön kannalta pitkä lista tunnistettuja riskejä ei kuitenkaan ole itsetarkoituksellista.
Granite on mahdollistanut myös riskityön seurauksena käsiteltyjen riskien arkistoimisen. Uutta riskienhallintapalvelua käyttöön otettaessa määriteltiin johtoryhmätasolla, että sairaanhoitopiirissä tehdyn riskienhallintatyön tekemisen tulee olla avointa.
Kun jokainen sairaalan yksikkö pääsee tarkastelemaan toisten tekemiä riskiarviointeja ja riskienhallintatoimenpiteitä, se mahdollistaa mallista oppimisen ja toimivimpien kehitysideoiden kopioimisen omaan käyttöön. Näin toiminnan heikoimmat lenkit saadaan paikallistettua kaikilla toiminnan osa-alueilla ja parhaat vinkit niiden vahvistamiseen nopeasti käytäntöön.
Kyllähän meidän pitää käyttää parhaita työkaluja potilaiden parhaaksi.
Olli Siitonen, Turvallisuuspäällikkö, Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri
Graniten avulla Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä on saatu aikaan uudella tasolla oleva näkyvyys toiminnan riskeihin ja myös mahdollisuuksiin. Järjestelmän ominaisuudet ovat myös tehneet mahdolliseksi riskien vertailukelpoisuuden.
Yhdistettynä riskienhallintatyöpajoihin Graniten monipuolinen palveluvalikoima on tukenut yleisen riskienhallintainnostuksen syntymistä ja kehittymistä koko organisaatiossa.
Ennen Graniten käyttöönottoa riskien tunnistamiseen ja kirjaamiseen suhtauduttiin välttämättömänä vaivana, mutta sittemmin sen arvo osana potilaiden hoitamista on alkanut ottaa tuulta siipiensä alle.
Granite auttaa ennakoimaan tarpeita ja muutoksia.
Kaisa Haatainen, Potilasturvallisuuspäällikkö, Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri
Riskienhallintaa koskevan asennemuutoksen lisäksi Graniten käyttöönotto teki tilaa myös ajatella riskienhallintaa uudella tavalla. On hyvin yleistä, että perinteisen riskienhallinnan toimintamallit ohjaavat siiloutumiseen, joka ei sovi parhaalla mahdollisella tavalla sairaanhoitopiirin tärkeään toiminta-ajatukseen.
Potilaiden kannalta tärkeää on läpimeno, minkä vuoksi on tärkeää, että riskit tunnistetaan ja arvioidaan prosesseissa. Näin saadaan aikaiseksi tuloksia, joiden avulla resurssien kohdentaminen onnistuu siellä, missä ne parhaiten palvelevat potilaiden hyvinvointia.
Granitesta on tullut erottamaton osa sairaanhoitopiirin toimintaa. Aina uutta toimintaa aloitettaessa, kuten esimerkiksi yhtiöittämishankkeissa, hallinnon tasolla tehdään näille toimille automaattisesti riskien arviointi ja määrittely.
Graniten käyttöönoton myötä riskienhallinta on kehittynyt huomattavasti joustavammaksi ja tehokkaammaksi kuin mitä se oli aiemmin ja sen tulokset näkyvät ennen kaikkea kentällä.
Riskien tunnistamisen ja arvioinnin tärkeys ollaan sisäistetty ja esiin nousseita uusia mahdollisuuksia on tunnistettu, löydetty ja vastuutettu. Tämän vuoksi Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri suunnittelee laajentavansa käytössään olevien Granite-palveluiden valikoimaa.
Tuloksia käytännön riskienhallinnasta
Kun haluat tietää, miten riskienhallinta tuodaan osaksi liiketoiminnan strategiaa ja tulosohjausta käytännön tasolla, osallistu Graniten veloituksettomaan riskienhallintawebinaarin. Varaa paikkasi täällä!
Julkaistu 2.1.2019