Energiayhtiöiltä vaaditaan joustavuutta. Nopeasti muuttuvilla markkinoilla energiayhtiöiden on kyettävä tunnistamaan epävarmoihin poliittisiin, taloudellisiin ja ympäristöolosuhteisiin liittyvät riskit ja reagoitava niihin nopeasti. Mahdollisten riskien hallinta poikkeusoloissa voi olla erityisen haastavaa. Tässä kirjoituksessa esittelemme 8 teesiä, joiden avulla energiayhtiöt voivat hallita riskejä poikkeuksellisissa olosuhteissa.
1. Arvioi riskit uusi poikkeustila huomioiden
Poikkeustilanteen riskinarviointiprosessi eroaa tavanomaisesta riskinarvioinnista jonkin verran. Poikkeusolojen alkaessa on tärkeintä saada organisaation riskirekisteri vastaamaan uutta maailmankuvaa.
Se tapahtuu arvioimalla uudelleen kaikki riskit ja asettamalla ne tärkeysjärjestykseen. Järjestyksessä prioriteetin saavat ne riskit, joihin on puututtava ensin tai joilla on suurin vaikutus organisaatioon. Riskejä on arvioitava todennäköisyyden ja vaikutuksen kannalta ja on myös ymmärrettävä, mitä toimenpiteitä voidaan toteuttaa riskien välttämiseksi tai lieventämiseksi. Organisaatio voi esimerkiksi päättää toteuttaa lisäturvatoimenpiteitä tai muuttaa työjärjestelyjä vähentääkseen tiettyjä tilanteeseen liittyviä riskejä. Vastaavasti jotkin toiminnot voidaan joutua lopettamaan kokonaan, kunnes on olemassa suotuisa ympäristö, jossa ne voidaan aktivoida turvallisesti. Kaikkien näiden päätösten tulisi perustua vankkaan riskinarviointiin, jossa otetaan huomioon kaikki uuden poikkeusajan mahdolliset osatekijät. Tiedon avulla ohjataan resurssien käyttöä ja päätöksentekoa järkevästi.
2. Tarkkaile erityisesti riskien muutosnopeutta
Riskien muutosnopeus on tärkeä tekijä, joka on otettava huomioon mahdollisia uhkia arvioitaessa. Joissakin tilanteissa pienet muutokset riskissä voivat aiheuttaa suuria vaikutuksia ympäristöön tai ihmisten hyvinvointiin ja tuoda yllätyksiä jo valmiiksi haastaviin tilanteisiin.
Esimerkiksi pandemiakriisin aikana monet energiaorganisaatiot havaitsivat riskiensä muuttuvan kuukaudesta toiseen uusien olosuhteiden ilmetessä.
Keskittymällä tiettyihin nopeasti muuttuviin riskeihin organisaatiot voivat ennakoida ja ryhtyä asianmukaisiin toimenpiteisiin ennen kuin tilanne muuttui kriittiseksi.
3. Kokoa riskit ja toimenpiteet yhteen paikkaan
Kokonaiskuvan saaminen on erityisen tärkeää kriisitilanteessa. Keräämällä kaiken riskidatan sekä riskeihin liittyvät toimenpiteet yhteen paikkaa saa paremman käsityksen vallitsevasta tilanteesta. Kokonaiskuvan ymmärtäminen auttaa organisaatiota luomaan tehokkaan riskienhallintaprosessin, jota voidaan mukauttaa nopeasti epävarmuusajan aikana. Lisäksi, kun kaikki riskeihin ja toimenpiteisiin liittyvät tiedot on ryhmitelty yhteen, tietojen tarkastelu ja analysointi helpottuu. Tällä tavalla voidaan varmistaa, että kaikki uhat ja mahdollisuudet tunnistetaan ja otetaan huomioon päätöksiä tehtäessä.
4. Tee nopeita hallintatoimia
Poikkeusaikana reaktionopeus korostuu, sillä reagoimalla nopeasti saadaan vaikutettua organisaation riskikuormaan. On siis tärkeä luoda nopeita hallintatoimenpiteitä, joita työntekijät pääsevät suorittamaan heti. Hyvällä reaktionopeudella on myös vahva henkinen merkitys; siitä tulee tunne, että poikkeusoloihin ollaan varauduttu: hommat edistyy ja riskeille ja uhkille tehdään jotain.
5. Pilko isot kokonaisuudet pieniksi tehtäviksi
Hyvä projektijohtaminen pilkkoo isot kokonaisuudet pienemmiksi tehtäviksi, jotka on helppo suorittaa heti. Tämä periaate pätee myös riskienhallintaan. Jotta riskien hallintakeinot pysyvät nopeana toteuttaa tulee tehtävät pilkkoa mahdollisimman pieniksi osiksi. Otetaan esimerkki lähihistoriasta: jos hallintakeinona on virukselta suojautuminen maskien avulla niin tehtävää voidaan pilkkoa pienemmiksi siten, että ensin toimitetaan suojamaskit niille työntekijöille, jotka ovat suurimmassa vaarassa altistu, sitten seuraavalle porukalle ja niin edelleen. Kun hallintatoimenpiteet pilkotaan pieniksi osuuksiksi käy vastuuhenkilölle hyvin selväksi mitä hänen tulee tehdä. Työ hoituu tehokkaasti muun kiireen ohessa. Monesti normitilanteessa on tilanteita, joissa yhdellä riskillä on valtava kokonaisuus hallintakeinona. Tämä ei ole järkevä toimintatapa poikkeustilanteessa, jossa riskienhallinnan painopiste on lyhyessä tähtäimessä.
6. Tee aktiivista tilanteen seurantaa
Seuranta on aina tärkeää mutta korostuu entisestään, kun tilanne on tiukka ja hektinen. Normioloissa voi olla riittävää, että riskejä kartoitetaan ja analysoidaan harvemmin, esim. kvartaaleittain. Poikkeusaikana tätä aikajännettä tulee tiivistää merkittävästi ja sopia esim. viikottaisista riskipalavereista. Palavereissa seurataan organisaation riskien kehittymistä, mitä toimenpiteitä on saatu valmiiksi ja mitä tulevalla viikolla tullaan tekemään. Näissä palavereissa otetaan riskejä niskasta kiinni. Kun riskejä seurataan ja työstetään aktiivisesti on organisaation jatkuvuus paremmin turvattu.
7. Tiedota henkilöstöä ja sidosryhmiä aktiivisesti
Kuten aina riskienhallintatyössä, henkilöstöä ja sidosryhmiä tulee tiedottaa työn tilasta. Poikkeusoloissa on tärkeä viestiä, että organisaatio on tilanteen tasalla eikä halvaannu hädän sattuessa. Poikkeustilanteessa muutoksia joudutaan ehkä tekemään niin hallintatoimenpiteiden, kuin riskien omistajuuden ja vastuuhenkilöiden osalta, jolloin johdon on hyvä kommunikoida muutoksista ja tuloksista tarvittaville tahoille ajoissa ja riittävän usein. Kommunikoi siis henkilöstölle ja sidosryhmille, että organisaatio tekee suunnitelmallista ja järjestelmällistä riskienhallintatyötä ja reagoi ketterästi poikkeustilanteen vaativiin muutoksiin liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi. Tiedota tilanteesta mahdollisimman usein, johdonmukaisesti ja selkeästi.
8. Valitse tehokkaat työkalut
Poikkeusaikana Excelin käyttö riskienhallinnassa ei enää riitä. Riskien ketterä arviointi, aktiivinen seuranta ja nopeat hallintakeinot vaatii nykyaikaisen riskinhallintatyökalun. Riskinhallintatyökalu kerää kaikki tiedot yhteen paikkaan, jolloin henkilöstö saa paremman näkyvyyden siihen, mitä heidän ympärillään tapahtuu. Riskien arviointi ja seuranta helpottuu ja automaatiot pitävät huolen siitä, että riskirekisteri on ajantasalla. Toimenpiteitä on myös helpompi vastuuttaa organisaatiossa jos käytössä on sellainen hallinnan työkalu, jossa vastuuttaminen toimii vaivattomasti. Tällä tavalla ei tarvitse pitää erikseen kirjaa siitä kenen vastuulla mikäkin tehtävä on eikä kysellä sen perään. Kaikki kirjaukset näkyvät suoraan järjestelmästä, joka automaattisesti muistuttaa tärkeistä tapahtumista tai raja-arvojen saavuttamisesta.
Yhteenveto
Energia-ala on kriittinen toimitus- ja huoltovarmuuden kannalta. Tuotantolaitoksilla on ollut jo jonkin aikaa voimassa tiukat poikkeusjärjestelyt ja varotoimenpiteet henkilöstön suojaamiseksi ja energian toimitusvarmuuden turvaamiseksi.
Isossa kuvassa poikkeusajan riskienhallinta ei ole erilaista normitilanteeseen verrattuna. Kantava ydinajatus on,että poikkeusajan riskienhallinnassa korostuu lyhyen aikavälin riskienhallinta, joka vaatii selkeää näkyvyyttä nopeasti vaihtuvaan tilanteeseen ja tehokkaita hallintakeinoja. Mikäli koet, että organisaatiosi riskienhallintaa ja hallintatyökalua voitaisiin päivittää, ota yhteyttä tästä.