Sanotaan se ääneen: riskienhallinta ei ole välineurheilua. Riskienhallinta on välttämätöntä työtä liiketoiminnan tavoitteiden eteen. Riskien hallintaan käytettyjen työkalujen tehtävä on tukea liiketoiminnan prosessia ja ne tulee valita tavoitteiden pohjalta. Valitut riskienhallintatyökalut vaikuttavat siihen mitä riskienhallinnalla voidaan saada aikaiseksi.

Excel on monessa yrityksessä ensimmäisenä mieleen tuleva riskienhallinnan työkalu. Excel on helppo valita, sillä se kuuluu monen organisaation työkalupakkiin jo entuudestaan. Valinnan helppous ei kuitenkaan tarkoita, että valinta on oikea. Tässä blogikirjoituksessa käymme läpi 7 tilannetta, jolloin Excel voi olla sopiva työkalu riskienhallintaan.

Hinta

Hankinnan hinnan merkitystä ei voi koskaan aliarvioida. Budjettirajoitteiden puitteissa on houkuttelevan helppo arvioida työkalujen ominaisuuksia ennen niiden käyttöönottoa tai laajempaa hyödyntämistä. Jos budjetti on rajallinen, kuten se useimmiten on, ja maksuttomuus tai alhainen hinta ovat ensisijaisia tekijöitä työkalua valittaessa, voidaan ainakin todeta, että sijoituksen takaisinmaksu on nopea rahallisesti. Samalla madalletaan myös sijoituksen odotuksia: tuloksiakaan ei välttämättä tarvita tai ainakin arvo voidaan asettaa hyvin lähelle nollaa. Jos tekeminen on itsetarkoituksellista ja tulokset vain kiva lisä, halvin mahdollinen ja teknisesti toimiva ratkaisu on riittävän hyvä. Eihän parhaan tuloksen saavuttaminen ei välttämättä edellytä kalleinta työkalua, vaan sitä, joka tehokkaimmin johtaa haluttuun lopputulokseen.

Toimiala

Erilaisilla toimialoilla on erilaisia tarpeita ja sääntelyvaatimuksia. Joillakin toimialoilla riskienhallinta on elintärkeää, kun taas toisilla se ei välttämättä ole ensisijainen huolenaihe juuri tällä hetkellä. Alati muuttuvassa liiketoimintaympäristössä on kuitenkin varmaa, että lainsäädännön vaatimukset ja säätely lisääntyvät kaikkialla. Pakon edessä tehtyjä valintoja tehdään liian usein lyhyellä tähtäimellä, jolloin tärkeitä päätöksiä vain sysätään tulevaisuuteen. Toimialalla, jossa riskienhallinta on liiketoiminnan tavoitteisiin integroitu ja riskienhallinnan vaatimukset ovat korkeat, saavutetaan systemaattisen riskienhallinnan kilpailuedut nopeasti, kun riskienhallintaan valitaan tarkoituksenmukaiset riskienhallintatyökalut. Valitettavasti näitä etuja ei voi saavuttaa pelkällä Excelillä.

Liiketoiminnan laajuus

Jos yrityksen liikevaihto on pientä ja kasvu- ja kehitystavoitteet on asetettu matalalle, Excel voi olla riittävä työkalu riskienhallintaan. Tietyissä, yksinkertaisissa tapauksissa Excelin tarjoamat perustoiminnot voivat täyttää vaatimattomat tarpeet ja olla hyvä tapa aloittaa riskienhallinta. Varmaa on kuitenkin se, ettei taulukkolaskentaan nojautuva riskienhallinta kykene tukemaan liiketoiminnan systemaattista kasvua.

Välttämättömyys

Jos riskienhallinta rajoittuu pelkästään riskirekisterin ylläpitoon ilman tehokkaita toimenpiteitä, voidaan harkita Excelin käyttöä. Vaikka riskien kartoittaminen on tärkeä osa riskienhallinnan prosessia, todellisesta riskienhallinnasta voidaan puhua vasta, kun tunnistetuille ja arvioiduille riskeille kyetään kohdentamaan myös korjaavia hallintatoimenpiteitä. Kun riskit pitää saada talteen Excel on näppärä työkalu, mutta riskien tilannetta tai niiden kehitystä sen avulla ei voida johtaa tai kehittää.

Organisaation koko

Pienissä organisaatioissa, joissa riskienhallintaa hoitaa vain muutama henkilö, Excel voi olla käytännöllinen työkalu. Sen avulla voidaan ylläpitää riskirekisteriä ja suorittaa perustoimenpiteitä. Riskienhallinta kuuluu koko organisaatiolle, mutta jos vastuu riskienhallinnan käytännön tekemisestä on vain rajatulla joukolla, ei riskienhallinnan jalkauttamisesta kannata edes unelmoida. Eihän se Excelillä onnistuisikaan.

Tavoitteet

Riskienhallinnan tavoitteet ovat käytännössä samat, kuin liiketoiminnan tavoitteet. Mikäli riskienhallinnan tavoitteet on asetettu erilleen liiketoiminnan tavoitteista, on tavoitteet asetettu väärin. Jos riskienhallintaa halutaan toteuttaa mahdollisimman yksinkertaisesti, ilman liiketoimintaan sidottuja, tavoitteita tukevia tavoitteita, Excel voi olla sopiva vaihtoehto riskienhallintaan.

Vasta-aloitettu/kypsymätön riskienhallinta

Riskienhallinnan kypsyystaso vaikuttaa tuloksiin, joita organisaatio voi odottaa riskienhallinnaltaan. Siksi riskienhallinnan kypsyystaso vaikuttaa paljon myös riskienhallinnan työkalujen valintaan. Jos riskienhallintaan osallistuu yksi henkilö, jolla on aikaa ylläpitää ja hallita riskirekisteriä manuaalisesti, Excel voi olla hyvä vaihtoehto. Riskienhallinnan kehityksen kannalta tulisi kuitenkin huomioida, että riskienhallinnan integroimiseksi myös muiden käyttäjien olisi kyettävä hyödyntämään riskienhallinnan työkaluja tehokkaasti ilman, että riskidata siiloutuu tai vanhenee.

Excel toimii riskienhallinnassa, kun toiminta on pientä ja riskienhallinta on alkutekijöissään

Excel voi olla sopiva työkalu riskienhallintaan tietyissä tilanteissa. Hinta, toimiala, toiminnan laajuus, välttämättömyys, organisaation koko, tavoitteet ja riskienhallinnan kypsyystaso vaikuttavat siihen, milloin Excelin käyttö on perusteltua. On kuitenkin tärkeää muistaa, että Excelistä tulee nopeasti riskienhallintaa, ja sitä kautta liiketoiminnan mahdollisuuksia rajoittava tekijä. Tehokkaampia, tarkoituksenmukaisempia riskienhallintatyökaluja kannattaa harkita, kun liiketoiminnan tavoitteet kehittyvät ja nostavat riskienhallinnan tarve- ja vaatimustasoa. Jos Excel on tällä hetkellä sinun riskienhallintatyökalusi, etkä tahdo luopua siitä, tehosta riskienhallinnan tekemistä kokeilemalla Graniten luomaa riskienarvointi-exceliä tästä!

Tuloksia käytännön riskienhallinnasta

Kun haluat tietää miten riskienhallinta tuodaan osaksi liiketoiminnan strategiaa ja tulosohjausta käytännön tasolla osallistu Graniten veloituksettomaan riskienhallintawebinaarin. Varaa paikkasi täällä!

Kirjoittanut
Antti Pekkala
LinkedIn