Riskienhallinnan jalkauttaminen organisaation kaikille tasoille on tärkeää, koska se mahdollistaa näkyvyyden organisaation koko riskitilanteeseen. Riskienhallinnan jalkauttaminen auttaa organisaatiota tunnistamaan, arvioimaan ja priorisoimaan toiminnassaan ilmeneviä riskejä mahdollisimman lähellä käytännön työtä. Kun kuva organisaation riskitilanteesta on ajan tasalla ja kattava, se luo organisaatiolle mahdollisuuden ryhtyä ennakoiviin toimiin uhkien vähentämiseksi ja mahdollisuuksien hyödyntämiseksi.
Tehokas ja systemaattinen riskienhallinta auttaa organisaatiota tekemään parempia päätöksiä, koska näkyvyys riskien tilanteeseen luo ymmärrystä organisaation toiminnan seurauksista. Ajantasainen tieto auttaa organisaatioita päätöksenteossa, tekemään strategisia valintoja, jotka tukevat toiminnan tavoitteita.
Hyvin yleisiä haasteita riskienhallinnan jalkauttamisessa ovat:
1. Riskienhallintaprosessi nähdään monimutkaisena
On totta, että riskienhallintaan kuuluu monenlaisten mahdollisten riskien tunnistamista ja arviointia, ja mittavien tietotarvekokonaisuuksien hallinta vaatii harkintaa erityisesti suuremmissa organisaatioissa, joissa on useita eri osastoja, toimintoja ja sidosryhmiä. Tästä huolimatta (ja ehkäpä juuri tämän vuoksi) hyvin suunniteltu ja systemaattisesti järjestetty riskienhallintamalli edesauttaa riskienhallinnan jalkauttamista.
2. Riskienhallinnan kehittämiseen on rajallisesti resursseja
Onnistunut riskienhallinta vaatii sille omistettua aikaa ja resursseja. Yksi keino perustella riskienhallinnan vaatimia resursseja on tehdä ne näkyviksi ja sitoa riskienhallinta olemassa oleviin prosesseihin, kuten strategiaan tai muihin toiminnan suunnittelun prosesseihin. Kun riskienhallinta perustellaan esimerkiksi strategian kautta, on sen vaatimat resurssit huomattavasti helpompi esitellä vakuuttavasti ja ymmärrettävästi.
3. Ymmärryksen puute riskienhallinnan merkityksestä toiminnan tavoitteille
Riskienhallinta ja varsinkin sen kokonaisvaltainen jalkauttaminen saattaa tietyissä tapauksissa edellyttää merkittäviäkin muutoksia organisaation toimintatapoihin. Muutos ei ole koskaan helppoa ja siksi voi olla työlästä saada kaikki organisaation työntekijät ja sidosryhmät kantamaan oma kortensa kekoon. Muutoksiin on usein vaikea suhtautua ja siksi on tärkeää, että riskienhallintaa käsitellään käytännön tasolla ja ymmärrettävien esimerkkien kautta. Ylimääräinen hifistely ja termeillä kikkailu on syytä minimoida muutosvastarinnan vähentämiseksi.
4. Riskienhallintaosaaminen on puutteellista
Rajallinen riskiehallintaosaaminen saattaa jarruttaa riskienhallinnan jalkauttamista. Jalkauttaminen voi vaatia erityisosaamista riskienhallinnan ohjaamisen tasolla, eikä organisaatioilla välttämättä ole talon sisällä tarvittavaa asiantuntemusta riskienhallinnan tehokkaaseen toteuttamiseen. Riskienhallintaa ei kannata sivuuttaa, vaikka omassa organisaatiossa ei löytyisikään sen ohjaamiselle ja syvällisemmälle analysoimiselle tarvittavaa osaamista, sillä erilaiset asiantuntijat ja konsultit auttavat tässä ongelmassa ja käytännön tuloksia tuottavat riskienhallintateot ovat kuitenkin jokaisen organisaation arkipäivää ja operatiivisia toimintoja.
Miten siis onnistua riskienhallinnan jalkauttamisessa?
Nopeasti kehittyvä ja muuttuvat toimintaympäristö voi tuoda haasteita riskienhallinnan jalkauttamiseen. Riskienhallinnan tilanne voi muuttua nopeastikin, ja organisaatioiden on kyettävä reagoimaan näihin muutoksiin hallitakseen niitä tehokkaasti. Tästä syystä on tärkeää, että riskienhallinta jalkautetaan hallittavina kokonaisuuksina.
Tiivistäen riskienhallinnan jalkauttamisessa onnistuu kun:
Sidot riskienhallinnan organisaation olemassa oleviin prosesseihin
Yksi tapa sitoa riskienhallinta meneillään oleviin prosesseihin on sisällyttää riskienhallinta esimerkiksi organisaation strategiseen suunnitteluprosessiin. Strategiasta on ihannetilanteessa johdettu myös niin organisaation kuin eri tiimien ja yksilöiden tavoitteet ja työn mittarit, jotka määrittävät päivittäistä toimintaa. Tätä kautta tarkastellut riskienhallinnan toimenpiteet pitävät suuntaviivat selkeinä ja kaikella tekemisellä on sama maali. Riskienhallintasuunnitelmaa tulee tarkistaa tavoitteiden ja erilaisten strategisten mittareiden lisäksi säännöllisesti sen varmistamiseksi, että se pysyy tehokkaana ja merkityksellisenä.
Toinen tapa sitoa riskienhallinta meneillään oleviin prosesseihin on sisällyttää riskiarvioinnit projektinhallintaprosesseihin. Tämä tarkoittaa riskinarviointien tekemistä projektin eri vaiheissa mahdollisten riskien tunnistamiseksi ja strategioiden kehittämiseksi niiden vähentämiseksi. Sisällyttämällä riskinarvioinnit projektinhallintaprosesseihin organisaatiot voivat ennakoivasti tunnistaa ja hallita riskejä ennen kuin niistä tulee suuria ongelmia.
Järjestät henkilöstölle säännöllisiä riskityöpajoja
Riskienhallinnan ei tulisi olla vain muutaman organisaation henkilön vastuulla; riskienhallinta kuuluu kaikille organisaation työntekijöille. Säännölliset riskienhallintatyöpajat voivat auttaa kouluttamaan työntekijöitä riskienhallinnan parhaista periaatteista ja toimintamalleista. Koulutus riskienhallinnan perusteisiin tarjoaa henkilöstölle myös työkaluja ja tietoa, jotka auttavat hallitsemaan riskejä heidän päivittäisessä työssään.
Riskienhallintatyöpajan pitämiseen on monia erilaisia muotoja. Jotkut organisaatiot pitävät mieluummin henkilökohtaisia istuntoja, kun taas toiset voivat pitää virtuaalisia työpajoja. Valitsemasi muoto riippuu organisaatiosi koosta, työntekijöiden työpisteistä ja siitä, mitä riskienhallinnalla halutaan saavuttaa.
Riskityöpajoja järjestettäessä on tärkeää tunnistaa, kenelle ne on kohdennettu ja kenen niihin tulisi osallistua. Riskityöpajoihin voi osallistaa eri osastojen työntekijöitä, johtajia ja jopa ulkoisia sidosryhmiä, kuten myyjiä tai kumppaneita. Näin varmistetaan, että kaikki oleelliset näkökulmat otetaan huomioon työpajan aikana.
Kannusta kaikkia työntekijöitä osallistumaan työpajan aikana. Tämä voi tarkoittaa ryhmäkeskusteluja riskienhallinnasta, tapaustutkimuksia ja harjoituksia, jotka auttavat työntekijöitä tunnistamaan ja hallitsemaan riskejä päivittäisessä työssään. Tämä auttaa työntekijöitä ymmärtämään riskienhallinnan tärkeyden ja roolinsa riskien vähentämisessä ja jopa mahdollisuuksien tunnistamisessa.
Kerrot ja näytät koko henkilöstölle säännöllisesti, mitä hyötyä riskienhallinnasta on
Tehokas riskienhallinta on ratkaisevan tärkeää jokaisen organisaation menestykselle. Se auttaa organisaatioita tunnistamaan mahdolliset riskit ja kehittämään strategioita niiden lieventämiseksi, mikä voi estää kalliita virheitä, mainevaurioita ja muita kielteisiä seurauksia. Monet työntekijät eivät kuitenkaan välttämättä ole tietoisia riskienhallinnan eduista tai roolistaan riskienhallinnassa.
Ensimmäinen askel tiedottaessa työntekijöille riskienhallinnan eduista on kouluttaa heitä siitä, mitä riskienhallinta on ja miten se toimii. Tähän voi sisältyä esimerkiksi riskinhallintaprosesseja, työkaluja ja tekniikoita koskeva koulutus.
Seuraavaksi tulisi korostaa riskienhallinnan merkitystä ja sitä, kuinka se voi auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa. Tässä voi käyttää esimerkkejä tosielämästä organisaatioista, jotka ovat kärsineet jollakin tavoin huonon riskinhallinnan seurauksena.
Riskienhallinnasta tulee tehdä merkityksellistä. Auta työntekijöitä ymmärtämään, kuinka riskienhallinta on olennaista heidän roolinsa kannalta ja miten he voivat osallistua riskien hallintaan. Tämä voi sisältää esimerkkejä siitä, kuinka riskit voivat vaikuttaa heidän osastoonsa tai projektiinsa.
Riskienhallinnan menestystarinoista kertomalla kasvatat luottoa tekemiseen. Kerro menestystarinoita siitä, kuinka tehokas riskienhallinta on auttanut organisaatiota aiemmin. Vaikuttavuutta lisäävät konkreettiset esimerkit siitä, kuinka riskit tunnistettiin ja miten niitä pienennettiin, mikä auttoi organisaatiota välttämään negatiiviset seuraukset.
Teet riskienhallinnasta ymmärrettävää ja helppoa
Kun kerrot riskienhallinnasta, käytä yksinkertaista kieltä: Vältä teknistä ammattislangia ja lyhenteitä, jotka eivät ehkä ole työntekijöille tuttuja. Käytä sen sijaan yksinkertaisia termejä
ja selkeitä selityksiä riskienhallinnan käsitteiden välittämiseen.
Anna käytännön esimerkkejä: Käytä tosielämän riskienhallintaesimerkkejä havainnollistaaksesi riskienhallintakonsepteja. Tämä auttaa työntekijöitä ymmärtämään, miten riskienhallinta vaikuttaa heidän työhönsä, ja tekee käsitteistä suhteellisia.
Käytä visuaalisia apuvälineitä: Visuaaliset apuvälineet, kuten kaaviot ja kuvaajat, voivat olla hyödyllinen työkalu riskienhallintatiedon esittämiseen ymmärrettävämmällä tavalla. Ne voivat auttaa yksinkertaistamaan monimutkaisia tietoja ja helpottamaan työntekijöiden ymmärtämistä keskeisistä käsitteistä.
Miten Anora Group jalkautti riskienhallintansa Graniten riskienhallintyökalujen avulla:
Yhteenveto
Riskienhallinnan jalkauttaminen tehokkaasti koko organisaatioon on tärkeää, että muutokset toimintaympäristössä eivät pääse yllättämään tai keskeyttämään liiketoiminnan tavoitteita. Riskienhallintaa jalkauttaessa on olennaista varmistaa, että työntekijät pystyvät hallitsemaan riskejä tehokkaasti.
Julkaistu 15.2.2023