Moderni liiketoimintaympäristö on läpikohtaisesti verkottunut. Niin tuotannossa kuin palveluissa yritysten ja organisaatioiden on välttämätöntä tehdä yhteistyötä ja luottaa oman ydintoimintansa ulkokehällä vaikuttaviin toimijoihin.
Toimialasta riippumatta yritysten ja organisaatioiden on myös otettava huomioon mahdolliset riskit, joita niiden toimittajaketjuun kuuluvat yritykset voivat mahdollisesti aiheuttaa.  Tätä on kumppani- ja toimitusketjujen riskienhallinta, third party risk management.
Third party risk management on prosessi, joka ohjaa yrityksiä ja organisaatioita tunnistamaan ja vähentämään uhkia, joita niiden liiketoimintaan kohdistuu kumppaniverkoston vaikutussuhteissa. Tässä artikkelissa käsittelemme third party risk managementin osana liiketoiminnan perusperiaatteita.

Riskienhallintaa arvontuottoketjuissa

Riskienhallinta on aina osa liiketoiminnan arvontuottoketjua. Riskienhallinnan tulisi auttaa organisaatiota tunnistamaan ja arvioimaan ne tekijät, jotka tuovat haasteita niiden toiminnalle ja tavoitteille. Muutoksen keskellä tulevaisuutta voi olla vaikea ennakoida, mutta näkyvyys riskitilanteeseen auttaa asiaa huomattavasti, erityisesti kumppaniverkostossa. Riskiä jota ei näe, ei voi myöskään hallita.

Mitä ovat kumppaniverkoston riskit?

Kumppani- ja toimitusketjujen riskienhallinnan lisäksi third party risk managementia saatetaan kutsua vaihtoehtoisesti myös toimittajariskinhallinnaksi, sillä myös tavarantoimittajat ja jälleenmyyjät ovat yhtä lailla osa organisaatioiden arvontuottoketjua.

Kumppaniverkoston riskienhallinnasta puhuttaessa tulee myös muistaa, että myös muut yhteisöt, kuten virastot, urakoitsijat ja yleinen infrastruktuuri lasketaan osaksi samaa ketjua ja myös niiden toiminta vaikuttaa organisaation riskitilanteeseen.

Kumppaniverkoston riskienhallintaa käsiteltäessä on tärkeää huomioida, että mikä tahansa organisaatio, joka tarjoaa sinulle tuotteita tai palveluita, voi altistaa sinut riskeille.
Monet näistä riskeistä ja uhkista on mahdollisesti tunnistettukin organisaation eri osastoilla, mutta tieto on siiloutunut osastojen sisälle, tai jopa yksittäisille ihmisille. Tilanne on ongelmallinen sillä häiriöt jollakin yrityksen alueella voivat vaikuttaa koko organisaation toimintaan hyvinkin nopeasti.

Esimerkiksi, vaikka tietäisit, että asiakashallintaohjelmistojen toimittajasi sijaitsee Intiassa, et ehkä ole tietoinen mahdollisista tulvien aiheuttamista häiriöistä alueella. Tehokkaampi lähestymistapa kolmannen osapuolen riskien hallintaan sisältää työkaluja, jotka mahdollistavat riskien tekemisen näkyväksi ja jatkuvan valvonnan, joka mahdollistaa nopean reagoinnin muutoksiin.

Miksi kumppaniverkoston riskienhallinta on tärkeää?

Kumppaniverkoston riskienhallinta on ratkaisevan tärkeää sen varmistamiseksi, että organisaatiot, joiden kanssa työskentelet, noudattavat asiaankuuluvia lakeja, määräyksiä ja alan standardeja.
Perinteisesti kumppaniverkoston riskienhallinta keskittyy arvioimaan toimitusketjujen vaikutuksia ja taloudesta, tietoturvasta ja tietosuojasta kumpuaviin riskeihin, mutta myös vaatimustenmukaisuus- ja maineriskit ovat tärkeitä näkökohtia kumppaniverkoston riskienhallinnassa.

Koska markkinatoimijoiden riippuvuus kolmansien osapuolten suhteista on kasvanut, ovat useiden maiden hallitukset lisänneet siihen liittyvää säätelyä, mikä tuo lisävaatimuksia riskienhallinnan toiminnoille.
Kumppaniverkoston ja muiden kolmannen osapuolen riskien tehokkaan hallinnan kannalta on tärkeää, että sinulla on kattava viitekehys, joka sisältää edistyneen toimitusketjun riskienhallinnan näkökohtia. Tämä sisältää kriittisten riskien tunnistamisen, niiden mahdollisten vaikutusten arvioinnin sekä ennaltaehkäisevien ja reagoivien toimenpiteiden toteuttamisen riskien vähentämiseksi.

Miten kumppaniverkostoa ja toimittajia hallitaan?

Kolmannen osapuolen toimittajien hallinta voi olla haastava tehtävä mille tahansa yritykselle, jo pelkästään toimittajien lukumäärän ja monimuotoisuuden vuoksi. Toisistaan eroavat sopimus- ja toimitusehdot, hinnoittelut ja yhteydenpitokanavat tekevät tilanteesta haastavan. Toisaalta taas, systemaattinen ja kokonaisvaltainen lähestymistapa toimittajien ja kumppaneiden hallintaan voi auttaa organisaatiota saamaan lisää tarjouksia, luomaan lisää mahdollisuuksia, arvioimaan suorituskykyä ja niin edelleen.

Tästä huolimatta monet yritykset ja organisaatiot ovat jättäneet kumppani- ja toimittajaverkostojen hallinnan heikolle tolalle ja ilman kattavaa lähestymistapaa riskien hallintaan ja riskienhallintatoimien raportointiin.
Usein kukin liiketoimintasegmentti hallitsee omia kumppaniriskejään siiloissa, ja näin ollen yritysten lähes mahdotonta saada kuvaa riskitilanteestaan saati ymmärtää kokonaisriskinsä luonnetta. Tämä pätee erityisesti yrityksiin, joilla on monimutkaiset toimitusketjut, koska ne eivät välttämättä pysty tunnistamaan kaikkia toimittajiaan, puhumattakaan alatason toimittajista.

Toimitusketjun riskienhallinnassa korostuu häiriöiden aaltoiluvaikutus, jossa häiriöiden välittömät kustannukset ovat vain jäävuoren huippu. Häiriöt kumppaniverkostossa voivat johtaa merkittäviin kuluihin ja menetettyihin tuloihin, jotka leviävät muille yrityksen toiminta-alueille, kuten laadunvalvontaan, asiakaspalveluun ja viime kädessä niistä voi seurata liiketoiminnan keskeytymiseen.
Kun häiriöiden ja poikkeamien vaikutukset yltävät asiakasrajanpintaan, kuluttajille ja työntekijöitä, sillä on suora negatiivinen vaikutus toiminnan tehokkuuteen, tuloksiin ja maineeseen.

Kumppaniverkoston riskienhallinnan vaiheet mukautuvat kumppanuuden elinkaareen:

1. Suunnittelu. Kaikki alkaa suunnittelusta. Yhteistyö toimittajan tai muun yhteistyökumppanin sisältää aina riskienhallinnallisia toimenpiteitä. Ennen valintoja ja päätöksiä tehtäessä on syytä tunnistaa riskit, joita toimintaan liittyy, miten niitä on seurattava ja millä periaatteilla niitä tulee arvioida.
2.  Due diligence. Due diligence eli kumppanin kelpoisuuden selvittäminen ja myös kuvaaminen on tärkeä osa oman liiketoimintaympäristön riskienhallintaa. Kumppanuuden riskien ja mahdollisuuksien arviointi, sekä niiden vaikuttavuuden arviointi mahdollistaa sekä riskien, että hallintakeinojen priorisoinnin.
3. Sopimusten tekeminen. Sopimusten tekeminen on tärkeä ja välttämätön osa third party risk managementia, sillä liiketoiminnassa kumppanuussuhteet perustuvat sopimuksiin. Sopimuksilla myös hallitaan kumppaneista syntyviä riskejä.
4.  Toimittajahallinta. Toimittajahallinta on tuotteiden ja palveluiden toimittajien arviointia, valitsemista, hallintaa ja ohjaamista. Toimittajahallintaan liittyy myös sopimusehtojen ja palvelutason toteutumisen valvontaa sopimuskauden aikana, kuin myös toimittajasuhteiden kehittämisen toimenpiteet.
5. Sopimuksen päätös ja irtisanominen. Kumppanuuden elinkaari päättyy sopimuksen päätökseen tai mahdolliseen irtisanomiseen.

Kumppaniverkoston riskien hallintaan suunniteltu riskienhallintaratkaisu voi auttaa vähentämään näitä riskejä avaamalla näkyvyyden riskien tilanteeseen, nostamalla poikkeamat esiin, tukemalla yhteistyötä ja arvioimalla toimittajien riskit ja vaikuttavuuden vertailukelpoisesti niin, että ne voidaan huomioida päätöksenteossa.
Samalla kumppaniverkoston riskienhallinta auttaa täyttämään viranomaismääräykset, välttämään mainevaurioita ja todistamaan toimialakohtaisten vaatimusten noudattamisen.
Voi tutustua Graniten Third Party Risk Management -työkaluun täällä.

Tuloksia käytännön riskienhallinnasta

Kun haluat tietää miten riskienhallinta tuodaan osaksi liiketoiminnan strategiaa ja tulosohjausta käytännön tasolla osallistu Graniten veloituksettomaan riskienhallintawebinaarin. Varaa paikkasi täällä!

Kirjoittanut
Antti Pekkala
LinkedIn