Riskienhallinta monialaisessa palveluyhtiössä

Palmia Oy on alun perin vuonna 2003 Helsingin kaupungin liikelaitoksena perustettu yhtiö, joka aloitti osakeyhtiömuotoisen toimintansa vuonna 2015. Helsingin kaupungin omistama Palmia tuottaa siivous-, kiinteistö-, ja ravintola-, ja turvapalveluita yhteisöille, yrityksille ja julkisille toimijoille.

Helsingin lisäksi Palmia toimii Espoon, Riihimäen, Hämeenlinnan, Turun, Porin ja Lahden alueilla. Eri kohteita Palmialla on yli tuhat ja henkilöstömääräkin on kohonnut viime vuosina yli 1700 työntekijään. Palveluyhtiön liikevaihto on noin 90 miljoonan euron luokkaa.

Monialaisena yhtiönä Palmia on monella tavalla mukana ihmisten elämässä, niin työpaikoilla, vapaa-ajalla kuin katukuvassakin. Asiakas ja palvelu ovat Palmian toiminnan keskiössä. Tavoitteena on mahdollistaa asiakkaan keskittyminen omaan toimintaansa ja luoda hyvinvointia ja työllisyyttä tukevia menestysmahdollisuuksia.

Voimakkaasti eteenpäin katsovalla ja toimintaansa laajentavalle organisaatiolle onkin ehdottoman tärkeää, että nykyaikainen ja tuloksellinen riskienhallinta on irrottamattomasti mukana päätöksenteossa ja toiminnan kehittämisessä.

Monissa organisaatioissa riskienhallinta aloitetaan esimerkiksi perinteisillä taulukkolaskentamenetelmillä, mutta varsinkin Palmian kokoisessa yhtiössä tällaiset työkalut ovat riittämättömiä jo toiminnan laajuuden vuoksi. Tuloksellisen liiketoiminnan systemaattinen kehittäminen ei onnistu papereita pyörittelemällä ja epäyhdenmukaisia toimintamalleja noudattamalla.

Palmia otti Graniten riskienhallintapalvelun käyttöön jo ennen osakeyhtiötoiminnan aloittamista. Yhtiön riskienhallintatarpeet vaativat, että valittu järjestelmä palvelee Palmiaa koko organisaationa, kaikki toiminnot ja toiminta-alueet mukaan lukien. Moderni tietotekninen riskienhallintajärjestelmä mahdollistaa kaiken toiminnan tuomisen mukaan samaan järjestelmään.

Helppokäyttöisyys oli myös ehdoton avainkysymys riskienhallintapalveluita arvioitaessa. Käyttäjien näkökulmasta riskienhallinnan tekeminen on suoraan suhteessa palvelun mutkattomuuteen. Riskienhallinnan tuottamia tuloksia on mahdotonta hyödyntää, jos riskienhallintapalvelun käytettävyys ei edesauta sen laajaa ja vaivatonta käyttöönottoa.

Näihin tarpeisiin Graniten riskienhallintapalvelu osoittautui erinomaiseksi valinnaksi.

Alun perin Palmia hankki Graniten riskienhallintapalvelun tukemaan liikelaitoksen kehittämistä. Palvelun avulla avautui näkymä koko organisaation riskitilanteeseen, mikä mahdollisti resurssien kohdentamisen kaikkein tärkeimpiin kohteisiin. Vuonna 2015 toteutuneen organisaatiomuutoksen myötä Palmialla ilmeni tarpeita toiminnan kehittämiseen myös muilla liiketoiminnan osa-alueilla. Graniten palveluvalikoimasta löytyivät kokonaisvaltaisen riskienhallinnan lisäksi työn vaarojen ja riskien arviointiin ja turvallisuushavaintojen tekemiseen kehitetyt ratkaisut.

Systemaattinen riskienhallinta antaa Palmian liiketoiminnalle strategisen suunnan. Tilanteen arvioiminen asianmukaisella palvelulla avaa selvän näkymän siihen, mihin suuntaan yrityksen toiminta on menossa, mitä tulee ottaa huomioon toimintaa kehitettäessä ja miten ilmeneviin riskeihin varaudutaan. Palmian johto on ottanut Graniten käytön osaksi toimintaansa, mikä on tuonut ongelmatilanteiden hallintaan systemaattisuutta.

Työn riskien arvioiminen on auttanut ehkäisemään työtapaturmia. Palmian toiminta ulottuu useille eri alueille ja monissa kohteissa yhteistyötä tehdään myös laajan alihankintaverkoston kanssa. Graniten työn riskien arvioimispalvelu on auttanut luomaan ajantasaisen kuvan eri kohteiden riskitilanteesta.

Palmialla on työnantajavelvollisuus kyetä osoittamaan työkohteen turvallisuustilanne, mikä onnistuu hyödyntämällä Graniten palvelualustan turvallisuuteen liittyvien dokumenttien hallintaominaisuuksia. Jokaiseen työkohteeseen liittyvät työpaikkaselvitykset ja turvallisuuskierrosten dokumentaatiot ovat kätevästi yli 200 esimiehen käytettävissä. Lisäksi keskitetty turvallisuusdokumenttienhallinta helpottaa viranomaisten tekemien tarkastusten suorittamista.

Palmian organisaatiossa kaikilla työntekijöillä on oma osuutensa toiminnan kehittämisessä. Graniten palveluiden mukanaan tuomien mahdollisuuksien toteutumista on helpottanut Palmian käyttöön ottama harjoittelumoduuli, jonka avulla käyttäjien toiminnasta aiheutuvat virheet on onnistuttu minimoimaan. Kun palvelun käyttäjät voivat harjoitella Graniten käyttöä harjoitteluympäristössä, palvelun helppokäyttöisyydestä saadaan kaikki mahdollinen hyöty irti, erillisen koulutustarpeen pienentyessä olemattomiin.

Palmian organisaatio on rakennettu niin, että kukin esimies vastaa oman toimipisteensä riski- ja työturvallisuustoimista. Työn vaarojen ja riskien arviointien tekemistä valvoo työnsuojelusta vastaava henkilöstö. Palmialla työn vaarat ja riskit arvioidaan vähintään kerran vuodessa ja kolmen vuoden välein työn riskitilanne uusitaan kokonaisuudessaan. Graniten palveluiden avulla tilanteen kehittymistä ja toimenpiteiden tekemistä on helppoa seurata päivittäin.

Kaikki Palmian työntekijät ja toimihenkilöt on valjastettu voimavaraksi työn turvallisuuden kehittämisessä. Turvallisuushavaintojen ja poikkeamailmoitusten tekeminen onnistuu helposti ilman kirjautumista Graniteen. Jokaisesta ilmoituksesta menee tieto suoraan esimiehelle, jonka jokapäiväinen tehtävä on seurata tilannetta ja antaa toimintaohjeita tilanteen kehittämiseksi.

Graniten palveluiden ehdottomiin etuihin lukeutuu myös se, että järjestelmä mahdollisti oman riskien arviointiskaalan hyödyntämisen.

Kehitystyössä on aina omat haasteensa, mutta oikeat välineet auttavat niiden ylittämisessä. Graniten palvelut ovat hyviä ja helppokäyttöisiä, mikä on yksinkertaistanut toiminnan kehityksestä ja tavoitteiden saavuttamista merkittävästi.

Palmialla liiketoiminnan riskitilanteen kehitystä seurataan systemaattisesti. Palveluiden raportointityökalut mahdollistavat tuloksien esittämisen yhtiön johdolle. Selkeistä ja ymmärrettävistä raporteista tarkastelemalla on mahdollista nähdä riskien ja toimenpiteiden tilanne, niiden etenemistä ja tuloksia tietenkään unohtamatta.

Raporteista esiin nousevat suurimmat riskit on helppo nostaa käsiteltäväksi hallitustasolla. Näin Graniten palvelut auttavat antamaan liiketoiminnalle tuloksekkaamman suunnan. Riskienhallinnan tulokset syntyvät toimintamallien ja periaatteiden yhteneväisyydestä, mitä Graniten palvelutkin tukevat. Toiminnassa ilmenevien riskien yhteiset tekijät on helppoa tunnistaa ja paikallistaa, mikä mahdollistaa resurssien tehokkaan kohdentamisen, mutta myös toimenpiteiden mitoittamisen, määrittämisen ja toimeenpanon seuraamisen.

Nykyaikaista, digitaalista riskienhallinnan ratkaisua moniin liiketoiminnan osa-alueisiin on hyvin vaikeaa, ellei jopa mahdotonta luoda ajantasaista näkymää. Graniten palvelut ovat edistäneet merkittävästi myös Palmian työturvallisuuden kehitystä, sillä ympäristön arvioinnin lisäksi ne avaavat näkyvyyden myös henkilöstön kuormittumiseen.

Vastuulliseen liiketoimintaan, ympäristöön huomioimiseen ja kestävään kehitykseen sitoutuneen Palmian liiketoiminnassa Granite näyttelee tärkeää osaa.