Tampereen kaupunki — Riskienhallinnan strategista johtamista

245 000 asukkaan Tampere on Suomen kolmanneksi suurin kaupunki ja lähikuntineen Suomen toiseksi suurin kaupunkialue. Pohjoismaiden suurin sisämaa kaupunki, Tampere, on määrätietoisesti kehittyvä kaupunki, joka johtaa kasvuaan strategisesti.

Tampereen kaupungin kehityksen tavoitteet on määritelty tulevaisuuden muutostekijät huomioiden, yhdessä kaupungin henkilöstön, asukkaiden ja sidosryhmien kanssa. Systemaattinen riskienhallinta on työkalu Tampereen strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Strategian johtaminen vaatii yhdenmukaista, dynaamista riskienhallintaa.

Annina Nääppä, riskienhallintapäällikkö, Tampereen kaupunki

Kokonaisvaltainen riskienhallinta on johtamisen työväline, jolla edistetään strategisia tavoitteita käytännön tasolla.
Tampereen kaupungin riskienhallinnan ytimessä on kaupungin johdon tahtotila riskienhallinnan tuomisesta osaksi päätöksentekoa ja johtamista.
Perinteisesti kuntasektorilla riskienhallinnan periaatteet on ymmärretty erityisesti lainsäädännön ja ohjeistusten näkökulmasta, minkä vuoksi riskienhallinta on useissa tapauksissa jäänyt vähimmäisvaatimusten, kuten lakisääteisen raportoinnin tasolle.
Kunnallisten toimijoiden toimintaympäristö on kuitenkin suuressa muutoksessa, eivätkä vanhat mallit ja periaatteet riitä tukemaan strategisen johtamisen tarpeita. Siksi Tampereen kaupungin monialaorganisaation tavoitteet vaativat toteutuakseen juuri riskienhallinnan prosessin kehittämistä.

Granitella loimme näkyvyyden monialaorganisaation riskienhallintaan.

Annina Nääppä, Riskienhallintapäällikkö, Tampereen kaupunki

Useista hyvin erilaisista palvelualueista, toimintayksiköistä ja myös liikelaitoksista koostuvan kaupunkikonsernin kehittämiseen ei ole oikotietä tai hopealuotia, jolla haasteet saadaan hoidettua kerralla pois päiväjärjestyksestä.
Riskienhallinnan työ on jatkuvaa ja Tampereen kaupungilla riskienhallinta tarkastelee monialaista toimintaa useissa eri alaorganisaatioissa, joiden toiminta on kriittistä kaupunkilaisten hyvinvoinnille.
Tampereen kaupungin riskienhallinta pyrkii tuomaan kaupunkistrategian käytäntöön, mutta varsinkaan taajaan muuttuvassa toimintaympäristössä asiat eivät tapahdu itsestään.

Kun Tampereen kaupunki ryhtyi työstämään riskienhallintaprosessiaan, ensisijaisiksi haasteiksi riskienhallinnan kehittymiselle tunnistettiin näkyvyyden puute. Monialaisesti toimivassa organisaatiossa perinteisesti riittävän hyviksi mielletyt riskienhallinnan työkalut ja mallit eivät vastanneet tarpeeseen tai tarkoitukseen. Toiseksi merkittäväksi kynnyskysymykseksi tunnistettiin riskitilanteen kommunikoimiseen liittyvät haasteet.

Riskien tunnistamisesta ja korjaavista toimenpiteistä saatava tieto on tärkeää onnistuvan johtamisen kannalta. Riskienhallinta on kehittämisen väline, ja ideaalitilanteessa riskienhallinta on osana esimerkiksi organisaation talousarvion ja toiminnan suunnittelua, käytiinpä riskitilannetta läpi sitten yksikkötasolla, palvelualuetasolla tai koko kaupungin laajuisesti. Tampereen kasvaviin riskienhallintatarpeisiin perinteisimmät riskienhallintatyökalut olivat liian kankeita ja vaikeasti ylläpidettäviä laajassa organisaatiossa. Ne eivät pystyneet tukemaan kehittyvää riskienhallintaa, vaikka prosessia ohjattaisiinkin asiantuntevasti ja ammattitaidolla.

Oikeat työkalut mahdollistavat riskienhallinnan strategisen johtamisen.

Annina Nääppä, Riskienhallintapäällikkö, Tampereen kaupunki

Organisaation riskienhallinnan kypsyystasoa on kehitettävä suhteessa riskienhallinnan tavoitteisiin. Nykyaikaisen johtamisen periaatteisiin nähden perinteikkäät riskienhallinnan menetelmät palvelevat määrätietoista päätöksentekoa.
Kun Tampereen kaupungilla tehtiin riskienhallintatyötä, oli riskiprofiileilla ikävä taipumus jäädä staattisiksi. Kun sitä vaadittiin säädöksien tai raportoinnin osalta, riskejä kyllä kartoitettiin ja tunnistettiin raportointia varten, mutta korkeankaan riskitason riskeille ei välttämättä aina osoitettu riittäviä hallintatoimenpiteitä tai niiden toteuttamiselle selkeitä määräaikoja. Riskienhallinnan prosessi jäi vaillinaiseksi, eivätkä vanhanaikaiset excel-pohjaiset työkalutkaan oikein tukeneet riskien systemaattista johtamista.

Granitella riskienhallinta saa systemaattiset raamit. Läpinäkyvyys, ohjattu prosessi, toimenpiteiden selkeä vastuuttaminen ja parempi tiedonkulku mahdollistavat riskien johtamisen ja dynaamisen toimintavan kehittämisen.

Annina Nääppä, Riskienhallintapäällikkö, Tampereen kaupunki

Riskienhallinta ei tarkoita vain riskienhallintaan käytettyjä työkaluja tai järjestelmiä. Tampereen kaupungin toiminnassa tämä tarkoitti toimintatavan kokonaisvaltaista muutosta.

Tampereen kaupungin riskienhallinnan tavoite oli luoda prosessi, jossa riskienhallinta on kehittämisen väline, jonka avulla voidaan tunnistaa ja priorisoida strategisiin tavoitteisiin liittyviä, johtamisen ja kehittämisen toimenpiteitä ja seurata niitä systemaattisesti.

Riskitieto haluttiin kehityksen kehittämisen ja päätöksenteon käyttöön aiempaa eheämpänä, yhdenmukaisena ja ajantasaisena.
Kun riskienhallinnan prosessi saadaan yhdenmukaisesti hallintaan ja tarkasteltavaksi, voidaan riskienhallintaa kehittää konkreettisiksi toimenpiteiksi, sen sijaan, että se on kerran vuoteen tehtävä excel-harjoitus, jonka voi loppuvuodeksi unohtaa.

Riskienhallinnan toimintamallin muutos vaatii organisaatiolta oikeanlaista tahtotilaa, resursseja, mutta myös koulutusta ja seurantaa. Valittujen työkalujen tulee tukea prosessia ja mukautua toiminnan tavoitteisiin. Tampereen kaupunki tahtoi jalkauttaa riskienhallintansa koko organisaatioon ja valitsi järjestelmäkseen Graniten räätälöidyt riskityökalut.

Tampereen kaupunki – konkreettista riskienhallintaa Granitella

Tarkoituksenmukaisilla työkaluilla riskienhallintaa on mahdollista tehdä proaktiivisesti, osana liiketoiminnan suunnittelutyötä reagoinnin sijaan. Tampereen kaupungin riskienhallinnan kehitys ei ole ollut yksioikoinen operaatio vaan se on vaatinut määrittelytyötä ja vastuuttamista.

Riskienhallintajärjestelmän helppokäyttöisyys on tärkeää riskienhallinnan jalkauttamisen kannalta, mutta yksikään riskityökalu ei tee riskienhallintaa organisaation puolesta.

Graniten visuaaliset raportointiominaisuudet nostavat kuitenkin riskienhallinnan pullonkaulat näkyviin ja mahdollistavat riskitiedon kehittymisen ja riskienhallintaosaamisen kehittymisen. Graniten avulla riskiprofiilit on saatu ajan tasalle ja kuvaamaan tilannetta sellaisena kuin se on. Tämä mahdollistaa tietoon perustuvan päätöksenteon ja tuo tehokkuutta kaupungin strategian toteuttamiseen. Läpi organisaation jalkautettu riskienhallinta mahdollistaa strategian toteutumisen ja tukee resilientin kaupunkiorganisaation kehitystä.